Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. administracyjnych i obsługi studentów w Dziekanacie Wydziału Medycyny Weterynaryjnej

Status: Aktualne

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Specjalistę/Specjalistkę ds. administracyjnych i obsługi studentów w Dziekanacie Wydziału Medycyny Weterynaryjnej

• Umowa na okres próbny z możliwością przedłużenia na czas określony/nieokreślony
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen
   

Główne zadania:

• realizacja strategii i polityki w obszarze dotyczącym działalności administracyjnej Wydziału, procesu kształcenia i toku studiów studentów Wydziału,
• realizacja zadań związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem Władz,
• opracowywanie projektów procedur administracyjnych i wewnętrznych aktów prawnych,
• obsługa administracyjna oraz opracowywanie dokumentacji będącej przedmiotem posiedzeń ciał kolegialnych Wydziału,
• upowszechnianie wśród pracowników, studentów i doktorantów Wydziału aktów prawnych oraz decyzji organów kolegialnych i jednoosobowych,
• realizacja zadań dotyczących współpracy z otoczeniem gospodarczym, w tym obsługa administracyjna
• realizacja zadań dotyczących działań promocyjnych Wydziału,
• prowadzenie i aktualizacja danych umieszczanych na BIP oraz stronie internetowej Wydziału,
• sporządzanie i prowadzenie rejestru umów cywilno-prawnych na Wydziale i nadzór nad ich realizacją
• nadzór i przygotowanie dokumentacji dotyczącej prawidłowej realizacji programów studiów,
• prowadzenie dokumentacji toku studiów studentów oraz współpraca ze Szkołą Doktorską,
• nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Wydziału w zakresie prowadzenia dokumentacji Wydziałowego Systemu Zapewniania Jakości Kształcenia,
• opracowywanie i weryfikacja dokumentacji będącej przedmiotem posiedzeń Wydziałowego Zespołu ds. Programów Kształcenia/Komisji Programowej/Komisji Dydaktycznej,
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej ankietyzacji i oceny nauczycieli akademickich pracujących na Wydziale, - sprawowanie nadzoru nad obowiązującymi i archiwalnymi programami studiów,
• administrowanie sprawami związanymi z obsługą studentów, absolwentów i doktorantów Wydziału w obszarze toku studiów i pomocy materialnej,
• obsługa programów i systemów informatycznych w zakresie obsługi toku studiów oraz weryfikacja i bieżące uaktualnienie danych w nich zawartych,
• prowadzenie dokumentacji pomocy materialnej studentów Wydziału,
• bieżące rozliczanie i ewidencjonowanie należności z tytułu odpłatności za studia,
• prowadzenie rejestrów i ewidencji dotyczących toku studiów zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi,
• przygotowanie dokumentacji i pism oraz ich archiwizacja zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną,
• prowadzenie sprawozdawczości i przygotowywanie raportów, prezentacji, analiz i zestawień w zakresie objętym przedmiotem działania jednostki,
• zabezpieczanie i systematyczne rozliczanie druków ścisłego zarachowania oraz zabezpieczenie pieczęci i dokumentacji toku studiów, w tym akt osobowych studentów, absolwentów i doktorantów Wydziału,
• monitorowanie wewnętrznych aktów prawnych dotyczących spraw studenckich, toku studiów i pomocy materialnej.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe

pożądane: 

• wykształcenie wyższe: administracyjne, prawne, ekonomiczne;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego;
• znajomość przepisów prawa o szkolnictwie wyższym;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej.
• wiedza z zakresu przyznawania świadczeń pomocy materialnej studentom;
• wiedza z zakresu KPA.
   

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji – min. 3 lata.

Pożądane:

• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej.
   

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.

Pożądana: 

• znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym. 
   

Umiejętności: 

• dobra umiejętność obsługi pakietu MS-Office;
• obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym;
• obsługi urządzeń biurowych;
• tworzenia procedur administracyjnych i projektów aktów prawnych;
• sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;
• analityczne;
• interpersonalne i komunikacyjne;
• precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• organizowania pracy własnej;
• współdziałania i pracy w zespole;
• rozwiązywania problemów;
• działania pod wpływem stresu i presją czasu.

Pożądane:

• administrowania stronami internetowymi i portalami społecznościowymi.
   

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• elastyczność;
• kreatywność /inicjatywność;
• sumienność i dokładność;
•  odporność na stres;
• asertywność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• wysoka kultura osobista.
   

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze). 

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Kandydat, który zostanie wybrany w procesie rekrutacji przed zatrudnieniem będzie zobowiązany o złożenia oświadczenia o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.) oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.
6. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl
7. Termin składania dokumentów upływa z dniem 08.04.2026 r.
8. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5.422,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia dodane na końcu ogłoszenia razem z terminem składania ofert.

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/