ZR/60/2026

Zarządzenie Nr 60/2026
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 10 lipca 2026 roku

w sprawie zasad rejestrowania umów w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Na podstawie art. 23 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.) oraz § 17 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, przyjętego Uchwałą Nr 494 Senatu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 21 maja 2019 roku w sprawie Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (ze zm.), zarządza się co następuje:

§1

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1) Uniwersytecie lub Uczelni - należy przez to rozumieć Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie;
2) Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.);
3) Uniwersyteckim Rejestrze Umów - należy przez to rozumieć rejestr wszystkich umów zawieranych przez Uniwersytet, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w niniejszym zarządzeniu;
4) Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) - należy przez to rozumieć rejestr umów, o którym mowa w Ustawie.

§ 2

1. Wprowadza się obowiązek rejestrowania umów zawartych przez Uczelnię w Uniwersyteckim Rejestrze Umów.
2. Uniwersytecki Rejestr Umów jest prowadzony w systemie informatycznym administrowanym przez Uczelnię.

§ 3

Obowiązek rejestracji umów w Uniwersyteckim Rejestrze Umów dotyczy wszystkich umów zawartych przez Uczelnię w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej, z wyłączeniem:
1) umów wynikających ze stosunku pracy, które są włączane do akt osobowych pracowników;
2) umów związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych;
3) umów i porozumień dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz umów i porozumień o współadministrowaniu danymi osobowymi;
4) innych umów, w odniesieniu do których Rektor podjął decyzję o ich nierejestrowaniu.

§ 4

1. Rejestracji umowy w Uniwersyteckim Rejestrze Umów dokonuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia.
2. Za dzień zawarcia umowy uważa się dzień podpisania jej przez ostatnią ze stron.
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do aneksów do umów.

§ 5

1. Dane wprowadzane do Uniwersyteckiego Rejestru Umów dzielą się na dane wymagane oraz dane opcjonalne. W Uniwersyteckim Rejestrze Umów zamieszcza się również cyfrowe kopie umów wraz z załącznikami (skan).
2. O zamieszczaniu w rejestrze danych opcjonalnych oraz o zakresie tych danych decyduje kierownik jednostki organizacyjnej rejestrującej umowę lub upoważniony pracownik jednostki (na wydziałach jest to dziekan lub upoważniony pracownik wydziału, zaś w Szkole Zdrowia Publicznego i Filii w Ełku dyrektor lub upoważniony pracownik jednostki).
3. Zamieszczanie danych opcjonalnych następuje zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z zachowaniem zasady minimalizacji danych osobowych.
4. Każdą kolejną umowę zawartą z tym samym kontrahentem rejestruje się pod odrębną pozycją w Uniwersyteckim Rejestrze Umów.
5. Numerację wpisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1.
6. Numer rejestrowy wpisu zawiera kolejny numer oraz rok i jest nadawany automatycznie w systemie w formacie SRU/rok/numer.
7. Numer rejestrowy nie jest tożsamy z numerem umowy nadawanym zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi obowiązującymi w Uniwersytecie.

§ 6

1. Administratorem systemu informatycznego, w którym prowadzony jest Uniwersytecki Rejestr Umów, jest Centrum Informatyczne.
2. Nadzór nad wprowadzaniem danych do Uniwersyteckiego Rejestru Umów sprawuje Kanclerz.
3. Dostęp do Uniwersyteckiego Rejestru Umów udziela Rektor lub Kanclerz.

§ 7

1. Jednostką organizacyjną rejestrującą umowę jest jednostka merytorycznie odpowiedzialna za jej przygotowanie, zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności przepisami kancelaryjno-archiwalnymi.
2. Jednostka, o której mowa w ust. 1, przechowuje oryginał umowy.

§ 8

1. Jednostki organizacyjne, o których mowa w § 7, są zobowiązane do dnia 31 lipca 2026 roku wprowadzić do Uniwersyteckiego Rejestru Umów wszystkie umowy wskazane w § 3 oraz aneksy do tych umów, które zostały zawarte od dnia 1 lipca 2026 roku.
2. Jednostki organizacyjne, o których mowa w § 7, są zobowiązane do dnia 30 listopada 2026 roku wprowadzić do Uniwersyteckiego Rejestru Umów obowiązujące umowy wskazane w § 3, które zostały zawarte przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia na czas nieokreślony, a także aneksy do tych umów.
3. W przypadku sporządzenia od dnia 1 lipca 2026 roku aneksu do umowy, o której mowa w ust. 2, zobowiązuje się jednostki organizacyjne, o których mowa w § 7, do wprowadzenia do Uniwersyteckiego Rejestru Umów zarówno aneksu, jak i umowy głównej - jeżeli nie została ona uprzednio zarejestrowana.

§ 9

1. Wprowadza się obowiązek rejestrowania umów zawieranych przez Uniwersytet w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU).
2. Administratorem Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) jest minister właściwy ds. finansów publicznych.
3. Udzielenie dostępu do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) następuje na zasadach określonych w odrębnych przepisach prawa.
4. Realizacja obowiązku, o którym mowa w ust. 1, następuje na podstawie danych przetwarzanych w Uniwersyteckim Rejestrze Umów.
5. Eksport danych dotyczących zarejestrowanych umów w zakresie i terminach określonych w Ustawie oraz wydanych do niej przepisach wykonawczych z Uniwersyteckiego Rejestru Umów do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) następuje sposób automatyczny.
6. Nadzór nad procesem, o którym mowa w ust. 5 sprawuje Kanclerz.

§ 10

1. Wprowadzanie oraz przekazywanie danych osobowych do Uniwersyteckiego Rejestru Umów oraz Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) odbywa się z poszanowaniem przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności z uwzględnieniem zasad minimalizacji danych, integralności i poufności danych osobowych.
2. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w Uniwersyteckim Rejestrze Umów i Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) oraz ich dalsze udostępnianie odbywają się wyłącznie na podstawie przepisów prawa albo upoważnienia nadanego przez Rektora lub Kanclerza.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor
dr hab. Jerzy A. Przyborowski, prof. UWM