UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. Administracyjnych w Wydziale Lekarskim w Katedrze Anatomii i Histologii

UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. Administracyjnych w Wydziale Lekarskim w Katedrze Anatomii i Histologii

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen

Główne zadania:

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej i elektronicznej), jej rejestrowanie i przekazywanie, 
• obsługa telefoniczna i elektroniczna sekretariatu,
• przygotowywanie prostych pism i dokumentów biurowych (np. notatki, zestawienia, pisma przewodnie), 
• pomoc przy organizacji zebrań, narad i spotkań służbowych, 
• uczestnictwo w prowadzeniu ewidencji środków trwałych, materiałów biurowych, delegacji i czasu pracy, 
• wprowadzanie danych do systemów obiegu dokumentów i baz danych (np. EZD), 
• pomoc w przygotowywaniu raportów i sprawozdań na potrzeby jednostki, - obsługa sprzętu biurowego, 
• dbanie o porządek i właściwe funkcjonowanie sekretariatu oraz zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne, 
• wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych, zgodnych z zakresem działania jednostki, 
• zastępowanie pracownika wskazanego przez przełożonego 

Wymagania:

• wykształcenie wyższe,
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego,
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej 

pożądane: 

• wykształcenie wyższe ekonomiczne lub administracyjne;
• znajomość przepisów RODO.

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym;

Doświadczenie zawodowe:

• Doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji – min. 1 rok
   

Umiejętności: 

• znajomość pakietu MS-Office;
• obsługi urządzeń biurowych, 
• sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń,
• analityczne,
• interpersonalne i komunikacyjne, 
• precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie,
• organizowania pracy własnej,
• obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym,
• administrowania stronami internetowymi i portalami społecznościowymi,
• współdziałania i pracy w zespole,
• rozwiązywania problemów,
• działania pod wpływem stresu i presją czasu.

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• otwartość wobec innych;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• sumienność i dokładność;
• asertywność;
• elastyczność;
• odporność na stres;
• kreatywność/inicjatywność;
• empatia i inteligencja emocjonalna;
• dyspozycyjność;
• wysoka kultura osobista.
   

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

• Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
• Złożone dokumenty nie będą zwracane.
• Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
• Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
• Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
• Termin składania dokumentów upływa z dniem 30.09.2026
• Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5.422,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/