ZR/22/2025

Zarządzenie Nr 22/2025
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 23 kwietnia 2025 roku

w sprawie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Działając na podstawie art. 69 ust.1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.) oraz § 17 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 494 Senatu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 21 maja 2019 r. w sprawie Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (ze zm.),  zarządzam, co następuje:

Postanowienia ogólne

§ 1

W celu zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z przepisów art. 69 ust.1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.), w związku z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), Komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 2, poz. 11) oraz Komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56) wprowadzam wytyczne dotyczące systemu kontroli zarządczej i procedury realizacji procesu zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

Wykaz pojęć

§ 2

Użyte w niniejszym zarządzeniu wyrażenia oznaczają:
1) Uniwersytet – Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie;
2) Strategia UWM – Strategia rozwoju Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
3) jednostka -  jednostki organizacyjne Uniwersytetu składające się na jego organizację wewnętrzną;
4) cele – główne cele strategiczne o charakterze stałym i ogólnym, stanowiące ramy do opracowania działań w ramach celów określonych w Strategii UWM;
5) działania – wynikają z celów strategicznych i stanowią narzędzia realizacji celów szczegółowych określonych w Strategii UWM;
6) zadania operacyjne – wynikają z celów i działań przypisanych do realizacji celów strategicznych, obejmują konkretne czynności, które będą realizowane w danym roku;
7) system kontroli zarządczej – ogół funkcjonujących w Uniwersytecie mechanizmów kontrolnych, które mają wspomóc realizacje przyjętych celów i związanych z nimi działań;  
8) ryzyko - możliwość zaistnienia zdarzenia, które może mieć potencjalny wpływ na osiągniecie założonych celów i realizację zadań w Uniwersytecie;
9) zarządzanie ryzykiem - stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej, to ogół działań podejmowanych w zakresie identyfikacji ryzyka, oceny ryzyka, analizy ryzyka i reakcji na ryzyko w celu wyeliminowania lub zmniejszenia poziomu ryzyka, niepowodzenia w osiągnięciu celu lub w realizacji zdania;
10) samoocena - formalny proces, który umożliwia dokonanie przeglądu istniejących elementów kontroli zarządczej pod względem adekwatności, celem proponowania i wdrażania ulepszeń w istniejącym systemie;
11) kwestionariusz samooceny - ankieta, w której dokumentowane są wyniki oceny systemu kontroli zarządczej.

Cel i zakres kontroli zarządczej

§ 3

1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych przez Rektora, prorektorów, dziekanów, Kanclerza, Kwestora, kierowników jednostek organizacyjnych, dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Celem kontroli zarządczej w Uniwersytecie jest zapewnienie w szczególności:
   1) zgodności podejmowanych działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
   2) skuteczności i efektywności działań,
   3) oszczędnego i efektywnego wykorzystania zasobów majątkowych, rzeczowych i osobowych,
   4) wiarygodności i terminowości sprawozdań,
   5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
   6) skutecznego przepływu informacji oraz efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
   7) zarządzania ryzykiem, które pozwoli na osiągnięcie celów i realizację zadań w poszczególnych obszarach działalności Uniwersytetu.
3. Działaniem wspomagającym funkcjonowanie sytemu kontroli zarządczej jest ocena przez Sekcję Audytu Wewnętrznego aktów wewnętrznych, procedur i polityk związanych z kontrolą zarządczą w Uniwersytecie, w audytowanych obszarach.

Standardy systemu kontroli zarządczej

§ 4

Działanie systemu kontroli zarządczej w Uniwersytecie opiera się na standardach kontroli zarządczej określonych przez Ministra Finansów. W skład standardów wchodzą następujące elementy:
1) Środowisko wewnętrzne, stanowiące podstawę dla wszystkich pozostałych elementów składających się na system kontroli zarządczej, dotyczy działań podejmowanych w zakresie: 
         a) przestrzegania wartości etycznych,
         b) zapewnienia odpowiednich kompetencji zawodowych pracownikom Uniwersytetu,
         c) zapewnienia struktury organizacyjnej adekwatnej do celów i zadań Uniwersytetu,
         d) delegowania uprawnień osobom zarządzającym oraz pracownikom.
2) Cele i zarządzanie ryzykiem, którego zadaniem jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań Uniwersytetu, dzięki podejmowaniu działań w zakresie:
         a) sformułowania misji,
         b) określenia celów i zadań, a także monitorowania i oceny ich realizacji,
         c) identyfikacji ryzyka,
         d) analizy ryzyka,
         e) reakcji na ryzyko.
3) Mechanizmy kontroli, których zadaniem jest odpowiedź na wykryte ryzyka oraz zapewnienie realizacji zamierzonych celów poprzez:
         a) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
         b) nadzór na wykonywaniem zadań w szczególności w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej
              realizacji,
         c) zagwarantowanie ciągłości działalności Uniwersytetu,
         d) zapewnienie adekwatnej ochrony i wykorzystywania zasobów Uniwersytetu,
         e) wprowadzenie szczegółowych mechanizmów kontroli,
          f) opracowanie i wdrożenie mechanizmów kontroli zapewniających bezpieczeństwo systemów
             informatycznych.
4) Informacja i komunikacja, które mają zapewnić odpowiedni przepływ informacji wewnątrz jednostki w kierunkach, zarówno pionowym, jak i poziomym:
         a) zapewnienie bieżącej informacji,
         b) zapewnienie komunikacji wewnętrznej w ramach Uniwersytetu,
         c) zapewnienie komunikacji z podmiotami zewnętrznymi.
5) Monitorowanie i ocena, mające stanowić narzędzie do weryfikacji obecności i funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Uniwersytecie, w szczególności poprzez:
         a) monitorowanie systemu kontroli zarządczej,
         b) dokonywanie samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej,
         c) prowadzenie audytu wewnętrznego,
         d) uzyskanie corocznie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 

Odpowiedzialność za system kontroli zarządczej

§ 5

1. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej odpowiedzialny jest Rektor.
2. Prorektorzy, dziekani, Kanclerz, Kwestor oraz kierownicy jednostek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za nadzorowanie i kontrolowanie realizacji procesów zachodzących w podległych im merytorycznie jednostkach organizacyjnych oraz funkcjonowanie sprawnego systemu kontroli zarządczej w zakresie posiadanych kompetencji oraz realizowanych zadań, w szczególności za:
   1) realizację celów Uniwersytetu,
   2) realizację działań wskazanych w Strategii UWM,
   3) dokonywanie samooceny i doskonalenie systemu kontroli zarządczej,
   4) organizację systemu komunikacji wewnętrznej w podległej jednostce oraz z innymi jednostkami
       Uniwersytetu,
   5) nadzór nad majątkiem i zasobami finansowymi, zgodnie z zakresem otrzymanych pełnomocnictw
       i upoważnień,
   6) stosowanie procedur zamówień publicznych,
   7) identyfikację i ocenę ryzyka oraz monitorowanie jego poziomu celem ciągłej poprawy
       realizowanych zadań i procesów w Uniwersytecie. 
3. Wszyscy pracownicy Uniwersytetu biorą udział w funkcjonowaniu adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzanych im obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
4. Pracownicy Uniwersytetu zobowiązani są do przekazywania swoim przełożonym informacji oraz uwag, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej, w szczególności w zakresie:
   1) wykrytych nieprawidłowości i nadużyć,
   2) skarg pracowników, studentów oraz doktorantów,
   3) innych wykrytych zdarzeń odbiegających od planowanej działalności.

Narzędzia kontroli zarządczej

§ 6

1. Podczas realizacji kontroli zarządczej w Uniwersytecie wykorzystywane są następujące narzędzia:
   1) harmonogram zadań operacyjnych realizowanych w odniesieniu do celów i działań wskazanych w Strategii UWM uwzgledniający mierniki określające stopień ich realizacji,
   2) sprawozdanie z realizacji zadań operacyjnych,
   3) kwestionariusz identyfikacji i oceny ryzyka,
   4) kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej,
   5) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
2. Prorektorzy, dziekani, Kanclerz, Kwestor, kierownicy jednostek odpowiedzialni za realizację zadań operacyjnych, zobowiązani są do sporządzania harmonogramu realizacji zadań oraz do składania sprawozdań z ich realizacji.
3. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią: uchwały Senatu, regulaminy, zarządzenia i decyzje Rektora, decyzje Kanclerza, instrukcje oraz dokumenty bezpośrednio związane z realizacją kontroli zarządczej w Uniwersytecie.

Zasady wyznaczania oraz monitorowania celów, działań i zadań operacyjnych

§ 7

1. Obowiązkiem jednostki w ramach funkcjonowania systemu kontroli zarządczej jest wyznaczanie, w rocznej perspektywie, celów, działań i zadań operacyjnych oraz monitorowanie ich realizacji.
2. Przy określaniu celów, działań i zadań operacyjnych bierze się pod uwagę przede wszystkim:
   1) misję i strategię rozwoju Uniwersytetu,
   2) przepisy prawa,
   3)  regulacje wewnętrzne określające obowiązki i zakres kompetencji.
3. Kierunki działania Uniwersytetu wyznacza się w oparciu o założenia zawarte w Strategii UWM. 
4. Określone w ramach systemu kontroli zarządczej cele, działania i zadania operacyjne, powinny być:
   1) istotne - ważne dla realizacji misji oraz ważne dla potrzeb pracowników i studentów Uniwersytetu,
   2) precyzyjne - formułowane w sposób jasny i zapewniający jednoznaczną interpretację,
   3) spójne - zapewniające wzajemną zgodność i brak powielania się,
   4) realne - uwzględniające ryzyka związane z ich realizacją.

Zasady i tryb określania mierników

§ 8

1. Wszystkie wyznaczone w ramach systemu kontroli zarządczej cele, działania i zadania operacyjne mają przypisane mierniki, które określają ich wartość docelową.
2. Odpowiedzialnymi za określanie mierników są osoby realizujące dany cel, działanie i zadanie na poziomie jednostki, a w odniesieniu do celów odnoszących się do ogółu Uniwersytetu osoby nadzorujące realizację celów.
3. Określone mierniki i ich wartości docelowe muszą być zgodne z:
   1) przepisami prawa,
   2) regulacjami wewnętrznymi określającymi obowiązki oraz zakres kompetencji,
   3) wytycznymi Rektora.
4. Przypisane poszczególnym celom, działaniom i zadaniom operacyjnym mierniki powinny być:
   1) mierzalne, czyli umożliwiające określenie stopnia realizacji celów i zadań oraz ich planowanych wartości,
   2) określone w perspektywie roku, w którym dany cel lub zadanie ma być zrealizowane.
5. Osoby odpowiedzialne za cele i działania oraz osoby współrealizujące co roku określają zadania operacyjne, które mają na celu wspomóc proces realizacji celów w Uniwersytecie i wskazują planowane mierniki do osiągniecia w danym roku.
6. Po zakończeniu roku osoby odpowiedzialne za cele i działania oraz osoby współrealizujące składają sprawozdania realizacji zadań operacyjnych wskazując wartość osiągniętych mierników. 

Koordynator kontroli zarządczej

§ 9

1. Rektor powołuje koordynatora kontroli zarządczej.
2. Koordynator kontroli zarządczej jest organem doradczym i pomocniczym Rektora w sprawowaniu kontroli zarządczej w Uniwersytecie.
3. Do zadań koordynatora kontroli zarządczej należy w szczególności:
   1) zapewnianie kompletności i zgodności z prawem dokumentacji systemu kontroli zarządczej,
   2) przygotowywanie projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej,
   3) koordynowanie wewnętrznej sprawozdawczości z funkcjonowania kontroli zarządczej,
   4) bieżące informowanie Rektora o stanie kontroli zarządczej w Uniwersytecie,
   5) przygotowywanie projektu kwestionariusza samooceny,
   6) przekazywanie Rektorowi wyników samooceny oraz propozycji usprawnień systemu kontroli zarządczej,

Samoocena systemu kontroli zarządczej

§ 10

1. Celem samooceny systemu kontroli zarządczej jest dokonanie analizy dotychczasowych działań w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz systematyczna poprawa jakości funkcjonowania Uniwersytetu poprzez gromadzenie i analizę informacji dotyczących poszczególnych obszarów jej działalności.
2. Wyznaczeni przez Rektora kierownicy jednostek dokonują corocznie samooceny kontroli zarządczej w kierowanej przez siebie jednostce.
3. Rektor może zobowiązać poszczególnych pracowników do dokonania samooceny systemu kontroli zarządczej w obszarze, za który odpowiadają.
4. Podstawą udokumentowania samooceny jest kwestionariusz samooceny opracowany przez Koordynatora kontroli zarządczej.
5. Kwestionariusz samooceny jest corocznie przekazywany przez Koordynatora kontroli zarządczej osobom uczestniczącym w tym procesie.
6. Wypełniony kwestionariusz o którym mowa w ust. 4 i 5 jest przekazywany do oceny w terminie do 31 stycznia każdego roku Koordynatorowi kontroli zarządczej.
7. Wyniki samooceny są źródłem wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w Uniwersytecie i stanowią podstawę do złożenia oświadczenia przez Rektora o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§ 11

1. Raz w roku w terminie do 31 stycznia:
   1) prorektorzy,
   2) dziekani,
   3) Kanclerz,
   4) Kwestor,
   5) kierownicy jednostek administracyjnych wskazani przez Rektora
   zobowiązani są do złożenia Rektorowi oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni z zakresu kierowanej lub nadzorowanej przez nich działalności w Uniwersytecie.
2. Źródło informacji stanowiące podstawę złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej są:
   1) informacje uzyskane od kierowników podległych jednostek organizacyjnych,
   2) wyniki kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,
   3) wyniki audytów wewnętrznych i zewnętrznych,
   4) wyniki samooceny,
   5) wnioski i uwagi pracowników dotyczące usprawnień systemu kontroli zarządczej,
   6) wyniki analizy ryzyka,
   7) zbiorczy rejestr ryzyk zagrażających osiągnięciu celów, działań lub zadań Uniwersytetu,
   8) pisemne ustalenia z narad,
   9) skargi i wnioski,
   10) inne źródła.
3. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za dany rok stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

Proces zarządzania ryzykiem

§ 12

1. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów kontroli zarządczej,  stanowiącej ogół działań podejmowanych w Uniwersytecie dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.  
2. Celem zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia przyjętych celów oraz zadań poprzez ograniczenie ryzyka, zabezpieczenie Uniwersytetu i poszczególnych jednostek przed jego negatywnymi skutkami.
3. W procesie zarządzania ryzykiem uczestniczą wszyscy pracownicy Uniwersytetu.
4. Proces zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie odbywa się zgodnie z ustanowionymi przez Rektora procedurami stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 
5. Procedury zarządzania ryzykiem mają zastosowanie do wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. 

Przepisy końcowe

§ 13

Traci moc Zarządzenie Nr 90/2017 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 16 października 2017 roku w sprawie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

§ 14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor
dr hab. Jerzy A. Przyborowski, prof. UWM