Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę w Centrum Zarządzania Projektami i Analiz Strategicznych

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę w Centrum Zarządzania Projektami i Analiz Strategicznych

• Liczba etatów: 1.
• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Wymiar czasu pracy: pełen 

Główne zadania:

• realizacja zadań związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem sekretariatu;
• koordynowanie procesów administracyjno-biurowych w tym:
  - koordynacja zebrań i spotkań;
  - prowadzenie kalendarza Dyrektora Centrum;
  - prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wychodzącej pocztą tradycyjną i mailową;
• prowadzenie ewidencji i rejestrów w tym:
  - wyjazdów służbowych jednostki;
  - prowadzenie ewidencji wewnętrznej środków trwałych oraz wyposażenia znajdującego się na stanie jednostki;
  - prowadzenie innych rejestrów i ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami;
• przygotowywanie projektów procedur, regulaminów i pism dotyczących obszaru działań Dyrektora Centrum i ich archiwizacja zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną;
• zapewnienie zgodności dokumentów z wewnętrznymi procedurami i przepisami prawa;
• opracowywanie informacji, raportów, analiz dla władz uczelni oraz instytucji zewnętrznych z zakresu działalności Dyrektora Centrum;
• wsparcie Dyrektora Centrum i pracowników mu podległych w organizacji i realizacji projektów;
• udział w spotkaniach i pracach zespołów działających w obszarze kompetencji Dyrektora Centrum;
• organizacja spotkań i podróży służbowych Dyrektora Centrum;
• obsługa systemów elektronicznych, w tym Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EZD);
• zapewnienie współpracy między jednostkami uczelni i instytucjami zewnętrznymi oraz dbałość o sprawny obieg informacji;

Wymagania:

• wykształcenie wyższe (administracja, zarządzanie, ekonomia lub pokrewne);
• doświadczenie w pracy z dokumentami (porządkowanie, strukturyzowanie, archiwizowanie);
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej oraz RODO;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem Uczelni;

Umiejętności:

• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office;
• obsługi urządzeń biurowych;
• umiejętnego wyciągania wniosków; 
• interpersonalne i komunikacyjne, precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• analityczne i planistyczne;
• współdziałania i pracy w zespole; 
• organizowania pracy własnej;
• pracy pod presją czasu;
• podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów, umiejętnego wyciągania wniosków;
• logicznego myślenia.

Znajomość języków obcych:

• Mile widziana znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym - B1/B2 

Doświadczenie zawodowe: 

• doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej minimum 2 lata. 

Cechy osobowości:

• komunikatywność; 
• elastyczność; 
• kreatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność; 
• sumienność i dokładność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• wysoka kultura osobista;
• odporność na stres; 
• asertywność;
• uczciwość;
• dyspozycyjność;
• wysoka kultura osobista.

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.
    

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz.U. z 2023 roku, poz. 1939 t.j.), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
6. Wymagane dokumenty należy składać w Biurze ds. Kadr i Płac ul. Michała Oczapowskiego 2, pok. 8, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie z imieniem, nazwiskiem oraz właściwą jednostką, w której odbywa się rekrutacja lub w wersji elektronicznej na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 23.03.2025.
8. Zgodnie z art.  24. Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:
   1. Podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej "procedurą zgłoszeń wewnętrznych", zgodną z wymogami określonymi w niniejszym rozdziale.
   2. Podmiot, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, a także podmioty, o których mowa w art. 23 ust. 5, mogą ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
   3. Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:
   1)zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo 
   2)przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
   4. Konsultacje, o których mowa w ust. 3, trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
   5. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
   6. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.