ZR/109/2013

Zarządzenie Nr 109/2013

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie 

 z dnia 29 listopada  2013 roku

w sprawie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie  Warmińsko -Mazurskim w Olsztynie         

Działając na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządzam co następuje:

                                                                       § 1

W celu zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z przepisów art. 69 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 157, poz. 1249 z późn. zm.) w związku z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84, z 30 grudnia 2009 r.), Komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 2, poz. 11), Komunikatem  Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i  zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56) w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwanym dalej Uniwersytetem, wprowadzam system  kontroli zarządczej.

                                                                       § 2

Przedmiot kontroli zarządczej

1.       Kontrola zarządcza w Uniwersytecie stanowi ogół działań podejmowanych przez Rektora, Prorektorów, Dziekanów wydziałów, Kanclerza, Kwestora,  Kierowników jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych,   dla  zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z  prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2.       Cele i zadania realizowane są w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa,  Uchwałami Senatu, Zarządzeniami i Decyzjami Rektora.

3.       Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza informacji do podejmowania decyzji, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania, nieprawidłowości 
i uchybienia.  

4.       Kontrola zarządcza dotyczy wszystkich obszarów działalności Uniwersytetu, w szczególności: dydaktyki, badań naukowych, rozwoju kadr,  gospodarowania finansami i  majątkiem, udzielania zamówień publicznych,  realizacji projektów finansowanych ze   środków zewnętrznych, relacji z otoczeniem.

5.       Przyjmuje się do stosowania „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów  publicznych” określone przez Ministra Finansów  w Komunikacje Nr 23 z 16 grudnia  2009r, Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15 oraz wytyczne w zakresie planowania 
i  zarządzania ryzykiem zawarte w  Komunikacie  Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie  planowania i  zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56).

§ 3

Cele kontroli zarządczej

Celem kontroli zarządczej w Uniwersytecie jest zapewnienie:

1)     zgodności podejmowanych działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2)     skuteczności efektywności działań,

3)     oszczędnego i efektywnego wykorzystania zasobów majątkowych, rzeczowych i osobowych,

4)     wiarygodności i terminowości  sprawozdań,

5)     przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6)     skutecznego przepływu informacji oraz efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,

7)     zarządzania ryzykiem, które pozwoli na osiągnięcie celów w poszczególnych obszarach działalności Uniwersytetu.

§ 4

Prawa i  obowiązki  wynikające ze sprawowania kontroli zarządczej

1.       Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do zadań Rektora.

2.       Prorektorzy, Dziekani, Kanclerz, Kwestor, Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Kierownicy projektów ponoszą odpowiedzialność za funkcjonowanie sprawnego systemu kontroli zarządczej w zakresie  posiadanych kompetencji oraz realizowanych zadań, w szczególności za:

1)  realizację celów strategicznych Uniwersytetu,

2)  realizację celów operacyjnych,

3)  dokonywanie samooceny i doskonalenie systemu kontroli zarządczej,

4)  organizację systemu komunikacji wewnętrznej w podległej jednostce oraz 
z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu,

5)  nadzór nad majątkiem i zasobami finansowymi, zgodnie z zakresem otrzymanych pełnomocnictw i upoważnień,

6)  stosowanie procedur zamówień publicznych.  

3.       Na podstawie odrębnych przepisów kontrolę zarządczą sprawuje Kwestor.  

§ 5

Dokumentacja kontroli zarządczej

Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią:  Regulaminy, Uchwały Senatu, Zarządzenia i Decyzje Rektora, Decyzje Kanclerza, Instrukcje i inne dokumenty.

§ 6

Instrumenty Kontroli Zarządczej

1.       Instrumenty kontroli zarządczej stanowią:

1)  plany działalności, zawierają w szczególności określenie celów w ramach poszczególnych zadań   wraz ze wskazaniem podzadań służących osiągnięciu celów oraz mierniki określające stopień realizacji celu i ich planowane wartości,

2)  sprawozdania z wykonania planu działalności,

3)  oświadczenia o stanie kontroli za poprzedni rok.

2.       Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor, Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, zobowiązani są do sporządzenia planu działalności  na rok, którego dotyczy według załącznika Nr 3   do niniejszego zarządzenia oraz sprawozdania z wykonania  planu za rok miniony według  załącznika Nr 4 w  terminie do końca  stycznia i przekazania tych  dokumentów  Rektorowi.                                               

§ 7

Samoocena kontroli zarządczej

1.       Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor, Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, zobowiązani są do przeprowadzenia  samooceny kontroli zarządczej do dnia 10 listopada roku, którego samoocena dotyczy zgodnie z załącznikiem Nr 1 do niniejszego zarządzenia.                                                                                                                                                                                                   

2.       Celem samooceny kontroli zarządczej jest dokonanie analizy dotychczasowych działań w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz systematyczna poprawa jakości funkcjonowania Uczelni poprzez gromadzenie i analizę informacji dotyczących poszczególnych obszarów działalności UWM. Jest to narzędzie stosowane w ramach monitoringu kontroli zarządczej.   

3.       Wyniki samooceny są źródłem wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarządczej i stanowią podstawę do podpisania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.   

4.       Samoocena powinna przyczynić się także do poprawy komunikacji pomiędzy  jednostkami  oraz do  wzmocnienia odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej.                                                                                                                 

§ 8

Zarządzanie ryzykiem

1.       Zarządzanie ryzykiem stanowi system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do poziomu akceptowalnego z uwzględnieniem kosztów działania oraz racjonalnego zabezpieczenia Uniwersytetu przed jego negatywnymi skutkami.

2.       Celem zarządzania ryzykiem jest ograniczenie ryzyka, zabezpieczenie Uniwersytetu i poszczególnych jednostek organizacyjnych przed jego negatywnymi skutkami oraz działania zwiększające prawdopodobieństwo osiągnięcia przyjętych zadań.

3.       Zarządzanie ryzykiem dokonywane jest na poziomie:

1)      strategicznym,

2)      operacyjnym,

3)      projektu.

4.       Podstawę zarządzania ryzykiem stanowi roczna identyfikacja i analiza ryzyka.

5.       Zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym i projektu dotyczy bieżącej identyfikacji, oceny ryzyka i podejmowania działań zaradczych.

6.       Analiza ryzyka na każdym z poziomów zawiera następujące etapy:

1)      identyfikację ryzyka, które może oddziaływać na realizację celów Uniwersytetu,

2)      ocenę istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą,

3)      analizę i hierarchizację ryzyka wg oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

4)      zdefiniowanie działań wymaganych do postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym,

5)      wskazanie osób z kierownictwa, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz  wyznaczenie terminu podjęcia działań,

6)      monitorowanie i raportowanie podjętych działań.

7.       Senat Uniwersytetu ustala strategię rozwoju, która podlega uszczegółowieniu w rocznych planach działalności.

8.       Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym ponosi Rektor poprzez:

1)      kształtowanie i wdrażanie polityki zarządzania ryzykiem oraz nadzór nad nią,

2)      identyfikację czynników ryzyka i ocenę ryzyka na poziomie strategicznym,

3)      określenie poziomu akceptowalnego ryzyka,

4)      ogłaszanie i wdrażanie procedur zarządzania ryzykiem, w tym monitorowanie skuteczności mechanizmów kontroli,

5)      wyznaczanie właścicieli ryzyka, w fazie strategicznego zarządzenia ryzykiem.

9.        W procesie identyfikacji i oceny ryzyka na poziomie strategicznym uczestniczą Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor, którzy po dokonaniu identyfikacji i analizy ryzyka, zgodnie z załącznikiem nr 2, zobowiązani są do przekazania tego dokumentu Przewodniczącemu Zespołu ds. Kontroli Zarządczej w terminie do końca stycznia roku, którego dotyczy.

10.    Na poziomie operacyjnym za zarządzanie ryzykiem odpowiadają Dziekani wydziałów,  Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Kierownicy komórek administracyjnych  poprzez:

1)      identyfikację i udokumentowanie czynników ryzyka istotnych dla osiągnięcia celów  operacyjnych,

2)      ocenę istotności czynników ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa oraz potencjalnych skutków ryzyka wywołanego tymi czynnikami,

3)      monitoring poziomu ryzyka operacyjnego, w tym funkcjonowania mechanizmów kontrolnych pod kątem ich adekwatności i skuteczności, a także wszelkich odstępstw od istniejących procedur,

4)      rejestr odstępstw od obowiązujących zasad i procedur w odniesieniu do polityki   zarządzania ryzykiem oraz ich analizę,

5)      projektowanie działań zaradczych w zakresie swojego obszaru działalności lub  zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu pisemnych propozycji rozwiązań, które  przyczynią się do ograniczenia ryzyka do poziomu akceptowalnego.

11.    Identyfikacji ryzyka na poziomie projektu dokonuje się na etapie wnioskowania.

12.    W przypadku wzrostu prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka w projekcie do poziomu zagrażającego realizacji projektu, kierownik projektu niezwłocznie zgłasza ten fakt w formie pisemnej, właściwemu Prorektorowi  wraz z propozycją działań   zaradczych.

13.    Na poziomie projektu za zarządzanie ryzykiem odpowiada Kierownik projektu poprzez:

1)      identyfikację czynników ryzyka związanego z projektem,

2)      zdefiniowanie ryzyka i ocenę prawdopodobieństwa jego zaistnienia oraz skutków,    

3)      uwzględnienie istniejących mechanizmów kontrolnych,

4)      zaprojektowanie mechanizmów kontrolnych, które ograniczą poziom ryzyka w  odniesieniu do ryzyka nieakceptowanego,

5)      zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu istotnych przeszkód w realizacji celu projektu.

14.    Po dokonaniu, zgodnie z załącznikiem nr 2, identyfikacji i analizy ryzyka Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek  międzywydziałowych i ogólnouczelnianych,  Dyrektor Biblioteki zobowiązani są do przekazania tego dokumentu  Przewodniczącemu Zespołu ds. Kontroli Zarządczej i Zarządzania Ryzykiem w  terminie do końca stycznia roku, którego dotyczy, z zastrzeżeniem ust. 15.

15.    Identyfikacji i analizy ryzyka na rok 2014 Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek  międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Dyrektor Biblioteki dokonują w formie udokumentowanej w sposób dotychczas stosowany w kierowanych przez nich jednostkach.

16.    Proces monitorowania ryzyka ma charakter ciągły i winien być wykonywany na każdym szczeblu zarządzania w ramach sprawowania kontroli zarządczej.

17.    Pracownicy Uniwersytetu mają prawo i obowiązek zgłaszania przełożonym ryzyka istniejącego na ich stanowisku pracy a kadra kierownicza zobowiązana jest do wspierania działań pracowników zmierzających do zminimalizowania potencjalnego ryzyka.

18.    W trakcie trwania projektu, kierownik projektu monitoruje zidentyfikowane czynniki ryzyka oraz mechanizmy kontrolne pod kątem ich efektywności dokonując na bieżąco oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków.

19.    Oceny sposobu zarządzania ryzykiem dokonuje audytor wewnętrzny podczas realizacji zadań audytowych.                                   

20.    Dla określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka przyjmuje się następującą skalę:

1)      1 – ryzyko minimalne lub nie występuje (0-20%),

2)      2 – ryzyko mało prawdopodobne (21-40%),

3)      3 – średnie ryzyko wystąpienia (41-60%),

4)      4 – ryzyko prawdopodobne (61-80%),

5)      5 – wystąpienie ryzyka pewne (81-100%).                                                      

21.    Dla określenia skutków ryzyka przyjmuje się następującą skalę:

1)      1 – nieznaczne – krótkotrwałe zakłócenia w działalności,

2)      2 – małe – niewielkie zakłócenia w działalności,

3)      3 – średnie – zakłócenia w działalności,

4)      4 – poważne – brak realizacji kluczowego celu,

5)      5 – katastrofalne – brak realizacji kluczowych celów.

22.    Poziom akceptowalnego ryzyka dla zidentyfikowanego i poddanego analizie ryzyka na  poziomie strategicznym  określa Rektor.

23.    Poziom akceptowalnego ryzyka dla zidentyfikowanego i poddanego analizie ryzyka na  poziomie operacyjnym określają:  Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Dyrektor Biblioteki.

24.    Osoby, o których mowa w ust. 23 zobowiązane są do natychmiastowego zgłoszenia faktu przekroczenia wartości poziomu akceptowalnego ryzyka Rektorowi, właściwemu merytorycznie Prorektorowi, Kanclerzowi lub Kwestorowi Uniwersytetu oraz wskazania konkretnych  działań zaradczych, ograniczających wystąpienie ryzyka i jego skutków, celem  podjęcia działań zaradczych lub akceptacji poziomu ryzyka.

25.    Decyzję o akceptacji każdego poziomu ryzyka i nie podejmowaniu działań zaradczych może podjąć wyłącznie Rektor.

26.    W sytuacji zmiany przepisów prawnych, zmian organizacyjnych, nałożenia dodatkowych zadań oraz zaistnienia innych ważnych okoliczności w trakcie roku, Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Kierownicy komórek administracyjnych zobowiązani są do  natychmiastowego podjęcia działań w celu identyfikacji i analizy ryzyka oraz złożenia  raportu Rektorowi.

§ 9

Monitorowanie ryzyka i nadzór

Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek  międzywydziałowych i ogólnouczelnianych,   Dyrektorzy centrów,  Dyrektor Biblioteki zobowiązani są do dokonywania półrocznych  przeglądów ryzyk w celu odpowiedzi na pytania:

1)       czy ryzyko nadal występuje?

2)       czy pojawiło się nowe ryzyko?  

3)       czy prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka uległy zmianie?

4)       czy stosowane mechanizmy kontroli są efektywne?   

§ 10

Wykonanie zarządzenia powierzam osobom wymienionym w § 2 ust. 1.                 

§ 11

Traci moc Zarządzenie Nr 82/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 15 listopada 2010 r. w sprawie wprowadzenia „Polityki zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie” oraz zarządzenie 84/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 15 listopada 2010 r. w sprawie wprowadzenia „Dokumentu opisującego procedury systemu kontroli zarządczej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

§ 12

Zarządzenia wchodzi w życie z dniem podpisania.             

 Rektor

 prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI