Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. Obsługi Studenta Zagranicznego w Biurze ds. Współpracy Międzynarodowej

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. Obsługi Studenta Zagranicznego w Biurze ds. Współpracy Międzynarodowej

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen
   

Główne zadania:

• Obsługa studentów i kandydatów zagranicznych, w tym udzielanie informacji, obsługa zapytań kierowanych za pośrednictwem IRK, poczty elektronicznej i innych kanałów komunikacji, wsparcie w realizacji formalności oraz prowadzenie dokumentacji i rejestrów.
• Wsparcie procesów rekrutacyjnych cudzoziemców, w tym współpraca z właściwymi jednostkami UWM oraz zapewnienie kandydatom zagranicznym informacji i wsparcia na poszczególnych etapach procesu.
• Prowadzenie postępowań nostryfikacyjnych, w tym weryfikacja dokumentów, prowadzenie korespondencji, przygotowywanie wymaganych zaświadczeń oraz prowadzenie dokumentacji i ewidencji postępowań.
• Obsługa studentów i stypendystów zagranicznych przyjeżdżających do UWM, w szczególności uczestników wymian realizowanych na podstawie umów bilateralnych i umów MoU oraz stypendystów programów NAWA, CEEPUS, Wyhowskiego i innych programów międzynarodowych, w tym przygotowywanie wymaganych zestawień i dokumentacji oraz wsparcie procesu onboardingu i adaptacji.
• Wsparcie procesu onboardingu pracowników cudzoziemców, w szczególności poprzez przekazywanie informacji dotyczących funkcjonowania UWM, współpracę z właściwymi jednostkami Uczelni oraz wsparcie w realizacji wymaganych formalności, w tym związanych 
  z uzyskaniem numeru PESEL, profilu zaufanego oraz zaświadczenia o niekaralności.
• Współudział w realizacji i rozwoju działalności Welcome Point, w tym bieżąca obsługa cudzoziemców, współpraca z jednostkami UWM i podmiotami zewnętrznymi, przygotowywanie materiałów informacyjnych i instruktażowych oraz realizacja działań informacyjnych, integracyjnych i międzykulturowych.
• Udział we wdrażaniu i realizacji projektu NAWA „Welcome to Poland”, w tym realizacja działań projektowych oraz współpraca przy przygotowywaniu materiałów i działań skierowanych do społeczności międzynarodowej UWM.
• Organizacja i współorganizacja warsztatów, szkoleń i wydarzeń dotyczących m.in. kompetencji międzykulturowych, funkcjonowania cudzoziemców w środowisku akademickim oraz umiędzynarodowienia Uczelni.
• Udział w realizacji działań na rzecz rozwoju współpracy międzynarodowej, w tym pilotowanie zadań realizowanych w ramach ERRIN, współpraca z FOSA i innymi partnerami instytucjonalnymi oraz udział w przygotowywaniu wniosków o finansowanie projektów dotyczących współpracy międzynarodowej, umiędzynarodowienia UWM i obsługi cudzoziemców.
• Przygotowywanie danych, zestawień i materiałów na potrzeby sprawozdawczości, analiz i raportów oraz opracowywanie i aktualizacja materiałów informacyjnych dla studentów, kandydatów i pracowników cudzoziemców.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: stosunki międzynarodowe, administracja, europeistyka, filologia, zarządzanie, ekonomia lub kierunki pokrewne;
• znajomość zasad funkcjonowania szkolnictwa wyższego i współpracy międzynarodowej;
• znajomość zasad obsługi cudzoziemców w środowisku akademickim;
• znajomość zasad mobilności akademickiej i programów wymiany międzynarodowej;
• znajomość podstawowych przepisów dotyczących pobytu, kształcenia i zatrudnienia cudzoziemców w Polsce;
• znajomość zasad realizacji projektów finansowanych ze środków krajowych i europejskich będzie dodatkowym atutem;
• znajomość zasad ochrony danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.

pożądane: 

• wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: stosunki międzynarodowe, administracja, prawo, ekonomia, filologia, zarządzanie lub pokrewne);
• ukończone kursy lub szkolenia z zakresu funkcjonowania szkolnictwa wyższego;
• ukończone kursy lub szkolenia dotyczące realizacji projektów międzynarodowych;
• znajomość przepisów prawa o zamówieniach publicznych;
• znajomość zagranicznych systemów kształcenia;

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji min 3 lata;
• pożądane doświadczenie w pracy w instytucjach zagranicznych;
• mile widziane doświadczenie w realizacji projektów międzynarodowych lub programów mobilności akademickiej;
• doświadczenie w pracy z dokumentacją administracyjną oraz w realizacji zadań wymagających samodzielnego prowadzenia spraw.
   

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym;

pożądane:

• znajomość innego języka kongresowego na poziomie komunikatywnym.
   

Umiejętności: 

• dobra znajomość obsługi pakietu MS-Office;
• prowadzenia korespondencji międzynarodowej;
• bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego prowadzenia powierzonych spraw;
• umiejętność prowadzenia profesjonalnej korespondencji w języku polskim i angielskim;
• umiejętność pracy z dokumentacją i interpretowania procedur oraz przepisów;
• zdolności analityczne i organizacyjne;
• umiejętność współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk kulturowych;
• umiejętność pracy pod presją czasu i realizacji wielu zadań jednocześnie;
• interpersonalne i komunikacyjne;
• wystąpień publicznych;
• analityczne i planistyczne;
• współdziałania i pracy w zespole;
• organizowania pracy własnej;
• pracy pod presją czas;
• rozwiązywania problemów.

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• elastyczność;
• kreatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;  
• inicjatywa w działaniu;
• sumienność i dokładność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• otwartość na współpracę w środowisku międzynarodowym;
• odporność na stres;
• wysoka kultura osobista.
   

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.
    

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl 
6. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 13.10.2026
8. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5.901,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia dodane na końcu ogłoszenia razem z terminem składania ofert.

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/