ZR/71/2015

Zarządzenie Nr 71/2015
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 21 września 2015 roku

w sprawie  sposobu wykorzystania poczty elektronicznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (przyjętego Uchwałą Nr 785 Senatu UWM w Olsztynie z dnia 25 listopada 2011 roku w sprawie Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, zwany dalej Uniwersytetem, jest identyfikowany następującą domeną internetową: uwm.edu.pl.

2. Dla potrzeb Uniwersytetu oraz jego poszczególnych jednostek organizacyjnych dopuszcza się funkcjonowanie poddomen internetowych.

3. Wprowadza się obowiązek posiadania i użytkowania konta z adresem domenowym identyfikowanym z Uniwersytetem, przez:

1) pracowników Uniwersytetu;

2) studentów Uniwersytetu;

3) doktorantów Uniwersytetu;

4) osoby odbywające staż w Uniwersytecie.

4. Konto na domenie, o której mowa w ust. 1, jest tworzone dla osób, o których mowa w ust. 3 na ich wniosek.

§ 2

1. Użytkownicy kont, o których mowa w § 1 ust. 3 zobowiązani są do korzystania z nich wyłącznie w sprawach związanych z działalnością Uniwersytetu, w tym do:

1) regularnego sprawdzania poczty elektronicznej z częstotliwością pozwalającą na utrzymanie kontaktów;

2) wykorzystywania materiałów przesyłanych drogą elektroniczną w sposób właściwy dla innego obiegu dokumentów w jednostce.

2.  Konta użytkowników oraz odpowiadające im skrzynki poczty elektronicznej i podstawowe adresy elektroniczne mogą być wykorzystywane do celów służbowych oraz osobistych, o ile nie zachodzi konflikt interesów z obowiązkami służbowymi użytkowników, obowiązkami studentów i doktorantów oraz nie narusza to interesu Uniwersytetu.

§ 3

1. Adresaci poczty elektronicznej w domenie internetowej Uniwersytetu identyfikowani są poprzez podstawowe i pomocnicze adresy elektroniczne. 

2. Podstawowe adresy poczty elektronicznej Uniwersytetu identyfikują wyłącznie użytkowników będących osobami fizycznymi i mają unikatowe postaci odpowiednie dla domeny wymienionej w § 1 ust. 1: <imię.nazwisko>@uwm.edu.pl oraz dla poddomen, o których mowa w § 1 pkt. 2: <imię.nazwisko>@<nazwa poddomeny>.uwm.edu.pl.

3. Pomocnicze adresy poczty elektronicznej identyfikują użytkowników niebędących osobami fizycznymi, w szczególności: 

     1) stanowiska zajmowane przez pracowników Uniwersytetu;

     2) funkcje pełnione przez pracowników Uniwersytetu;

     3) jednostki organizacyjne Uniwersytetu.

4. Pomocnicze adresy poczty elektronicznej mają unikatowe postaci odpowiednie dla domeny, o której mowa w § 1 ust. 1: <nazwa>@uwm.edu.pl oraz dla domeny, o której mowa w  § 1 ust. 2: <nazwa>@<nazwa poddomeny>.uwm.edu.pl.

5. Prawo tworzenia i likwidowania pomocniczych adresów elektronicznych mają wyłącznie Rektor oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie. 

§ 4

1. Likwidacja konta oraz odpowiadającej mu skrzynki poczty elektronicznej i podstawowego adresu poczty elektronicznej następuje w przypadku:

1) ustania stosunku pracy między Uniwersytetem i użytkownikiem;

2) zakończenia stażu;

3) ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów;

4) decyzji Rektora, Prorektora lub Kanclerza Uniwersytetu na wniosek kierownika Ośrodka Eksploatacji i Zarządzania Miejską Siecią Komputerową OLMAN zarządzającego domeną internetową utrzymywaną przez Uniwersytet lub kierownika odpowiedniej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu.

2. Procedura likwidacji obejmuje 180 dniowy okres zawieszenia konta pracownika po zaistnieniu przesłanek opisanych w ust. 1. W okresie tym dostęp do konta jest zablokowany, a cała poczta przekazywana jest na konto bezpośredniego przełożonego pracownika. Po okresie 180 dni, o ile nie zostanie on przedłużony o kolejne 180 dni przez przełożonego, konto zostaje ostatecznie usunięte.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 października 2015 roku.

Rektor

prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI