UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni pracownika administracyjnego w Biurze Rektora

• Umowa o pracę.
• Liczba etatów: 2.
• Wymiar czasu pracy: pełen

Główne zadania:

• realizacja zadań związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem Władz Uczelni;
• zapewnienie właściwego funkcjonowania sekretariatu Rektora w szczególności poprzez prowadzenie ewidencji korespondencji; prowadzenie terminarza spraw, zebrań i spotkań oraz organizowanie i obsługa zebrań i spotkań; gromadzenie i przekazywanie informacji niezbędnych do rozstrzygania rozpatrywanych spraw; przekazywanie do realizacji decyzji i poleceń Rektora; prowadzenie ewidencji skarg i wniosków kierowanych do Rektora oraz ewidencji kontroli zewnętrznych; 
• organizacja wyjazdów służbowych Rektora;
• dbałość o estetykę strojów akademickich Rektora oraz organizacja transportu na uroczystości;
• udział w organizowaniu uroczystości uczelnianych;
• obsługa administracyjno - biurowa sekretariatu Dyrektora Gabinetu Rektora;
• organizacja oraz obsługa zebrań i spotkań Dyrektora;
• organizacja wyjazdów służbowych Dyrektora;
• prowadzenie rejestrów i ewidencji związanych z przedmiotem działania jednostki;
• gromadzenie i przekazywanie Dyrektorowi informacji niezbędnych do rozstrzygania rozpatrywanych spraw;
• wsparcie administracyjno-biurowe Kierownika Biura Rektora;
• przechowywanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną
• obsługa techniczno-administracyjna uroczystości ogólnouczelnianych i innych z udziałem Rektora/Prorektorów, w tym rezerwacja obiektów, nadzór nad ich przygotowaniem i wyposażeniem w niezbędny sprzęt, opracowywanie scenariusza z listą gości do powitania, uzgodnienia z właściwymi służbami wewnętrznymi i zewnętrznymi;

Wymagania:

• wykształcenie wyższe, pożądane: prawnicze, administracyjne;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem Uczelni;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej; 
• znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym;
• umiejętność sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;

Umiejętności: 

• komputerowe;
• obsługi urządzeń biurowych;
• interpersonalne i komunikacyjne, precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• organizowania pracy własnej; 
• współdziałania i pracy w zespole; 
• działania pod wpływem stresu i presją czasu;

Znajomość języków obcych:

• Język angielski na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie 

Doświadczenie zawodowe:

• min. 1 rok doświadczenia zawodowego, pożądane doświadczenie w pracy w uczelni publicznej lub administracji;

Cechy osobowości:

• komunikatywność; 
• samodzielność i odpowiedzialność; 
• elastyczność;
• sumienność i dokładność; 
• otwartość na zmiany i rozwój własny; 
• asertywność; 
• odporność na stres; 
• wysoka kultura osobista; 
• dyspozycyjność.

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.
    

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Wymagane dokumenty należy składać w Biurze ds. Kadr i Płac ul. Michała Oczapowskiego 2, pok. 8, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie z imieniem, nazwiskiem oraz właściwą jednostką, w której odbywa się rekrutacja lub w wersji elektronicznej na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
6. Termin składania dokumentów upływa z dniem 01.02.2024 r.