Zarządzenie Nr 41/2015
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 18 maja 2015 roku
w sprawie zmian organizacyjnych w Regulaminie organizacyjnym Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowi się, co następuje:
§ 1
W Regulaminie organizacyjnym Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 51/2014 Rektora UWM w Olsztynie z dnia 30 czerwca 2014 roku, wprowadza się następujące zmiany:
1) § 22 otrzymuje brzmienie:
㤠22
Biuro ds. Projektów Europejskich
1. Biuro ds. Projektów Europejskich jest jednostką organizacyjną wspierającą prace związane z przygotowaniem i realizacją uczelnianych i wydziałowych wniosków o dofinansowanie z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.
2. Biurem ds. Projektów Europejskich kieruje Kierownik.
3. Strukturę Biura ds. Projektów Europejskich stanowią:
1) Sekcja Projektów Edukacyjnych,
2) Sekcja Projektów Badawczo-Inwestycyjnych,
3) Stanowisko Obsługi Prawnej,
4) Stanowisko Obsługi Kadrowej,
5) Stanowisko Obsługi Systemu IRBIS.
4. Poszczególne jednostki Biura ds. Projektów Europejskich realizują następujące zadania:
1) Sekcja Projektów Edukacyjnych:
a) wstępne opiniowanie wniosków o zgodę na realizację projektu,
b) przygotowywanie dokumentacji aplikacyjnej,
c) przygotowywanie dokumentów do podpisania umowy,
d) monitoring rzeczowy projektu,
e) nadzór nad prawidłową realizacją harmonogramu rzeczowo-finansowego,
f) współpraca z kierownikiem projektu,
g) współpraca z Instytucją Pośredniczącą/Zarządzającą,
h) realizacja projektu zgodnie z przepisami dotyczącymi trwałości projektu/ udzielania pomocy publicznej,
i) przygotowywanie projektów regulaminów i wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektów,
j) prowadzenie strony internetowej Biura ds. Projektów Europejskich.
2) Sekcja Projektów Badawczo – Inwestycyjnych:
a) wstępne opiniowanie wniosków o zgodę na realizację projektu,
b) przygotowywanie dokumentacji aplikacyjnej,
c) przygotowywanie dokumentów do podpisania umowy,
d) monitoring rzeczowy projektu,
e) nadzór nad prawidłową realizacją harmonogramu rzeczowo-finansowego,
f) współpraca z kierownikiem projektu,
g) współpraca z Instytucją Pośredniczącą/Zarządzającą,
h) realizacja projektu zgodnie z przepisami dotyczącymi trwałości projektu/ udzielania pomocy publicznej,
i) przygotowywanie projektów regulaminów i wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektów,
j) monitoring trwałości projektów,
k) współpraca z biznesem w zakresie wspólnej realizacji projektów badawczych.
3) Stanowisko Obsługi Prawnej:
a) opiniowanie treści umów pod względem formalno-prawnym,
b) przygotowywanie projektów regulaminów i wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektów,
c) opiniowanie działań związanych z komercjalizacją, udzielaniem pomocy publicznej, współpracą z podmiotami zewnętrznymi,
d) udzielanie informacji i wydawanie opinii w zakresie bieżącej działalności Biura ds. Projektów Europejskich,
4) Stanowisko Obsługi Kadrowej:
a) koordynacja zatrudnienia w ramach projektów,
b) weryfikacja formalno-prawna wniosków o zatrudnienie,
c) przygotowywanie wraz z kierownikiem projektu planów zatrudnienia w projektach,
d) sporządzanie umów o pracę i innych dokumentów niezbędnych do zatrudnienia pracownika w projekcie,
e) ocena formalno-prawna zakresów czynności,
f) prowadzenie rejestru pracowników zatrudnionych w projektach,
g) prowadzenie teczek personalnych osób zatrudnionych do realizacji projektu,
h) przygotowywanie dokumentacji do kontroli,
i) współpraca z podmiotami kontrolującymi,
5) Stanowisko Obsługi Systemu IRBIS:
a) prowadzenie kancelarii Biura ds. Projektów Europejskich,
b) prowadzenie rejestru faktur i umów cywilno-prawnych,
c) prowadzenie rejestru umów z podmiotami zewnętrznymi,
d) archiwizowanie dokumentów.
2) w § 22a pkt 17 otrzymuje brzmienie:
„17) przygotowywanie we współpracy z Kwestorem, Kanclerzem i Biurem do spraw Projektów Europejskich wniosków o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa.”
3) § 58 otrzymuje brzmienie:
㤠58
Dział Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych
1. Do zadań Działu Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych należy:
1) prowadzenie rozliczeń i współpraca z kierownikami w zakresie:
a) dotacji na badania statutowe,
b) projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych,
c) konferencji, sympozjów,
d) ekspertyz i usług naukowo – badawczych,
e) studiów podyplomowych, kursów, szkoleń i innych form kształcenia prowadzonych w Uniwersytecie ,
2) przyjmowanie i kontrolowanie pod względem formalno -rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych w zakresie merytorycznym właściwym dla działu,
3) kontrola wydatkowania środków finansowych przewidzianych na działalność określoną w pkt 1, monitorowanie finansowania projektów od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia,
4) ewidencja księgowa przychodów i kosztów projektów z uwzględnieniem wymogów stawianych przez instytucje finansujące,
5) dokonywanie płatności i księgowanie wyciągów bankowych wynikających z realizowanych projektów,
6) rozliczanie projektów i zadań określonych w pkt 1 oraz przygotowywanie informacji finansowych w tym zakresie,
7) rozliczanie służbowych wyjazdów zagranicznych,
8) należyte zabezpieczanie i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych,
9) obsługa audytów dotyczących projektów,
10) sporządzanie sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych z zakresu prowadzonych spraw,
11) przygotowywanie finansowej części dokumentacji aplikacyjnej,
12) prowadzenie cash flow projektu,
13) przygotowywanie finansowej części wniosków o płatność,
14) przygotowywanie dokumentów finansowych do kontroli,
15) współpraca z podmiotami kontrolującymi.
2. W Dziale Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych wydzielone zostają osoby do finansowej obsługi projektów strukturalnych Unii Europejskiej. Osoby te ściśle współpracują z Biurem ds. Projektów Europejskich wykonując zadania zlecone przez kierownika tego Biura, a określone w ust. 1.”
§ 2
Realizację zarządzenia powierza się Kanclerzowi Uniwersytetu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI
