UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Specjalistę ds. administracyjno-organizacyjnych w Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Specjalistę ds. administracyjno-organizacyjnych w Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen

Główne zadania:

• samodzielne wykonywanie zadań w zakresie realizacji spraw dotyczących obsługi administracyjnej i  organizacyjnej Studium wychowania fizycznego;
• przygotowywanie i archiwizacja dokumentacji i pism dotyczących jednostki oraz zleconych przełożonych;
• regularne monitorowanie BIP i upowszechnianie wśród pracowników jednostki aktów prawnych oraz decyzji kolegialnych i jednoosobowych;
• opracowywanie aktów prawnych związanych z funkcjonowaniem jednostki;
• administrowanie sprawami związanymi z obsługą studentów, doktorantów, kursantów oraz procesem kształcenia w obszarze objętym przedmiotem działania jednostki;
• obsługa programów i systemów informatycznych dotyczących doktorantów, studentów, kursantów i pracowników jednostki oraz weryfikacja i bieżące uaktualnienie danych w nich zawartych;
• weryfikacja i bieżące uaktualnienie danych umieszczanych na stronie internetowej jednostki;
• realizacja zadań administracyjnych z zakresu gospodarki finansowej i polityki kadrowej jednostki;
• realizacja zadań dotyczących współpracy z otoczeniem gospodarczym, w tym obsługa administracyjna spraw z tym związanych;
• sporządzanie umów cywilno-prawnych w zakresie objętym realizacją zadań oraz prowadzenie ich rejestru;
• realizacja zadań dotyczących działań marketingowych i promocyjnych jednostki; 
• analiza, weryfikacja i opracowywanie sprawozdań, raportów i zestawień w zakresie objętym przedmiotem działania jednostki;
• zabezpieczenie pieczęci i dokumentacji dotyczącej realizacji powierzonych zadań;
• nadzór nad właściwym zabezpieczeniem i wyposażeniem pomieszczeń należących do jednostki.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego; 
• znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej.

Pożądane: 

• wykształcenie wyższe administracyjne, ekonomiczne, informatyczne lub prawnicze;
• ukończone kursy lub szkolenia z zakresu funkcjonowania szkolnictwa wyższego.

Umiejętności: 

• znajomość pakietu MS Office;
• obsługi urządzeń biurowych;
• sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;
• obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym 
• administrowania stronami internetowymi i portalami społecznościowymi ,
• współdziałania i pracy w zespole; 
• organizowania pracy własnej;
• pracy pod presją czasu;
• podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów.

Doświadczenie zawodowe:

• Doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji (min. 2 lata). 

Pożądane:

• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej 

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność; 
• elastyczność, 
• sumienność i dokładność;
• asertywność;
• dyspozycyjność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• kreatywność /inicjatywność;
• wysoka kultura osobista.

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
6. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 28.11.2025 
    

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku (https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/).