Zarządzenie Nr 52/2023
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 18 maja 2023 roku
w sprawie zasad zapraszania, pobytu oraz świadczeń finansowych dla cudzoziemców przebywających w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie
Na podstawie § 17 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 494 Senatu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 21 maja 2019 roku w sprawie Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (ze zm.), zarządza się, co następuje:
§ 1
Wprowadza się zasady postępowania w zakresie zapraszania i pobytu cudzoziemców w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwane dalej zasadami, które dotyczą przebywających na terenie Uniwersytetu cudzoziemców, z wyjątkiem studentów, których zasady pobytu regulują odrębne przepisy lub umowy.
§ 2
- Kierownik jednostki organizacyjnej, w której będzie przebywał cudzoziemiec, zobowiązany jest do uzyskania zgody Rektora.
- Zaakceptowany przez właściwego dziekana/dyrektora Szkoły Zdrowia Publicznego/dyrektora filii, a w przypadku jednostek organizacyjnych innych niż wydziały/Szkoła Zdrowia Publicznego/filia – właściwego prorektora lub kanclerza, wniosek o zgodę Rektora na zaproszenie cudzoziemca w Uniwersytecie składa się
w terminie nie krótszym niż 7 dni przed przyjazdem cudzoziemca na druku stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia.
- W przypadku, gdy z pobytem cudzoziemca wiąże się konieczność uzyskania zaliczki, właściwy wniosek musi być złożony równocześnie z wnioskiem, o którym mowa w ust. 2.
- Wnioski i zgody na pobyt, po podpisaniu przez Rektora, rejestrowane są w rejestrze prowadzonym przez Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej.
- Niezachowanie terminu, o którym mowa w ust. 2, lub zaproszenie cudzoziemca bez zgody Rektora, stanowi podstawę do odmowy pokrycia przez Uniwersytet kosztów pobytu cudzoziemca.
Świadczenia finansowe na rzecz cudzoziemców
§ 3
- Jednostki organizacyjne Uniwersytetu mogą, za zgodą Rektora, pokrywać koszty przyjmowania gości zagranicznych.
- Formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych dopełniają we własnym zakresie jednostki organizacyjne Uczelni, równocześnie wyznaczając spośród swoich pracowników opiekuna gościa, natomiast formalności związane z przyjęciem gości zagranicznych Rektora dopełnia Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej w porozumieniu z Biurem Rektora.
- Finansowanie pobytu gości zagranicznych, przybywających w ramach programów międzynarodowych, umów o współpracy lub na zaproszenie jednostki organizacyjnej Uczelni, odbywa się na następujących zasadach:
1) w przypadku gdy programy i międzynarodowe umowy przewidują zakres lub wysokość świadczeń dla gości,
ich wypłata następuje zgodnie z określonymi w nich zasadami,
2) w pozostałych przypadkach, z zastrzeżeniem pkt. 3, świadczenia mogą obejmować:
a) diety – uzależnione od możliwości finansowych jednostki przyjmującej, które powinny mieścić się w przedziale
100 PLN – 250 PLN za każdy dzień pobytu,
b) koszty noclegów – w obiektach Uniwersytetu bądź w obiektach, z którymi Uniwersytet zawarł umowę na
świadczenie usług hotelowych,
c) koszty podróży – w szczególnie uzasadnionych przypadkach Rektor może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów
podróży gościa przez jednostkę zapraszającą,
d) koszty przejazdów na terenie Polski – jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa
(np. udział w badaniach terenowych, konferencjach poza siedzibą Uniwersytetu). Do rozliczenia kosztów przejazdów
wymagane są bilety lub faktura VAT wystawiona na Uniwersytet.
3) świadczenia wymienione w pkt 2 przysługują wyłącznie gościom zagranicznym, którzy nie świadczą odpłatnie pracy
na rzecz Uniwersytetu.
§ 4
Dla studentów lub doktorantów przyjeżdżających na krótkie pobyty do 30 dni (praktyki, staże, wymiana akademicka) wysokość diet, ewentualnie wysokość dopłaty do zakwaterowania, ustala indywidualnie i każdorazowo kierownik jednostki organizacyjnej biorąc pod uwagę realne koszty pobytu oraz możliwości finansowe jednostki przyjmującej, a zatwierdza Rektor.
§ 5
Kwoty na wydatki wymienione w § 3 ust. 3 oraz w § 4 wypłacane są w polskich złotych w kasie Uczelni. Pobiera je opiekun gościa w formie zaliczki, której rozliczenie jest możliwe na podstawie pokwitowania podpisanego przez gościa. Pozostałe koszty rozliczane są na podstawie faktur i biletów. Wzór pokwitowania stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
§ 6
Opiekun gościa zobowiązany jest do rozliczenia kosztów związanych z przyjazdem gościa w ciągu 14 dni po zakończeniu wizyty. W przeciwnym razie kwota ta zostanie potrącona przez Uczelnię z wynagrodzenia opiekuna gościa.
§ 7
- Traci moc Zarządzenie Nr 55/2011 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 15 września 2011 roku w sprawie ustalenia zasad postępowania w zakresie zapraszania i pobytu cudzoziemców w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.
- Traci moc Zarządzenie Nr 58/2014 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 22 sierpnia 2014 roku w sprawie świadczeń finansowych na rzecz cudzoziemców przebywających w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie w ramach współpracy międzynarodowej.
§ 8
Za realizację zarządzenia odpowiada Prorektor właściwy ds. umiędzynarodowienia uczelni.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
dr hab. Jerzy A. Przyborowski, prof. UWM
