UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Referenta/Referentkę ds. Administracyjnych Biura Rektora

UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE 
zatrudni Referenta/Referentkę  ds. Administracyjnych Biura Rektora 

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen

Główne zadania:

• realizacja zadań związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem Władz Uczelni;

• prowadzenie postępowania w sprawach przyjmowania, przekazywania, wydawania i likwidacji pieczęci wytworzonych na potrzeby jednostek organizacyjnych Uniwersytetu oraz prowadzenie rejestrów związanych z prowadzonymi postępowaniami oraz księgi pieczęci;

• prowadzenie i aktualizacja informacji adresowych osób i przedstawicieli instytucji zapraszanych na uroczystości ogólnouczelniane;

• aktualizowanie, przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów prawnych związanych z funkcjonowaniem Uniwersytetu;

• prowadzenie spraw w zakresie majątku będącego na stanie Biura Rektora oraz ksiąg inwentarzowych;

• pomoc w obsłudze administracyjnej organów kolegialnych Uczelni, w tym m.in. przygotowywanie materiałów na posiedzenia;

• organizacja oraz obsługa techniczno-administracyjna uroczystości ogólnouczelnianych i innych z udziałem Rektora, w tym rezerwacja obiektów, nadzór nad ich przygotowaniem i wyposażeniem w niezbędny sprzęt, pomoc w opracowywaniu scenariusza z listą gości do powitania, uzgodnienia z właściwymi służbami wewnętrznymi i zewnętrznymi;

• opracowywanie projektów pism i odpowiedzi na pisma kierowane przez Rektora do podmiotów zewnętrznych i jednostek wewnętrznych;

• opracowywanie wewnętrznych aktów prawnych w porozumieniu z radcą prawnym oraz techniczna obsługa projektów aktów prawnych, ich ewidencjonowanie i upowszechnianie oraz prowadzenie ewidencji,

• przechowywanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe, pożądane: administracyjne, ekonomiczne;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej;

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym;

Doświadczenie zawodowe:

• staż pracy: min. 1 rok w obszarze administracji, pożądane doświadczenie w pracy w uczelni publicznej. 

Umiejętności: 

• znajomość pakietu MS Office; 

• obsługi urządzeń biurowych;

• umiejętność sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;

• interpersonalne i komunikacyjne;

•  precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;

• organizowania pracy własnej; 

• współdziałania i pracy w zespole; 

• działania pod wpływem stresu i presją czasu;

Cechy osobowości:

• komunikatywność;

• samodzielność i odpowiedzialność; 

• elastyczność;

• sumienność i dokładność;

• otwartość na zmiany i rozwój własny; 

• asertywność;

• odporność na stres;

• dyspozycyjność;

• wysoka kultura osobista. 

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.

5. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata 
   z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej 
   w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl 

6. Termin składania dokumentów upływa z dniem 13.11.2026

7. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4.943,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia. 

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku (https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/).