Historia edycji

Zarządzenie Nr 5/2018
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 29 stycznia 2018 roku

w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Działając na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, zarządza się, co następuje:

Przepisy ogólne

§ 1

1. Zarządzenie określa szczegółową organizację i zasady przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie (zwanym dalej Uniwersytetem).
2. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez pracowników Uniwersytetu, naruszenie praworządności lub interesów skarżących się osób, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw w Uniwersytecie.
3. Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom.
4. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpatrzenia.
5. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

§ 2

1. Do rozpatrywania skarg i wniosków uprawnionymi są:
      1) Rektor,
      2) Prorektorzy, w zakresie nadzorowanej przez nich działalności,
      3) Kanclerz, w zakresie nadzorowanej przez niego działalności,
      4) Dziekani,
      5) Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych,
      6) Kierownik Biura Kontroli Wewnętrznej.
2. Skargę lub wniosek w imieniu Rektora rozpatruje jednostka organizacyjna, zgodnie z jej właściwością, lub osoba upoważniona do tego przez Rektora.

§ 3

1. Czynności z zakresu nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należą do kompetencji Biura Kontroli Wewnętrznej.
2. Na żądanie Biura Kontroli Wewnętrznej jednostki organizacyjne są zobowiązane do udzielania pracownikom Biura informacji i wyjaśnień, dotyczących rozpatrywanych przez nie skarg lub wniosków.

Przyjmowanie skarg i wniosków

§ 4

Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

§ 5

1. W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy.
3. Przyjmujący skargę lub wniosek potwierdza ich przyjęcie na żądanie wnoszącego.

§ 6

1. Zainteresowani w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są przez osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-6 w dni robocze, w godzinach pracy Uniwersytetu, po uprzednim ustaleniu terminu spotkania z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Rektor przyjmuje zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków raz w tygodniu, w poniedziałki, w godzinach od 14.00 do 16.00.
3. Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-3 prowadzą wspólny Rejestr interesantów, do którego wpisują zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków, rodzaj sprawy i sposób jej załatwienia.
4. Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 4-6 prowadzą odrębne rejestry interesantów z uwzględnieniem pozycji, o których mowa w ust. 2.

§ 7

1. Skargi lub wnioski, wpływające do Uniwersytetu są niezwłocznie przekazywane do Rektora w celu zapoznania się z ich treścią.
2. Za przekazywanie skarg lub wniosków do Rektora, odpowiedzialne są osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 2-6.3. Rektor, po zapoznaniu się z treścią skargi lub wniosku, przekazuje je do rozpatrzenia właściwej merytorycznie jednostce organizacyjnej.

Rejestracja skarg i wniosków

§ 8

1. Skarga lub wniosek, niezwłocznie po zapoznaniu się z jej treścią przez Rektora, jest wpisywana do centralnego rejestru skarg i wniosków, prowadzonego przez Biuro Kontroli Wewnętrznej. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Za niezwłoczne przekazanie skargi lub wniosku do rejestracji odpowiedzialne są osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 2-6.
3. Informację o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, należy odnotować w centralnym rejestrze skarg i wniosków, na podstawie przekazanej do Biura Kontroli Wewnętrznej kopii odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

Terminy i sposób załatwienia sprawy

§ 9

Skargi i wnioski są załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od daty wpływu. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia skargi lub wniosku. W takim przypadku osoba rozpatrująca skargę lub wniosek zawiadamia o tym skarżącego lub wnioskodawcę podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin rozpatrzenia sprawy.

§ 10

1. Jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy osoba, której przekazano sprawę do rozpatrzenia, jest zobowiązana do zebrania niezbędnych materiałów. W tym celu może zwrócić się na piśmie do kierowników innych jednostek organizacyjnych o pisemne przekazanie wyjaśnień oraz kopii dokumentów mających związek ze sprawą.
2. Postępowanie wyjaśniające polega w szczególności na zebraniu materiałów dowodowych, ich analizie w kontekście zasadności skargi lub wniosku.
3. Przebieg postępowania wyjaśniającego dokumentuje się w sprawozdaniu z postępowania wyjaśniającego, które zawiera:
      1) wyszczególnienie zarzutów lub opis wniosku,
      2) rodzaj i zakres czynności przeprowadzonych w celu zbadania sprawy,
      3) stanowisko badającego sprawę i podstawy prawne, jeśli są wymagane,
      4) wnioski podsumowujące postępowanie i terminy ich realizacji,
      5) propozycję sposobu rozpatrzenia sprawy.
4. Osoba której przekazano skargę lub wniosek do rozpatrzenia, lub osoba upoważniona przez Rektora do jej rozpatrzenia, opracowuje na podstawie ustaleń postępowania wyjaśniającego zawiadomienie skarżącego lub wnioskodawcy o sposobie załatwienia skargi lub wniosku.
5. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób sprawa została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska osoby upoważnionej do załatwienia sprawy lub, jeżeli zawiadomienie sporządzone zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
6. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno zawierać pouczenie o treści art. 239 Kodeksu postępowania administracyjnego.
7. Zawiadomienie, o którym mowa w § 10 ust. 4, podpisane przez osobę uprawnioną do rozpatrzenia skargi lub wniosku wysyła się do skarżącego lub wnioskodawcy.

§ 11

W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków stosuje się przepisy rozdziału VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2017 poz. 1257, ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Dz.U. 2002 nr 5 poz. 46).

Rektor

prof. dr hab. Ryszard GÓRECKI