Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. administracyjnych w Sekretariacie Kwestora

Status: Aktualne

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. administracyjnych w Sekretariacie Kwestora

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen
   

Główne zadania:

• prowadzenie i organizacja pracy biura;
• odbieranie i przekazywanie korespondencji (tradycyjnej i elektronicznej);
• obsługa połączeń telefonicznych i poczty elektronicznej;
• rejestrowanie i archiwizacja pism przychodzących i wychodzących;
• sporządzanie pism, protokołów, notatek służbowych i innych dokumentów;
• przekazywanie dokumentów do odpowiednich komórek organizacyjnych;
• organizacja zebrań, narad i spotkań służbowych (przygotowanie materiałów, obsługa techniczna);
• prowadzenie ewidencji czasu pracy, delegacji, urlopów i nieobecności pracowników;
• prowadzenie ewidencji środków trwałych, materiałów biurowych i ich zamawianie;
• utrzymywanie kontaktów z innymi jednostkami organizacyjnymi oraz partnerami zewnętrznymi;
• przekazywanie informacji zgodnie z obiegiem dokumentów i ustaloną hierarchią służbową;
• nadzór nad zaopatrzeniem biura w materiały eksploatacyjne;
• dbanie o porządek i organizację przestrzeni biurowej;
• obsługa sprzętu biurowego;
• wprowadzanie danych do systemów elektronicznego obiegu dokumentów (np EZD);
• realizacja zadań wynikających z bieżących potrzeb jednostki;
• współudział w przygotowywaniu sprawozdań, raportów i zestawień;
• zastępowanie pracownika wskazanego przez przełożonego;
• wykonywanie innych poleceń przełożonych, mieszczących się w zakresie merytorycznym jednostki organizacyjnej.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej

pożądane: 

• wykształcenie wyższe: administracyjne, ekonomiczne;
• ukończone kursy lub szkolenia z zakresu funkcjonowania;
• szkolnictwa wyższego;
   

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji – min. 3 lata.

pożądane:

• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej.
   

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,

pożądana: 

• znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym. 
   

Umiejętności: 

• dobra umiejętność obsługi pakietu MS-Office;
• obsługi urządzeń biurowych;
• sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;
• analityczne;
• interpersonalne i komunikacyjne;
• precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• organizowania pracy własnej;
• współdziałania i pracy w zespole;
• rozwiązywania problemów;
• działania pod wpływem stresu i presją czasu.
   

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• elastyczność;
• kreatywność /inicjatywność;
• sumienność i dokładność;
•  odporność na stres;
• asertywność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• dyspozycyjność;
• wysoka kultura osobista.
   

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze). 

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
6. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 01.04.2026
8. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5.422,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia dodane na końcu ogłoszenia razem z terminem składania ofert.

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/