ZR/5/2024

Zarządzenie Nr 5/2024
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie 
z dnia 8 stycznia 2024 roku

w sprawie wysokości honorarium w wynagrodzeniu zasadniczym ze stosunku pracy oraz z umów cywilnoprawnych, które stanowią podstawę do stosowania 50% normy kosztów uzyskania przychodu przy poborze zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

Na podstawie art. 116 ust. 7 i art. 23 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 742 ze zm.), z uwzględnieniem przepisów art. 22 ust. 9–10a i ust. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.) oraz na podstawie § 17 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, przyjętego Uchwałą Nr 494 Senatu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 21 maja 2019 roku w sprawie Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (ze zm.), zarządza się co następuje:

Dział I. Przepisy ogólne
§ 1

Niniejsze zarządzenie określa:
1) przejawy działalności twórczej w ramach stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych na Uniwersytecie Warmińsko-
    Mazurskim w Olsztynie (dalej „Uniwersytecie”), które stanowią podstawę do stosowania 50% normy kosztów uzyskania
    przychodów przy poborze zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (dalej „50% normy”),
2) część wynagrodzenia (honorarium) pracowników oraz osób wypełniających świadczenia określone w umowach
    cywilnoprawnych, które są objęte 50% normą,
3) okresy zatrudnienia, które nie będą uwzględniane przy stosowaniu przez Uniwersytet jako płatnika 50% normy,
4) podstawowe zasady dokumentowania okoliczności stanowiących podstawę stosowania 50% normy przez Uniwersytet
    jako płatnika.

§ 2

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) płatniku – rozumie się przez to Uniwersytet,
2) podatniku – rozumie się przez to osobę zatrudnioną na Uniwersytecie na podstawie mianowania albo umowy o pracę,
    a także osobę wypełniającą na rzecz Uniwersytetu określone świadczenia na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    wskutek której Uniwersytet jako płatnik jest obowiązany do poboru zaliczek na podatek dochodowy od tej osoby
    fizycznej,
3) pracowniku – rozumie się przez to zarówno nauczyciela akademickiego, jak i osobę zatrudnioną na Uniwersytecie
    na innym stanowisku, które osiągają przychody objęte normą 50% kosztów,
4) Prawie autorskim – rozumie się przez to przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach
    pokrewnych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy,
5) podatku dochodowym od osób fizycznych – rozumie się przez to podatek dochodowy od należnych wynagrodzeń
    i odpowiednio honorariów, od których zaliczki na ten podatek jest obowiązany pobierać Uniwersytet, stosownie
    do przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, mających zastosowanie
    w tej sprawie aktów wykonawczych do tej ustawy oraz właściwych umów międzynarodowych,
6) 50% normie – rozumie się przez to koszty uzyskania przychodów stanowiące podstawę pomniejszenia przychodów
    stosownie do art. 22 ust. 9–10a i ust. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
7) honorarium – rozumie się przez to przychody podatnika ze stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych, dotyczące
    utworów objętych Prawem autorskim,
8) wynagrodzeniu – rozumie się przez to przychody podatnika ze stosunku pracy i umów cywilnoprawnych, które w całości
    lub w odpowiedniej części może obejmować honorarium,
9) umowie cywilnoprawnej – rozumie się przez to odpowiednią umowę zawieraną zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego,
    na podstawie której do przychodu z wynagrodzenia za świadczenie Zleceniobiorcy bądź Wykonawcy na rzecz Uniwersytetu
    może być stosowana 50% norma.

§ 3

1. Utworem pracowniczym stworzonym przez pracownika jest powstały w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia.
2. Utworem powstałym w wyniku wykonywania obowiązków określonych w umowie cywilnoprawnej jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia, o ile umowa obejmuje licencję lub przeniesienie autorskich praw majątkowych na rzecz Uniwersytetu.

§ 4

1. Pracownikowi z tytułu stworzenia w ramach obowiązków pracowniczych utworu chronionego Prawem autorskim przysługuje prawo do naliczania i potrącania przez płatnika kosztów uzyskania z kwoty przychodów z tytułu nabycia i korzystania przez Uniwersytet z praw autorskich i praw pokrewnych, zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ust. 9–10a z zastrzeżeniem ust. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Prawo takie pracownikowi Uniwersytetu nie przysługuje, jeżeli stworzenie utworu, o jakim mowa w zdaniu poprzedzającym, następuje w ramach prowadzonej przezeń działalności gospodarczej (pozarolniczej lub rolniczej), samodzielnie bądź w charakterze wspólnika spółki osobowej.
2. Zasady, o których mowa w ust. 1, mają odpowiednie zastosowanie do osoby wykonującej na rzecz Uniwersytetu utwór chroniony prawem autorskim na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym także umowy licencyjnej.

Dział II. Nauczyciele akademiccy

§ 5

1. Wykonywanie obowiązków pracowników będących nauczycielami akademickimi stanowi działalność twórczą o indywidualnym charakterze, co stanowi podstawę do zastosowania 50% normy od całości przychodów ze stosunku pracy.
2. Za przychody, o których mowa w ust. 1, uważa się:
   1) wynagrodzenie zasadnicze,
   2) wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe albo godziny nadliczbowe,
   3) dodatek za staż pracy,
   4) dodatek funkcyjny,
   5) dodatek zadaniowy,
   6) dodatek specjalny,
   7) wynagrodzenie za udział w pracach komisji rekrutujących kandydatów na studia,
   8) wynagrodzenie za prace magisterskie/inżynierskie/licencjackie,
   9) wynagrodzenie z tytułu komercjalizacji badań know-how,
   10) wynagrodzenie za promotorstwo,
   11) wynagrodzenie za sporządzenie recenzji,
   12) wynagrodzenie członka komisji habilitacyjnej,
   13) wynagrodzenie za przeprowadzenie egzaminu w postępowaniu w sprawie nadania stopnia doktora,
   14) wynagrodzenie za dyżury kliniczne,
   15) dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych,
   16) dodatek za pełnienie funkcji społecznego inspektora pracy,
   17) inne dodatki, jeżeli zostały określone w regulaminie wynagradzania.
3. 50% normą objęte jest również:
   1) wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
   2) ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
   3) wynagrodzenie za płatny urlop naukowy,
   4) wynagrodzenie za płatny urlop w celu odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego,
       uczestnictwa w konferencji albo uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych
       z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej,
   5) wynagrodzenie za płatny urlop w celu uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych
       z Centrum Łukasiewicza lub instytutem Sieci Łukasiewicz,
   6) nagroda Rektora,
   7) jednorazowe dodatki do wynagrodzeń dla pracowników wydziałów, które w roku poprzedzającym
       wypłatę tego dodatku osiągnęły zysk,
   8) dodatkowe wynagrodzenie roczne,
   9) nagroda jubileuszowa,
   10)  odprawa emerytalna albo rentowa,
   11)  odprawa pieniężna z tytułu rozwiązania stosunku pracy,
   12)  odprawa dla pracownika powołanego do służby wojskowej.

§ 6

Normy 50% kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się do części wynagrodzenia bądź odpowiedniego zasiłku za czas nieobecności w pracy pracowników będących nauczycielami akademickimi wynikający z:
1) urlopu dla poratowania zdrowia, 
2) urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego,
    urlopu wychowawczego, 
3) zwolnienia lekarskiego, 
4) opieki nad zdrowym dzieckiem – 2 dni, 
5) zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem
    do lat 8, chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat lub innym chorym członkiem rodziny,
6) okresu pobierania świadczenia rehabilitacyjnego,
7) innej usprawiedliwionej nieobecności.

Dział III. Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi
i osoby wykonujące czynności na podstawie umów cywilnoprawnych

§ 7

Wynagrodzenie zasadnicze pracowników niebędących nauczycielami akademickimi składa się z następujących części:
1) honorarium z tytułu opracowań naukowych, badawczo-rozwojowych oraz innych utworów podlegających ochronie
    przewidzianej w Prawie autorskim, stanowiących wykładnik działalności twórczej – do 50% stawki wynagrodzenia
    zasadniczego, o ile z ustalonych warunków pracy i płacy na danym stanowisku wynika obowiązek ich stworzenia,
2) pozostałej części wynagrodzenia zasadniczego.

§ 8

Normy 50% kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się do części wynagrodzenia bądź odpowiedniego zasiłku za czas nieobecności w pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi wynikający z:
1) urlopu wypoczynkowego,
2) urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego,
    urlopu wychowawczego, 
3) zwolnienia lekarskiego, 
4) opieki nad zdrowym dzieckiem – 2 dni, 
5) zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem
    do lat 8, chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat lub innym chorym członkiem rodziny, 
6) okresu pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, 
7) innej usprawiedliwionej nieobecności.

§ 9

1. Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi zamierzający skorzystać z odliczenia kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50% od wynagrodzenia zasadniczego przy poborze miesięcznych zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, obowiązani są złożyć w Dziale Płac w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego rok podatkowy wniosek o przewidywanej wielkości udziału prac objętych prawami autorskimi w wynagrodzeniu zasadniczym, potwierdzony przez kierownika jednostki, w której pracownik jest zatrudniony. 
2. W przypadku zmiany wielkości udziału prac objętych prawami autorskimi w wynagrodzeniu zasadniczym, pracownicy są zobowiązani złożyć niezwłocznie odpowiednią korektę wniosku. Złożenie powyższego wniosku nie stanowi zmiany ustalonych w umowie o pracę warunków pracy i płacy.
3. W terminie do 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym pracownicy są obowiązani do złożenia oświadczenia o wykonaniu prac autorskich i twórczych podlegających ochronie przewidzianej w Prawie autorskim.
4. Pracownicy nowozatrudnieni są zobowiązani złożyć wniosek, o którym mowa w ust. 1, w Biurze ds. Kadr i Płac najpóźniej przed terminem pierwszej wypłaty wynagrodzenia.
5. Niezłożenie przez pracowników wniosków bądź oświadczeń, o których mowa w ust. 1–4, powoduje naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych według zasad stosowanych dla wynagrodzeń nieobjętych ochroną Prawa autorskiego.
6. Za rzetelność danych zawartych w oświadczeniach, o których mowa w ust. 1-4 odpowiedzialne są osoby składające oświadczenie.
7. Pracownicy są obowiązani sporządzać wykazy wykonanych w danym roku podatkowym prac naukowych objętych Prawem autorskim, które po potwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej zobowiązani są przechowywać przez okres 6 lat. Kopie takich wykazów należy również przechowywać w jednostce organizacyjnej, w której zatrudnieni są pracownicy.
8. We wnioskach, oświadczeniach i wykazach, o których mowa w ust. 1-4 i 7, dopuszczalne jest uwzględnienie tylko takich utworów, za które pracownicy nie otrzymali albo nie otrzymają wynagrodzenia z innego tytułu.
9. Wzory wniosków, oświadczeń i wykazów składanych przez pracowników Uniwersytetu uprawnionych do korzystania z 50% normy określają:
   1) załącznik nr 1 – wniosek pracownika o stosowanie norm kosztów uzyskania przychodu w stosunku do honorarium
       określonego w umowie o pracę,
   2) załącznik nr 2 – oświadczenie pracownika o pracach autorskich i twórczych wykonanych w ciągu roku podatkowego,
   3) załącznik nr 3 – wykaz prac autorskich i twórczych objętych Prawem autorskim.
10. Wnioski, o których mowa w ust. 1-2 i 4, oświadczenia, o których mowa w ust. 3, i wykazy, o których mowa w ust. 7, zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony pracownik.
11. Zasady określone w ust. 1–8 stosuje się odpowiednio do osób wykonujących czynności na podstawie umów cywilnoprawnych, z tym, że stosowne oświadczenia dotyczące kosztów uzyskania przychodów mogą być złożone w tekście umowy. 

§ 10

Wynagrodzenie za recenzje rozpraw doktorskich i habilitacyjnych oraz w postępowaniu o nadanie tytułu profesora, w całości jest objęte kosztami uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób fizycznych w wysokości 50%.

§ 11

1. Uwzględnienie przez płatnika normy 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu wykonania umowy cywilnoprawnej jest dopuszczalne, gdy:
   1) umowa zostaje zawarta w formie pisemnej,
   2) w treści umowy zostanie określony utwór będący przedmiotem świadczenia, w szczególności sposób jego utrwalenia,
   3) zleceniobiorca bądź wykonawca zobowiąże się przenieść na Uniwersytet autorskie prawa majątkowe lub udzielić
       licencji na określonych polach eksploatacji za wynagrodzeniem,
   4) zleceniobiorca bądź wykonawca złoży oświadczenie, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do utworu
       będącego przedmiotem umowy,
   5) zleceniobiorca bądź wykonawca złoży oświadczenie w przedmiocie stosowania normy 50% kosztów uzyskania
       przychodów,
   6) zleceniobiorca bądź wykonawca złoży oświadczenie, że przedmiotowych czynności nie wykonuje w ramach
       działalności gospodarczej,
   7) zleceniobiorca bądź wykonawca zobowiąże się przechowywać materiały świadczące o wykonaniu ustalonego
       świadczenia na warunkach wyżej przedstawionych przez okres 6 lat i na każde żądanie Uniwersytetu je przedstawiać.
2. Szczegółowe zasady zawierania umów cywilnoprawnych, ich treść, sposób odbioru dzieła lub potwierdzania wykonania umowy określa Rektor w drodze zarządzenia.

§ 12

Na pisemne żądanie kierownika jednostki organizacyjnej pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi oraz osoby wypełniające świadczenia na podstawie umowy cywilnoprawnej są obowiązani udzielić na piśmie wyjaśnień dotyczących podstaw do stosowania przez płatnika 50% normy, o jakiej mowa w niniejszym zarządzeniu.

§ 13

Pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi oraz osoba wypełniająca świadczenie określone w umowie cywilnoprawnej ponoszą odpowiedzialność prawną, w tym odszkodowawczą wobec Uniwersytetu w przypadku niespełnienia przesłanek korzystania z normy 50% kosztów uzyskania przychodów, jeżeli Uniwersytet uwzględnił na ich wniosek takie koszty uzyskania przychodów przy poborze zaliczek na podatek dochodowy.

Dział IV. Przepisy końcowe

§ 14

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 roku.
2. Traci moc Uchwała Nr 516 Senatu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 24 maja 2019 roku w sprawie wysokości honorarium w wynagrodzeniu zasadniczym ze stosunku pracy oraz z umów cywilnoprawnych, które stanowią podstawę do stosowania 50% normy kosztów uzyskania przychodu przy poborze zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (ze zm.).

Rektor
dr hab. Jerzy A. Przyborowski, prof. UWM