UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Specjalistę/Specjalistkę  ds. Administracyjnych w Instytucie Matematyki Wydziału Matematyki i Informatyki

Status: Aktualne

UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Specjalistę/Specjalistkę  ds. Administracyjnych w Instytucie Matematyki Wydziału Matematyki i Informatyki

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen
   

Główne zadania:

• Bieżące załatwianie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Instytutu.
• Prowadzenie i aktualizacja przepisów prawnych związanych z działalnością Instytutu.
• Obsługa administracyjna pracowników Instytutu w tym przygotowywanie planów i sprawozdań urlopowych.
• Pomoc przy przygotowywaniu dokumentacji dotyczącej dydaktyki i realizowanych przez pracowników Instytutu projektów dydaktycznych.
• Przygotowywanie i rozliczanie umów cywilno-prawnych w zakresie spraw dydaktycznych.
• Koordynowanie przygotowania obciążeń dydaktycznych nauczycieli akademickich w zakresie studiów I i II stopnia oraz przygotowanie dokumentacji związanej z rozliczeniem zajęć dydaktycznych prowadzonych w Instytucie.
• Biegła obsługa systemów informatycznych w Instytucie oraz bieżące uaktualnienie danych w nich zawartych.
• Przygotowanie dokumentacji i pism oraz ich archiwizacja zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną.
• Organizacja i dystrybucja zakupów na potrzeby Instytutu, przygotowanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych związanych z dydaktyką.
• Pomoc organizacyjna przy wszelkich przedsięwzięciach realizowanych przez Wydział Matematyki i Informatyki lub obsługiwane jednostki (warsztaty, konferencje, zawody, imprezy naukowe, dydaktyczne, popularno-naukowe).
• Realizacja zadań wynikających z bieżących potrzeb jednostki.
• Współudział w przygotowywaniu sprawozdań, raportów, zestawień.
   

Wymagania:

• wykształcenie wyższe, pożądane: ekonomiczne, administracyjne;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej;
   

Umiejętności: 

• znajomość pakietu MS Office;
• obsługi urządzeń biurowych;
• umiejętność sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;
• umiejętność opracowywania projektów dokumentów;
• mile widziana znajomość systemu USOS
• interpersonalne i komunikacyjne;
• precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• analityczne;
• organizowania pracy własnej;
• współdziałania i pracy w zespole;
• rozwiązywania problemów;
• działania pod wpływem stresu i presją czasu. 
   

Znajomość języków obcych:

• język angielski na poziomie B1/B2.
   

Doświadczenie zawodowe:

• staż pracy min 3 lata, pożądane doświadczenie w pracy w uczelni publicznej lub administracji.
   

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• elastyczność;
• kreatywność;
• dyspozycyjność;
• sumienność i dokładność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• asertywność;
• odporność na stres;
• wysoka kultura osobista.
   

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.
    

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
6. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 22.07.2026
8. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5.422,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia.

 
Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku (https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/).