UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni pracownika administracyjnego w Biurze Rektora

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 2.
• Wymiar czasu pracy: pełen

Główne zadania:

• prowadzenie rejestru umów i porozumień zawieranych przez Uniwersytet z innymi podmiotami;
• prowadzenie i aktualizacja informacji adresowych osób i przedstawicieli instytucji zapraszanych na uroczystości ogólnouczelniane;
• prowadzenie postępowań oraz rejestrów w sprawach związanych z wydawaniem pełnomocnictw, objęcia wydarzeń patronatem rektora, udziału rektora w komitetach honorowych;
• aktualizowanie, przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów prawnych związanych z funkcjonowaniem Uniwersytetu;
• organizacja oraz obsługa techniczno-administracyjna uroczystości ogólnouczelnianych i innych z udziałem Rektora, w tym rezerwacja obiektów, nadzór nad ich przygotowaniem i wyposażeniem w niezbędny sprzęt, opracowywanie scenariusza z listą gości do powitania, uzgodnienia z właściwymi służbami wewnętrznymi i zewnętrznymi;
• opracowywanie projektów pism i odpowiedzi na pisma kierowane przez Rektora do podmiotów zewnętrznych i jednostek wewnętrznych;
• opracowywanie wewnętrznych aktów prawnych w porozumieniu z radcą prawnym oraz techniczna obsługa projektów aktów prawnych, ich ewidencjonowanie i upowszechnianie, w szczególności przez publikację w Biuletynie Informacji Publicznej;
• przygotowywanie listów gratulacyjnych oraz pism okolicznościowych;
• prowadzenie spraw w zakresie majątku będącego na stanie Biura Rektora oraz ksiąg inwentarzowych;
• przechowywanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe, pożądane: prawnicze, administracyjne;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem Uczelni;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej;
• znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym;
• wysoka kultura osobista, dyspozycyjność.

Umiejętności: 

• opracowywania projektów dokumentów, 
• komputerowe, obsługi urządzeń biurowych, 
• analityczne, 
• interpersonalne i komunikacyjne, precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie,
• organizowania pracy własnej, 
• współdziałania i pracy w zespole, 
• działania pod wpływem stresu i presją czasu, 
• pożądane – umiejętność sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń.

Znajomość języków obcych:

• Język angielski na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie.

Doświadczenie zawodowe:

• staż pracy: min. 1 rok, pożądane doświadczenie w pracy w uczelni publicznej lub administracji;

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność; 
• elastyczność, sumienność i dokładność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny; 
• asertywność;
• odporność na stres;

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Wymagane dokumenty należy składać w Biurze ds. Kadr i Płac ul. Michała Oczapowskiego 2, pok. 8, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie z imieniem, nazwiskiem oraz właściwą jednostką, w której odbywa się rekrutacja lub w wersji elektronicznej na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
6. Termin składania dokumentów upływa z dniem 03.03.2024 r.