Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Referenta/Referentkę  ds. Administracyjnych Biura Rektora

Status: Aktualne

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie zatrudni Referenta/Referentkę  ds. Administracyjnych Biura Rektora 
 

• Umowa na zastępstwo
• Liczba etatów: 1.
• Wymiar czasu pracy: pełen
   

Główne zadania:

• realizacja zadań związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem Władz Uczelni;
• obsługa administracyjno - biurowa sekretariatu Prorektora ds. kształcenia;
• opracowywanie projektów pism, dokumentów, aktów prawnych dotyczących działalności Prorektora;
• organizacja oraz obsługa zebrań i spotkań Prorektora;
• organizacja wyjazdów służbowych Prorektora;
• dbałość o estetykę strojów akademickich Prorektora oraz organizacja transportu na uroczystości;
• prowadzenie rejestrów i ewidencji związanych z przedmiotem działania jednostki;
• gromadzenie i przekazywanie Prorektorowi informacji niezbędnych do rozstrzygania rozpatrywanych spraw;
• obsługa administracyjna posiedzeń Rady Rektorskiej, w tym m.in. protokołowanie posiedzeń;
• przechowywanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną;
• pomoc w obsłudze techniczno-administracyjnej uroczystości ogólnouczelnianych i innych z udziałem Prorektora, w tym rezerwacja obiektów, nadzór nad ich przygotowaniem i wyposażeniem w niezbędny sprzęt, opracowywanie scenariusza z listą gości do powitania, uzgodnienia z właściwymi służbami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe;
• znajomość zagadnień związanych z funkcjonowaniem szkolnictwa wyższego;
• znajomość zasad prowadzenia i obiegu dokumentacji kancelaryjnej i archiwalnej.

Pożądane:

• wykształcenie wyższe administracyjne, ekonomiczne.

Umiejętności: 

• znajomość MS Office;
• obsługi urządzeń biurowych;
• sporządzania protokołów z obrad i posiedzeń;
• analityczne;
• interpersonalne i komunikacyjne;
• precyzyjnego wypowiadania się w mowie i piśmie;
• organizowania pracy własnej;
• współdziałania i pracy w zespole;
• rozwiązywania problemów;
• działania pod wpływem stresu i presją czasu;

Pożądane:

• obsługi programów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie wyższym;
• administrowania stronami internetowymi i portalami społecznościowymi;

Doświadczenie zawodowe:

• doświadczenie związane z realizacją zadań w obszarze administracji – min. 1 rok

Pożądane:

• doświadczenie w pracy w uczelni wyższej

Znajomość języków obcych:

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.

Pożądana:

• znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym.

Cechy osobowości:

• komunikatywność;
• samodzielność i odpowiedzialność;
• elastyczność;
• kreatywność /inicjatywność;
• sumienność i dokładność;
• odporność na stres;
• asertywność;
• otwartość na zmiany i rozwój własny;
• wysoka kultura osobista;
• dyspozycyjność.

Oferujemy:

• stabilność zatrudnienia w ramach umowy o pracę;
• pełny wymiar czasu pracy;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”;
• atrakcyjne zaplecze socjalne: dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie wypoczynku dzieci, benefity pracownicze;
• atrakcje kulturalne i sportowe;
• dostęp do pakietu Office (5 instalacji na osobę) dla wszystkich pracowników;
• możliwość skorzystania z ubezpieczenia grupowego;
• preferencyjne pożyczki;
• możliwość rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku i atmosferze sprzyjającej uczeniu się - dostęp do zasobów platformy edukacyjnej (kursy, szkolenia on-line, dostęp do wewnątrzuczelnianego programu szkoleń i kursów, dostęp do programu rozwoju indywidualnego w postaci sesji doradczo/coachingowych, etc.);
• kompleksowy onboarding (wdrożenie pracownicze).

Wymagane dokumenty i oświadczenia

1. CV i list motywacyjny.
2. Oświadczenie o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)”.

Inne informacje

1. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, niekompletne oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Złożone dokumenty nie będą zwracane.
3. Zakwalifikowani kandydaci zostaną powiadomieni telefonicznie lub mailowo o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej.
4. Uczelnia zastrzega sobie możliwość kontaktu jedynie z wybranymi kandydatami oraz prawo do powiadomienia o podjęciu decyzji w sprawie obsadzenia stanowiska jedynie wybranych kandydatów.
5. Wymagane dokumenty należy składać w Kancelarii Ogólnej (budynek Rektoratu) Michała Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji ds. Szkoleń i Rekrutacji, opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska, oraz właściwą jednostkę, w której odbywa się rekrutacja) lub w wersji elektronicznej w formie pdf na adres: rekrutacja_kadry@uwm.edu.pl  
6. Termin składania dokumentów upływa z dniem 27.10.2026
7. Początkowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4.943,00 zł brutto, plus dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej po trzech latach pracy 3% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego; dodatek ten wzrasta o 1% za każdy następny rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia.
    

Informujemy, że w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. 

Szczegóły znajdują się w Zarządzeniu Nr 76/2024 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 17 września 2024 roku (https://bip.uwm.edu.pl/artykuly/zarzadzenia-rektora/zarzadzenia-rektora-76-2024/).