ZR/23/2018

Zarządzenie Nr 23/2018
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 26 marca 2018 roku

w sprawie zasad organizacji konferencji naukowej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowi się, co następuje:

§ 1

1. W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie organizowane są krajowe i międzynarodowe konferencje, seminaria i sympozja naukowe przez jednostki organizacyjne UWM w Olsztynie lub we współpracy tych jednostek z jednostkami spoza Uniwersytetu, zwane dalej konferencjami.
2. Konferencja ma charakter międzynarodowy, gdy co najmniej 1/3 referujących uczestników reprezentuje zagraniczne ośrodki naukowe.
3. Organizatorem konferencji w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest jednostka organizacyjna Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, koordynująca organizację konferencji.
4. Przedstawiciel organizatora konferencji, o którym mowa w ust. 3, zobowiązany jest złożyć do Biura ds. Nauki wniosek o wyrażenie zgody na jej organizację wraz z kalkulacją budżetu, nie później niż na 30 dni przed jej terminem. Wzór wniosku stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.cWniosek dostępny jest również na stronie http://www.uwm.edu.pl/konferencje.
5. Wraz z wnioskiem, przedstawiciel organizatora konferencji składa oświadczenie o charakterze wydarzenia. Wzór oświadczenia określa Załącznik nr 2.
6. W uzasadnionych przypadkach Prorektor ds. nauki może wyrazić zgodę na złożenie wniosku na organizację konferencji po terminie, o którym mowa w ust. 4.

§ 2

1. Źródłem finansowania konferencji są środki pochodzące z opłat wnoszonych przez uczestników konferencji, sponsorów, darczyńców oraz uzyskane z innych źródeł.
2. Za wszelkie transakcje finansowe dotyczące organizacji konferencji odpowiada przedstawiciel organizatora konferencji, zajmujący się przygotowaniem i przeprowadzeniem konferencji.
3. Rozliczenie budżetu konferencji powinno być dokonane przez organizatora konferencji na formularzu stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia, najpóźniej w ciągu 2 miesięcy od jej zakończenia.
4. Środki finansowe na organizację konferencji muszą być wykorzystane do dnia rozliczenia budżetu konferencji, chyba że publikacja materiałów pokonferencyjnych nastąpi w późniejszym terminie, wówczas należy wystąpić z wnioskiem do Prorektora ds. nauki o wyrażenie zgody na przeniesienie pozostałej do wydatkowania kwoty na rok następny.

§ 3

1. W przypadku publikacji materiałów pokonferencyjnych, przedstawiciel organizatora konferencji zobowiązany jest do pobierania od autorów prac lub innych podmiotów, którym przysługują autorskie prawa majątkowe, oświadczenia o wyrażeniu zgody na nieodpłatne korzystanie z tych prac przez Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie w celu ich rozpowszechniania. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Zarządzenia.
2. Opublikowane materiały pokonferencyjne przedstawiciel organizatora konferencji ma obowiązek niezwłocznie przekazać do Biblioteki Uniwersyteckiej.

§ 4

Za udostępnienie pomieszczeń i sprzętu na potrzeby organizacji konferencji, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie pobiera opłaty w wysokości zgodnej z aktualnym wewnętrznym cennikiem.

§ 5

Traci moc Zarządzenie nr 13 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 25 kwietnia 2002 roku z późn. zm., w sprawie zasad organizacji konferencji naukowej.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI