Historia edycji

Zarządzenie Nr 21/2023
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 23 marca 2023 roku

w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie 

Działając na podstawie § 17 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, przyjętego Uchwałą Nr 494 Senatu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 21 maja 2019 roku w sprawie Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (ze zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Niniejsze zarządzenie określa szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz stosowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, stanowiące załącznik nr 1 do Zarządzenia. 
2. Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia oznaczają:

1) akta sprawy – dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania 
i rozstrzygania;

2) dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD 
i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo;

3) ePismo – pismo sporządzone w formacie danych .xml, generowane w systemie EZD;

4) ePUAP – elektroniczną platformę usług administracji publicznej w rozumieniu ustawy o informatyzacji;

5) ESP – elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu ustawy o informatyzacji;

6) Instrukcja kancelaryjna – instrukcję kancelaryjną Uniwersytetu;

7) JRWA – jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej;

8) kierownik jednostki organizacyjnej – kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu;

9) kod techniczny – numer identyfikacyjny generowany w systemie EZD, przyporządkowywany dokumentowi w postaci papierowej zarejestrowanemu w składzie chronologicznym, umożliwiający jego identyfikację oraz zarządzanie tym dokumentem;

10) komplet dokumentów – pismo przewodnie wraz z załącznikami;

11)  jednostka merytoryczna – jednostkę organizacyjną Uniwersytetu właściwą do załatwiania określonego rodzaju spraw, zakładającą sprawę oraz odpowiedzialną za jej prowadzenie i załatwienie;

12) jednostka organizacyjna Uniwersytetu – jednostkę organizacyjną utworzoną na podstawie przepisów obowiązujących w Uniwersytecie;

13) koordynator – koordynatora do spraw obsługi systemu EZD w pionie administracji centralnej, na wydziale lub w ogólnouczelnianej jednostce organizacyjnej;

14) koszulka – widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i prowadzenie sprawy;

15) kwalifikowany podpis elektroniczny – dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny;

16) metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

17) naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

18) odwzorowanie cyfrowe (skan) – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

19) podpis elektroniczny – bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu;

20) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności: rejestrującą sprawę, przygotowującą projekty pism w sprawie, dbającą o terminowość załatwienia sprawy i kompletującą akta sprawy;

21) przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez Uniwersytet, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP;

22) poczta elektroniczna – usługę służącą do przesyłania wiadomości tekstowych oraz plików binarnych drogą elektroniczną;

23) RPW – rejestr przesyłek wpływających;

24) skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD;

25) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

26) system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

27) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

28) teczka i podteczka: teczka – w EZD grupa dokumentów tworząca akta sprawy, oznaczona jednym symbolem klasyfikacyjnym z JRWA; podteczka – w EZD grupa dokumentów wydzielona z akt sprawy w osobny zbiór, oznaczona jednym symbolem klasyfikacyjnym z JRWA;

29) ustawa o informatyzacji – ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 57);

30) UPD – Urzędowe Poświadczenie Doręczenia, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 46 § 4 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 poz. 2000), udostępniane w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego;

31) UPP – Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia; urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy o informatyzacji, automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy dokumentu elektronicznego, w przypadku odebrania tego dokumentu przez ESP podmiotu publicznego; 

32) Uniwersytet – Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie.

§ 2

System tradycyjny jest systemem podstawowym wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji. System EZD jest systemem wspomagającym. 

§ 3

Pracownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w bieżącej pracy są zobowiązani wykorzystywać system EZD w sprawach prowadzonych wyłącznie w systemie EZD, określonych w załączniku nr 2 do niniejszego Zarządzenia oraz wspomagająco w zakresie, w którym system został wdrożony w jednostce.

§ 4

1. W systemie EZD obligatoryjnie dla wszystkich przesyłek prowadzi się:
   1) rejestr przesyłek wpływających,
   2) rejestr przesyłek wychodzących,
   3) spisy spraw.
2. Wykaz korespondencji wewnętrznej prowadzonej i dystrybuowanej wyłącznie za pośrednictwem systemu EZD stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
3. Dekretacja pism odbywa się w systemie EZD za wyjątkiem pism określonych w załączniku nr 4 do niniejszego Zarządzenia.
4. Dopuszcza się akceptowanie i podpisywanie pism elektronicznych w sprawach prowadzonych tradycyjnie w systemie EZD z zastrzeżeniem obowiązku oddrukowania przedmiotowej dokumentacji i uzupełnienia akceptacji i podpisów w formie tradycyjnej.

§ 5

Przesyłki dostarczane do Uniwersytetu podlegają obowiązkowej rejestracji w systemie EZD, poprzez nadanie unikatowego identyfikatora z RPW oraz uzupełnienie podstawowych metadanych opisujących przesyłkę.

§ 6

Nie otwiera się wpływających do Uniwersytetu przesyłek:
1) oznaczonych klauzulą informacyjną, że stanowią ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
2) oznaczonych klauzulą „zastrzeżone" lub „poufne" lub „tajne" lub „ściśle tajne",
3) adresowanych do związków zawodowych działających w Uniwersytecie,
4) oznaczonych „do rąk własnych" lub „korespondencja prywatna",
5) od ABW, CBA, CBŚP,
6) wartościowych, które są przekazywane za pokwitowaniem,
7) kierowanych do rzeczników i komisji dyscyplinarnych.

§ 7

1. Dokumentacja wpływająca na nośniku papierowym podlega pełnemu odwzorowaniu cyfrowemu z wyłączeniem korespondencji określonej w załączniku nr 5 do niniejszego Zarządzenia.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, odwzorowaniu cyfrowemu podlega pismo przewodnie, koperta lub pierwsza strona dokumentacji wpływającej.

§ 8

Ustala się, że maksymalna wielkość przesyłki w postaci elektronicznej, włączanej bezpośrednio do systemu EZD nie powinna przekraczać 20 MB.

§ 9

W celu utrzymania i prawidłowego wykorzystania systemu EZD w Uniwersytecie powołuje się:
1) głównego koordynatora systemu EZD,
2) koordynatora czynności kancelaryjnych,
3) koordynatorów systemu EZD,
4) głównego administratora systemu EZD,
5) administratorów systemu EZD.

§ 10

1. Do zadań głównego koordynatora należy w szczególności:

1) koordynowanie zadań realizowanych na Uniwersytecie poprzez system EZD;

2) udzielanie instruktażu koordynatorom i pracownikom w zakresie obsługi systemu EZD oraz procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją obowiązujących w jednostce;

3) organizowanie testów nowych funkcjonalności systemu EZD oraz czynny udział w wykonywaniu procedury;

4) nadzorowanie pracy koordynatorów i administratorów systemu;

5) bieżący nadzór nad obiegiem spraw w systemie EZD w Uniwersytecie przy użyciu narzędzi i usług dostarczanych w ramach systemu;

6) informowanie Kanclerza o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw.

2. Główny koordynator posiada uprawnienia administratora systemu EZD.

§ 11

1. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności:

1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie właściwego doboru klas z wykazu akt, właściwego zakładania spraw oraz właściwego kompletowania akt spraw w Uniwersytecie;

2) udzielanie instruktażu pracownikom Uniwersytetu w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw;

3) informowania Kanclerza o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych  z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw;

4) prowadzenie systematycznych kontroli w zakresie właściwego gromadzenia akt spraw oraz poprawnego wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników Uniwersytetu w systemie tradycyjnym oraz w systemie EZD;

5) czynny udział w wykonywaniu procedury.

§ 12

1. Koordynatorów, o których mowa w § 9 pkt 3, wyznaczają odpowiednio:

1) w pionach administracji centralnej – Rektor, właściwi Prorektorzy lub Kanclerz,

2) na wydziałach – dziekani,

3) w Szkole Zdrowia Publicznego i Filii – Dyrektorzy,

4) w jednostkach ogólnouniwersyteckich – kierownicy tych jednostek.

2. Do zadań koordynatora należy w szczególności:

1) udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez koordynatora głównego;

2) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie obsługi systemu EZD oraz procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją obowiązujących w jednostce;

3) udział w testowaniu nowych funkcjonalności systemu EZD oraz czynny udział w wykonywaniu procedury;

4) informowanie koordynatora głównego lub koordynatora czynności kancelaryjnych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu spraw załatwianych w jednostce organizacyjnej, w której pełni on funkcję koordynatora;

5) współpraca z koordynatorem głównym oraz koordynatorem czynności kancelaryjnych w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD;

6) bieżący nadzór nad obiegiem spraw w systemie EZD w zakresie podległej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu przy użyciu narzędzi i usług dostarczanych w ramach systemu.

§ 13

Do zadań głównego administratora systemu EZD należy w szczególności:

1) zapewnienie ciągłości działania systemu (kopie zapasowe, zgłaszanie awarii),

2) testowanie nowych wersji i modułów systemu EZD przed ich wdrożeniem na serwer produkcyjny,

3) wdrażanie nowych modułów i wersji,

4) współpraca z głównym koordynatorem systemu EZD.

§ 14

1. Administratorów, o których mowa w § 9 pkt 5, powołuje Kanclerz.

2. Do zadań administratora systemu EZD należy w szczególności:

1) opracowanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji,

2) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w zakresie potrzebnym do prawidłowej obsługi systemu EZD,

3) organizowanie cyklicznych szkoleń dla pracowników z systemu EZD,

4) zakładanie i modyfikacja kont w systemie EZD,

5) nadawanie i weryfikacja uprawnień użytkowników,

6) współpraca z pracownikami Uniwersytetu w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych dotyczących systemu EZD,

7) testowanie nowych wersji oraz funkcjonalności systemu EZD.

§ 15

1. Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp i przetwarzają dane osobowe zgodnie z indywidualnym zakresem obowiązków oraz w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych.

§ 16

W celu przyjmowania, rozdzielania i wysyłania korespondencji tworzy się punkty kancelaryjne:

1) w Kancelarii  Ogólnej,

2) na Wydziale Bioinżynierii Zwierząt,

3) na Wydziale Biologii i Biotechnologii,

4) na Wydziale Geoinżynierii,

5) na Wydziale Humanistycznym,

6) na Wydziale Lekarskim,

7) na Wydziale Matematyki i Informatyki,

8) na Wydziale Medycyny Weterynaryjnej,

9) na Wydziale Nauk Ekonomicznych,

10) na Wydziale Nauk Społecznych,

11) na Wydziale Nauk Technicznych,

12) na Wydziale Nauki o Żywności,

13) na Wydziale Prawa i Administracji,

14) na Wydziale Rolnictwa i Leśnictwa,

15) na Wydziale Sztuki,

16) na Wydziale Teologii,

17) w Szkole Zdrowia Publicznego,

18) w Filii w Ełku,

19) w Bibliotece Głównej.

§ 17

1. W przypadku zarejestrowania dokumentacji wpływającej do Uniwersytetu w innym systemie teleinformatycznym, rejestrację spraw w systemie EZD można prowadzić w sposób wspomagający.

2. Każda korespondencja wychodząca na zewnątrz Uniwersytetu obowiązkowo podlega rejestracji w systemie EZD.

§ 18

1. W przypadku awarii systemu EZD Kanclerz może podjąć decyzję w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym, zgodnie z zasadami i trybem określonym w Instrukcji kancelaryjnej.

2. Decyzja o której mowa w ust. 1, dotyczyć może tylko akt spraw, których niezrealizowanie w dniu wystąpienia awarii może narazić Uniwersytet na niezachowanie terminów określonych odrębnymi przepisami.

3. Po ustaniu awarii, elementy akt spraw elektronicznych wytworzone w trybie, o którym mowa w ust. 1, należy niezwłocznie uzupełnić zgodnie z zasadami i trybem określonymi w Instrukcji kancelaryjnej.

4. Zasady i tryb postępowania w przypadku awarii systemu EZD określa załącznik nr 6 do niniejszego Zarządzenia.

§ 19

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Rektor

dr hab. Jerzy A. Przyborowski, prof. UWM