Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Referenta/Referentkę  ds. administracyjnych i obsługi studentów w Dziekanacie Wydziału Bioinżynierii Zwierząt

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Referenta/Referentkę  ds. administracyjnych i obsługi studentów w Dziekanacie Wydziału Bioinżynierii Zwierząt

• Umowa na zastępstwo
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen
   

Główne zadania:

• prowadzenie dokumentacji toku studiów w zakresie przydzielonym przez przełożonego – m.in., kart  przebiegu studiów, podań studentów, zaświadczeń, - przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie  korespondencji wpływającej od studentów oraz przekazywanie jej właściwym osobom;
• wprowadzanie danych do systemów informatycznych uczelni (USOS, EZD, POL-on) oraz ich bieżąca aktualizacja zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• obsługa studentów i udzielanie informacji dotyczących przebiegu studiów, dokumentów, terminów zaliczeń, egzaminów, składania prac dyplomowych itp. – w bezpośrednim kontakcie lub drogą elektroniczną; 
• obsługa administracyjna komisji wydziałowych i egzaminacyjnych, w tym przygotowywanie dokumentów i ewidencjonowanie protokołów; 
• wydawanie i potwierdzanie zaświadczeń, legitymacji i decyzji administracyjnych, przygotowanych przez osoby uprawnione;
• obsługa bieżąca dokumentów w obiegu wewnętrznym, w tym sporządzanie pism, zaświadczeń absolwentom, zestawień, formularzy i raportów pod nadzorem przełożonego;
• prowadzenie rejestrów i ewidencji wynikających z zakresu obowiązków;, 
• archiwizacja dokumentacji;
• prowadzenie ewidencji i rozliczanie składników majątkowych będących na wyposażeniu stanowiska pracy; 
• współpraca z pracownikami innych jednostek organizacyjnych uczelni w zakresie obsługi toku studiów i  spraw administracyjnych studentów.

Wymagania:

• wykształcenie średnie;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego,
• znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym,
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej

pożądane: 

• wykształcenie wyższe: administracyjne, ekonomiczne;
  wiedza z zakresu przyznawania świadczeń pomocy materialnej studentom;
  wiedza z zakresu KPA.
   

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji – min.rok .

pożądane: 

• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej.
   

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.

pożądana: 

• znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym. 
   

Umiejętności: 

• dobra umiejętność obsługi pakietu MS-Office;
• obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym;
• obsługi urządzeń biurowych;
• tworzenia procedur administracyjnych i projektów aktów prawnych;
• sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;
• analityczne;
• interpersonalne i komunikacyjne;
• precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• organizowania pracy własnej;
• współdziałania i pracy w zespole;
• rozwiązywania problemów;
• działania pod wpływem stresu i presją czasu.

pożądane:

• administrowania stronami internetowymi i portalami społecznościowymi;

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• elastyczność;
• kreatywność /inicjatywność;
• sumienność i dokładność;
• odporność na stres;
• asertywność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• dyspozycyjność;
• wysoka kultura osobista.
   

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze). 

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
6. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 14.05.2026
8. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4.943,00 zł brutto miesięcznie, powiększone o dodatek za wieloletnią pracę. Dodatek ten przysługuje po trzech latach zatrudnienia i wynosi 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, a następnie wzrasta o 1% za każdy kolejny rok pracy, aż do osiągnięcia maksymalnie 20% wynagrodzenia zasadniczego.

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/