Zarządzenie Nr 58/2014
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 22 sierpnia 2014 r.
w sprawie świadczeń finansowych na rzecz cudzoziemców przebywających w Uniwersytecie Warmińsko – Mazurskim w Olsztynie w ramach współpracy międzynarodowej
Działając na podstawie § 17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządza się co następuje:
§ 1
1. Niniejszym zarządzeniem wprowadzam zasady i procedury obowiązujące podczas pobytu w UWM gości zagranicznych:
1) w ramach programów międzynarodowych;
2) w ramach umów zawartych przez UWM z podmiotami zagranicznymi;
3) przybywających do Uczelni na podstawie zaproszenia jednostki organizacyjnej (bez umowy o współpracy).
2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) kierownik jednostki organizacyjnej - dziekana, kierownika katedry, kierownika jednostki międzywydziałowej oraz Kanclerza,
2) Rektor – Rektora Uniwersytetu oraz właściwych co do kompetencji prorektorów,
3) Kwestor - Kwestora Uniwersytetu oraz jego zastępców,
4) wniosek składany do Rektora - również dodatkowe pismo zawierające prośbę o odstąpienie od obowiązujących zgodnie z tym zarządzeniem zasad, zawierające odpowiednie uzasadnienie,
5) Uniwersytet/Uczelnia – Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie.
§ 2
Świadczenia na rzecz gości zagranicznych
1. Jednostki organizacyjne Uniwersytetu mogą zapraszać gości zagranicznych. Wniosek o zaproszenie gości stanowi załącznik do Zarządzenia nr 55/2011 z dnia 15 września 2011 r.
2. Formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych dopełniają we własnym zakresie jednostki organizacyjne Uczelni (opiekun gościa), natomiast formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych Rektora dopełnia Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej.
3. Finansowanie pobytu gości zagranicznych przybywających w ramach programów międzynarodowych, umów o współpracy lub na zaproszenie jednostki organizacyjnej Uczelni (bez umowy o współpracy) odbywa się na następujących zasadach:
1) w przypadku gdy programy i międzynarodowe umowy przewidują zakres lub wysokość świadczeń dla gości, ich wypłata następuje zgodnie z zasadami określonymi przez Kwestora;
2) w pozostałych przypadkach świadczenia mogą obejmować:
a) diety – uzależnione od uznania i możliwości finansowych jednostki przyjmującej, oraz czasu pobytu, kóre powinny mieścić się w przedziale 50 PLN – 80 PLN za każdy dzień pobytu tj.:
- do 80 PLN dziennie – jeśli pobyt nie przekracza 14 dni;
- do 60 PLN dziennie – jeśli pobyt trwa od 15 do 30 dni
albo kieszonkowe (do 25% diety);
b) noclegi - w obiektach, z którymi Uniwersytet zawarł umowę na świadczenie usługi hotelowej. Do rozliczenia kosztów wymagana jest faktura VAT wystawiona na Uniwersytet (z wyszczególnieniem kogo dotyczy oraz okresu pobytu gościa);
c) koszty przejazdu na terenie Polski, jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa (np. udział w badaniach terenowych, konferencjach poza siedzibą Uczelni). Do rozliczenia kosztów wymagany jest bilet lub faktura VAT wystawiona na Uniwersytet;
d) wynagrodzenie za wykład/referat (realizowane na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło + kopia paszportu gościa) - może być finansowane ze środków jednostki organizacyjnej Uczelni tylko w przypadku, gdy wizyta jest ściśle związana z profilem tej jednostki oraz z tematem, na jaki środki te zostały przyznane;
e) dieta osoby towarzyszącej - opiekuna gościa, wyłącznie poza Olsztynem (np. gdy osoba ta wyjeżdża po gościa na lotnisko lub udaje się z nim do innych ośrodków w celach naukowych). Dieta dla osoby towarzyszącej wynosi 50% diety gościa (do rozliczenia na druku delegacji służbowej);
f) koszty podróży - zasadą jest, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają na koszt własny lub instytucji wysyłającej. Jednak w wyjątkowych sytuacjach uzasadnionych charakterem i rangą wizyty, Rektor może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów podróży gościa przez jednostkę zapraszającą. Do rozliczenia wymagana jest faktura VAT wystawiona na Uniwersytet lub kopia biletu potwierdzona za zgodność z oryginałem przez opiekuna gościa, a w przypadku ewentualnych trudności związanych z udokumentowaniem biletu, można wyprzedzająco dokonać jego zakupu lub poprosić gościa o pilne odesłanie biletu, a należność za bilet przekazać na wskazany rachunek bankowy gościa obciążając go jednocześnie kosztami bankowymi).
§ 3
Dla studentów/doktorantów przyjeżdżających na krótkie pobyty do 30 dni (praktyki, staże, wymianę) wysokość diet lub kieszonkowego, ewentualnie wysokość dopłaty do zakwaterowania ustala indywidualnie i każdorazowo kierownik jednostki organizacyjnej (w zależności od możliwości finansowych jednostki przyjmującej), a zatwierdza Rektor.
§ 4
Kwoty na wydatki wymienione w § 2 pkt. 3 wypłacane są w złotówkach w kasie Uczelni. Pobiera je opiekun gościa w formie zaliczki, której rozliczenie jest możliwe na podstawie pokwitowania kwoty przewidzianej na ten cel, podpisanego przez gościa (załącznik). Pozostałe koszty rozliczane są na podstawie faktur i biletów.
§ 5
Opiekun zobowiązany jest do rozliczenia kosztów związanych z przyjazdem gościa w ciągu 7 dni po zakończeniu wizyty. W przeciwnym razie kwota ta zostanie potrącona przez Uczelnię z wynagrodzenia i innych należności opiekuna gościa.
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
REKTOR
Prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI
