UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Referenta/Referentkę ds. Administracyjnych i Obsługi Studentów w dziekanacie Wydziału Humanistycznego

UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE zatrudni Referenta/Referentkę ds. Administracyjnych i Obsługi Studentów w dziekanacie Wydziału Humanistycznego

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1
• Wymiar czasu pracy: pełen

Główne zadania: 

• prowadzenie dokumentacji toku studiów w zakresie przydzielonym przez przełożonego – m.in., kart przebiegu studiów, podań studentów, zaświadczeń;
• prowadzenie dokumentacji pomocy materialnej studentów Wydziału;
• wprowadzanie danych do systemów informatycznych uczelni (USOS, EZD, POL-on) oraz ich bieżąca aktualizacja zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie korespondencji wpływającej od studentów oraz przekazywanie jej właściwym osobom; obsługa studentów i udzielanie informacji dotyczących przebiegu studiów, dokumentów, terminów zaliczeń, egzaminów, składania prac dyplomowych itp. – w bezpośrednim kontakcie lub drogą elektroniczną;
• obsługa administracyjna komisji wydziałowych i egzaminacyjnych, w tym przygotowywanie dokumentów i ewidencjonowanie protokołów; 
  wydawanie i potwierdzanie zaświadczeń, legitymacji i decyzji administracyjnych, przygotowanych przez osoby uprawnione;
• prowadzenie ewidencji i rozliczanie składników majątkowych będących na wyposażeniu stanowiska pracy;
• obsługa bieżąca dokumentów w obiegu wewnętrznym, w tym sporządzanie prostych pism zestawień, formularzy i raportów pod nadzorem przełożonego;
• współpraca z pracownikami innych jednostek organizacyjnych uczelni w zakresie obsługi toku studiów i spraw administracyjnych studentów;
• przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, dokumentacji przebiegu studiów oraz obowiązujących instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych;
• zastępowanie pracownika wskazanego przez przełożonego;
• wykonywanie innych poleceń przełożonych, mieszczących się w zakresie merytorycznym jednostki organizacyjnej.
   

Wymagania: 

• wykształcenie średnie;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego;
• znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej;

pożądane:

• wykształcenie wyższe administracyjne, ekonomiczne;
• wiedza z zakresu przyznawania świadczeń pomocy materialnej studentom;
• wiedza z zakresu KPA obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym;
• administrowanie stronami internetowymi i portalami społecznościowymi.

Umiejętności: 

• dobra, praktyczna znajomość MS Office;
• obsługi urządzeń biurowych;
• obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym;
• tworzenie procedur administracyjnych i projektów aktów prawnych;
• sporządzanie protokołów z obrad i posiedzeń;
• analityczne, interpersonalne i komunikacyjne myślenie;
• precyzyjne wypowiadanie się w mowie i piśmie;
• organizowanie pracy własnej;
• współdziałanie i pracy w zespole;
• rozwiązywanie problemów;
• działanie pod wpływem stresu i presją czasu.
   

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji – min. 1 rok.

pożądane:

• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej.
   

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.
   

pożądana:

• język angielski na poziomie zaawansowanym.

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• elastyczność;
• kreatywność /inicjatywność;
• sumienność i dokładność;
• odporność na stres;
• asertywność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
•  dyspozycyjność;
• wysoka kultura osobista.

 
Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).
   

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.
    

Inne informacje:

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
6. Termin składania dokumentów upływa z dniem 24.07.2026
7. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4.943,00 zł brutto miesięcznie, powiększone o dodatek za wieloletnią pracę. Dodatek ten przysługuje po trzech latach zatrudnienia i wynosi 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, a następnie wzrasta o 1% za każdy kolejny rok pracy, aż do osiągnięcia maksymalnie 20% wynagrodzenia zasadniczego.

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/