Historia edycji

Zarządzenie Nr 51/2014

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 30 czerwca 2014 roku

 w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Administracji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

 

Działając na podstawie § 17 ust. 7 oraz 62 ust.1 Statutu Uniwersytetu Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie, zarządza się co następuje:

 

§ 1

1.  W Regulaminie Organizacyjnym Administracji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie wprowadza się następujące zmiany:

1)  dodaje się § 2a w brzmieniu:

㤠2a

1.  Pracownicy zatrudnieni w jednostkach organizacyjnych administracji Uniwersytetu  zobowiązani są do:

1)  przestrzegania:

a)   tajemnicy służbowej, 

b)  przepisów dotyczących przedmiotu ich działania oraz zasad ochrony danych uzyskanych w związku z realizacją powierzonych zadań,

c)   przepisów prawa pracy oraz wynikających z nich przepisów  bhp i p.poż.,

d)  terminowości  rozpatrywania spraw,

e)   zasad właściwego gospodarowania powierzonym mieniem oraz jego zabezpieczania,

2)  zachowania szczególnej dbałości o kompletność dokumentacji prowadzonych spraw,

3)  informowania przełożonych o stwierdzonych zagrożeniach wynikających z prowadzonych spraw.

2.  Z tytułu naruszenia zasad, o których mowa w ust. 1, pracownik ponosi odpowiedzialność określoną w odrębnych przepisach.”

2)     w § 3:

a)     w ust. 2 dodaje się pkt 14 w brzmieniu:

„14) przekazywanie do Biuletynu Informacji Publicznej informacji dotyczących zmian w jednostce organizacyjnej lub spraw z zakresu jej działania, celem aktualizacji.” 

b)    dodaje się ust. 4 w brzmieniu:

„4. Kierownicy jednostek organizacyjnych administracji, bez względu na ich podporządkowanie, są zobowiązani do współpracy z Kanclerzem w zakresie działań podejmowanych w związku z realizacją kompetencji określonych przepisami Statutu Uniwersytetu oraz ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym.”

3)     w § 4 ust. 5 po wyrazie „studentów” dodaje się „i doktorantów”,

4)     w § 6:

a)     ust. 1 otrzymuje brzmienie: 

„1. Zadania jednostek organizacyjnych administracji centralnej Uniwersytetu obejmują zarządzanie finansami i infrastrukturą materialną, obsługę pracowników, studentów oraz doktorantów i dotyczą w szczególności:

1)      prowadzenia i dokumentowania działalności finansowej Uniwersytetu,

2)      opracowywania planów rzeczowo-finansowych,

3)      opracowywania aktów prawa wewnętrznego, 

4)      gospodarowania majątkiem Uniwersytetu,

5)      obsługi badań i dydaktyki,

6)      kontroli wewnętrznej, sprawozdawczości i analizy,

7)      realizacji określonej przez Rektora i Senat polityki kadrowej i płacowej,

8)      nadzoru nad sprawami z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,

9)      realizacji inwestycji i remontów określonych w planach Uniwersytetu,

10)   prowadzenia zagadnień z zakresu ubezpieczeń, spraw socjalnych i bytowych pracowników oraz studentów,

11)   zapewnienia stanu bezpieczeństwa i porządku oraz dozoru mienia.

b)    ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Do podstawowych zadań jednostek organizacyjnych administracji centralnej należy:

1)      prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, spraw należących do zakresu działania danej jednostki,

2)      opracowywanie, we współpracy z radcą prawnym, projektów aktów prawa wewnętrznego zgodnie z właściwością rzeczową jednostki, 

3)      wzajemna współpraca, przez którą należy rozumieć udzielanie informacji, opinii oraz przekazywanie dokumentów w celu prawidłowego i terminowego wykonywania zadań wymagających współdziałania, 

4)      współdziałanie z jednostkami państwowymi, regionalnymi, podmiotami gospodarczymi, związkami zawodowymi.” 

c)     ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. Wnioski o zatrudnienie lub zmianę miejsca pracy pracowników jednostek organizacyjnych administracji pionu Kanclerza wymagają jego akceptacji.”

 

d)    dodaje się ust. 6-8 w brzmieniu:

„6. Jeżeli zmiana miejsca pracy wiąże się ze zmianą pionu, w którym usytuowana jest jednostka organizacyjna, wniosek wymaga akceptacji Kanclerza i właściwego Prorektora.

 7. Jednostki organizacyjne administracji, bez względu na swoją podległość, zobowiązane są do udzielania Prorektorom lub Kanclerzowi informacji niezbędnych do realizacji zadań.

 8. Spory kompetencyjne pomiędzy jednostkami organizacyjnymi administracji centralnej Uniwersytetu rozstrzyga:

1)   Rektor – w przypadku, gdy chociaż jedną stroną sporu jest jednostka podległa Rektorowi lub Prorektorowi, 

2)   Kanclerz – w przypadkach gdy strony sporu podlegają Kanclerzowi lub jego zastępcom.”

 

5)     w § 7:

a)     ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Podległość merytoryczna jednostek organizacyjnych administracji centralnej Uniwersytetu wynika z:

1)   przepisów zewnętrznych,

2)   decyzji Rektora o podziale kompetencji,

3)   decyzji Kanclerza o podziale kompetencji,

4)   Regulaminu organizacyjnego.”

b)    ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Decyzję, o której mowa w ust. 1 pkt. 3, Kanclerz wydaje po uzgodnieniu z Rektorem z uwzględnieniem odrębnych przepisów prawnych.” 

c)     skreśla się ust. 4,

d)    dotychczasowy ust. 5 staje się ust. 4.

6)     w § 8 ust. 2:

a)     w pkt. 2 dodaje się „Rektora”

 

b)     pkt 6 otrzymuje brzmienie:

„6) Stanowisko ds. Obsługi Prawnej”, 

c)      w pkt 8 skreśla się skrót „ds.”,

d)    skreśla się pkt 10.

 

7)     w § 9 po wyrazie „przepisów” stawia się kropkę, a dalszą część zdania skreśla się,

8)     w § 11:

a)     ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Biuro Rektora zapewnia obsługę sekretarską Rektora, Prorektorów i Dyrektora Gabinetu Rektora oraz obsługę administracyjną posiedzeń Senatu i uroczystości ogólnouczelnianych.”

b)     ust. 4 pkt 11 otrzymuje brzmienie:

„11) przechowywanie dokumentów dotyczących kontaktów zewnętrznych Uniwersytetu,”

c)     w ust. 4 po pkt 14 kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje się pkt 15 i 16 w brzmieniu:

„15) przechowywanie podstawowych dokumentów prawnych z zakresu funkcjonowania Uniwersytetu, 

 16) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych według obowiązujących zasad.”   

d)     skreśla się ust. 7,

 

9)     § 14 otrzymuje brzmienie:

㤠14

Stanowisko ds. Obsługi Prawnej

Stanowisko ds. Obsługi Prawnej realizuje w szczególności zadania w zakresie:  

1) sporządzania opinii na potrzeby Rektora, Prorektorów lub Kanclerza oraz udzielania porad prawnych i wyjaśnień z zakresu stosowania prawa, 

2) informowania, w drodze pisemnych oświadczeń, o stwierdzonych podczas przygotowywania opinii, zagrożeniach z tytułu podjęcia decyzji będącej przedmiotem opinii,

3) informowania organów Uniwersytetu o:

a)  zmianach w obowiązującym stanie prawnym z zakresu działalności Uniwersytetu,

b) uchybieniach w przestrzeganiu prawa i skutkach tych uchybień, 

4)  pomocy prawnej w prowadzonych przez Uniwersytet negocjacjach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, w tym zwłaszcza umów długoterminowych, nietypowych lub dotyczących przedmiotu o znacznej wartości, jak również umów z kontrahentami zagranicznymi, 

5)  nadzoru prawnego nad egzekucją należności Uniwersytetu, 

6)  występowania w charakterze pełnomocnika Uniwersytetu w postępowaniach sądowych, administracyjnych oraz przed innymi organami orzekającymi, 

7) pomocy prawnej w tworzeniu wewnętrznych aktów normatywnych w Uniwersytecie oraz projektów umów,

8) udzielania wskazówek odnośnie sposobu zbierania materiałów potrzebnych do wykazania winy w razie popełnienia przestępstwa na szkodę Uniwersytetu oraz gromadzenie materiałów potrzebnych do uzasadnienia roszczeń majątkowych lub obrony interesów w postępowaniu sądowym, a także administracyjnym i nadzór nad wykonaniem tych czynności, a w przypadku szkody wynikłej z przestępstwa – przedstawianie wniosków dotyczących zabezpieczenia roszczeń i wszczęcia właściwych kroków sądowych,

9)  przechowywania i archiwizowania akt prowadzonych spraw,

10)  opracowywania sprawozdań w zakresie swojego działania.” 

10) w § 15:

a) wprowadza się ust. 1 w brzmieniu: 

„1. Zespół Kontroli Wewnętrznej podlega Rektorowi i realizuje zadania mające na celu doskonalenie zarządzania Uniwersytetem. 

b) dotychczasowa treść przepisu staje się ust. 2, w którym w pkt 1 po wyrazie „gospodarki” skreśla się „finansowej”,

 

11) w § 16:

a)   skreśla się skrót „ds.” pozostawiając nazwę Biuro Mediów i Promocji,

b)    w ust. 3 pkt 12 otrzymuje brzmienie:

„12) koordynacja i nadzór nad pracą Biura Mediów i Promocji  w zakresie: 

a) produkcji programów telewizyjnych o Uniwersytecie,

b) opracowywania materiałów do wydawnictw promocyjnych,

c) redakcji  „Wiadomości Uniwersyteckich”.

 

12) § 18 skreśla się 

 

13) § 20 otrzymuje brzmienie:

㤠20

Dział Kadr

Do zadań Działu Kadr należy:

1) prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej w odniesieniu do wszystkich grup pracowników oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi uczelni w sprawach dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy w Uniwersytecie,

2) stały monitoring zmian przepisów prawa pracy i prawa o szkolnictwie wyższym oraz ich właściwa interpretacja dla potrzeb Działu oraz polityki kadrowej Uniwersytetu,

3) tworzenie wewnętrznych regulacji dotyczących polityki kadrowej w Uniwersytecie i nadzór nad ich przestrzeganiem,

4) prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dokumentacji związanej z zatrudnianiem, przebiegiem zatrudnienia, rozwiązaniem stosunku pracy w Uniwersytecie oraz dokumentacji związanej z przejściem pracowników Uczelni na emeryturę bądź rentę, 

5) prowadzenie bazy danych nauczycieli akademickich firmujących kierunki kształcenia w Uniwersytecie,

6) sporządzanie analiz, raportów oraz prognoz kadrowych,

7)  nadzór nad terminowym dokonywaniem okresowych ocen pracowników, obsługa administracyjna procesu oceny,

8)  współdziałanie z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, związkami zawodowymi, komisjami senackimi i rektorskimi w zakresie obsługiwanego obszaru, 

9) kierowanie i nadzorowanie przebiegu wstępnych badań lekarskich nowo przyjętych pracowników Uniwersytetu,

10)  kształtowanie właściwej polityki informacyjnej w zakresie spraw pracowniczych w Uniwersytecie i współtworzenie kultury organizacyjnej w Uniwersytecie,

11)  wprowadzanie we współpracy z właściwymi merytorycznie jednostkami organizacyjnymi informacji z zakresu spraw kadrowych do systemów informatycznych funkcjonujących w Uniwersytecie, w tym POL-on i USOS, oraz prowadzenie sprawozdawczości w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami prawa, w tym m.in. danych statystycznych na potrzeby GUS, PFRON, MNiSzW, POL-on,

12) opracowywanie, przy współudziale kierowników jednostek organizacyjnych, wniosków w sprawach odznaczeń i wyróżnień pracowników oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,

13) prowadzenie dokumentacji w sprawach:

a)  nagród Rektora i Ministra,

b)  awansów pracowników,

c)  postępowania kwalifikacyjnego dotyczącego zatrudniania nauczycieli akademickich na poszczególne stanowiska, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

d) podnoszenia kwalifikacji zawodowych poza Uniwersytetem, 

e)  przygotowania dyplomów stopnia doktora i doktora habilitowanego,14)   opracowywanie planów szkoleń pracowniczych oraz prowadzenie spraw  związanych ze szkoleniami i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników Uniwersytetu, 

15)  zapewnienie obsługi administracyjnej: Senackiej Komisji ds. Kadrowych, Uczelnianej Komisji Oceniającej, Komisji Dyscyplinarnej ds. Nauczycieli Akademickich, Komisji ds. opiniowania wniosków o tytuł doktora honoris causa,

16)   przekazywanie jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy inwentaryzacji bieżących informacji o zmianach kadrowych na stanowiskach osób materialnie odpowiedzialnych,

17)  dokonywanie zgłoszenia pracowników i członków ich rodzin do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,

18)  realizacja innych zadań wynikających w szczególności z przepisów prawa pracy i przepisów o ubezpieczeniach społecznych.”

 

14) § 21 otrzymuje brzmienie:

㤠21

Sekcja Socjalna 

 

1.   Sekcja Socjalna funkcjonuje w ramach Działu Kadr.

2.   Do zadań Sekcji należy:

1)      przestrzeganie zapisów Regulaminu ZFŚS Uniwersytetu określającego zasady polityki socjalnej oraz monitorowanie zmian w tym Regulaminie,

2)   opracowywanie preliminarza dochodów i wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej Funduszem, na dany rok oraz bieżące monitorowanie wykorzystania tych środków, 

3)  współpraca z działającymi w Uniwersytecie związkami zawodowymi w zakresie spraw socjalnych,

4) prowadzenie i bieżące aktualizowanie bazy danych osób uprawnionych do korzystania z pomocy i świadczeń socjalnych, 

5) przyjmowanie i weryfikacja formalna wniosków (wraz z niezbędnymi załącznikami) osób uprawnionych, ubiegających się o przyznanie świadczeń socjalnych i mieszkaniowych,

6)  przekazywanie kompletnych wniosków osób ubiegających się o przyznanie świadczenia z Funduszu na posiedzenia poszczególnych komisji,

7)  obsługa administracyjna, powołanych przez Rektora, komisji właściwych w sprawach gospodarowania środkami Funduszu, tj:

a)  Komisji Zapomogowej,

b)  Komisji Pożyczkowej,

c)  Komisji Wypoczynkowo-Rekreacyjnej,

d)  Komisji Pracowniczego Programu Emerytalnego;

8) przedkładanie do akceptacji Rektorowi, po wcześniejszym uzgodnieniu z działającymi 
w Uniwersytecie związkami zawodowymi, protokołów z posiedzeń poszczególnych komisji i sporządzanie list wypłat na podstawie zatwierdzonych protokołów posiedzeń poszczególnych komisji z uwzględnieniem odpowiedniej wersji elektronicznej,

9) sporządzanie sprawozdań z zakresu zadań realizowanych przez Sekcję oraz stanu wykorzystania środków Funduszu na poszczególne cele,

10) sporządzanie miesięcznych deklaracji podatkowych PIT4 i 8A z uwzględnieniem Wydziału Nauk Medycznych oraz sporządzanie rocznych deklaracji podatkowych PIT11, 

11) administrowanie uczelnianą bazą rekreacyjno-wypoczynkową, 

12) przygotowywanie wniosków w sprawach postępowań o zamówienia publiczne w zakresie zakupów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania uczelnianej bazy rekreacyjno-wypoczynkowej oraz współpraca z jednostką organizacyjną właściwą ds. zamówień publicznych w toku postępowania w sprawach o zamówienia publiczne, 

13) współpraca z podmiotami zewnętrznymi oraz jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu przy organizowaniu imprez kulturalnych, 

14) informowanie społeczności akademickiej o planowanych akcjach socjalnych, terminach posiedzeń poszczególnych komisji np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej Uniwersytetu.”

 

15) § 22 otrzymuje brzmienie:

㤠22

Biuro ds. Projektów Zagranicznych

 

1.   Biuro ds. Projektów Zagranicznych jest jednostką organizacyjną administracji Uniwersytetu wspierającą prace związane z przygotowaniem uczelnianych i wydziałowych wniosków o dofinansowanie z funduszy europejskich i innych funduszy zagranicznych, zwanych dalej funduszami zagranicznymi.

2.   Strukturę Biura ds. Projektów Zagranicznych stanowią:

1) Zespół Projektów Edukacyjno-Szkoleniowych realizujący projekty z zakresu działania Prorektora ds. Kształcenia,

2) Zespół ds. Projektów Inwestycyjnych realizujący projekty z zakresu nadzoru Kanclerza,

3) Zespół ds. Projektów Badawczych realizujący projekty z zakresu działania Prorektora ds. Nauki,

4) Stanowisko ds. Zapewnienia Trwałości Projektów.

3.   Do zakresu działania Biura ds. Projektów Zagranicznych należy w szczególności:

1) współudział w przygotowaniu, realizacji i rozliczaniu projektów;

2) nadzór nad prawidłowym, z punktu widzenia obowiązujących przepisów i zawartych umów, przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem projektów współfinansowanych z funduszy zagranicznych;

3) kontrola zgodności realizacji projektów z obowiązującymi przepisami i umowami,

4) pomoc formalno-prawna w procesie aplikacji i realizacji projektów przez pracowników Uniwersytetu;

5) monitoring projektów na podstawie informacji o zaawansowaniu ich realizacji składanej przez kierowników projektów z uwzględnieniem obowiązujących  przepisów oraz treści zawartych w tym zakresie umów;

6) podejmowanie działań zmierzających do eliminacji nieprawidłowości i zagrożeń stwierdzonych w trakcie realizacji projektu;

7) analiza wyników kontroli związanych z procesem przygotowania i realizacji projektów oraz opracowywanie na jej podstawie procedur umożliwiających uniknięcia błędów przy realizacji kolejnych projektów;

8) udzielanie informacji dotyczących procedur obowiązujących w procesie tworzenia i realizacji projektów finansowanych z funduszy zagranicznych;

9) prowadzenie rejestrów: 

a) rozpoczęcia prac nad projektem,

b) umów o dofinansowanie projektu,

10)   rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących dotyczących realizacji projektów oraz ich wstępna kontrola w zakresie kompletności i zachowania uprawnień do podpisywania dokumentów;

11)   przedstawianie właściwym Prorektorom i Kanclerzowi  informacji o złożonych wnioskach o dofinansowanie projektów oraz zawansowaniu prac nad ich realizacją;

12)   przedstawianie bieżącej informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach w projektach i zagrożeniach ich realizacji;

13)   nadzór nad przekazywaniem do archiwum oryginalnej dokumentacji dotyczącej realizacji projektu po okresie przechowywania jej w jednostce realizującej projekt;

14)   obsługa administracyjno-organizacyjna instytucji przeprowadzających kontrole projektów”.

 

16) dodaje się § 22a w brzmieniu: 

„ § 22 a

Sekcja Planowania i Analiz

Do zadań Sekcji Planowania i Analiz należy:

1) sporządzanie założeń do opracowania rocznych planów finansowych wydziałów,  jednostek międzywydziałowych, ogólnouczelnianych i administracji obejmującej w szczególności:

a) podział dotacji wg algorytmu,

b) prowadzenie monitoringu stanu zatrudnienia,

c) wyliczanie przewidywanych przychodów z tytułu odpłatnych form kształcenia,

d) rozliczenie świadczeń usług dydaktycznych między wydziałami i jednostkami ogólnouczelnianymi,

e)  prognozę kosztów rzeczowych,

f)  ustalanie stanu studentów według określonych kryteriów,

2) opracowywanie wspólnie z Kwesturą planów rzeczowo – finansowych Uniwersytetu oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planów na potrzeby Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa Zdrowia,

3) opracowywanie planów finansowych wydziałów, jednostek międzywydziałowych, ogólnouczelnianych i administracji oraz sporządzanie okresowych raportów z ich wykonania,

4) monitoring realizacji planu rzeczowo – finansowego Uniwersytetu,

5) podział środków finansowych na pokrycie kosztów limitowanych wydziałów i pozostałych jednostek oraz ich okresowe rozliczanie,

6) przygotowywanie wniosków o zwiększenie dotacji podstawowej Uczelni,

7) sporządzanie kalkulacji kosztów różnych z zakresów działania Uniwersytetu,

8) sporządzanie, wg potrzeb lub na polecenie kierownictwa Uniwersytetu, w szczególności:

a) analiz kosztów kształcenia,

b) analiz funduszu płac,

c) kalkulacji opłaty rekrutacyjnej,

d) kalkulacji kosztów godzin dydaktycznych,

e) kalkulacji kosztów kształcenia na nowo powoływanych kierunkach studiów,

9) koordynacja baz danych niezbędnych do podziału dotacji z budżetu państwa,

10) sporządzanie informacji na potrzeby Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa Zdrowia dotyczących prac planistycznych w sprawie opracowania wieloletnich projektów ustaw budżetowych,

11) obsługa Senackiej Komisji ds. Rozwoju i Finansów Uczelni,

12) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie zadań realizowanych przez Sekcję,

13) przygotowywanie materiałów na potrzeby kierownictwa Uniwersytetu w zakresie zadań realizowanych przez Sekcję,

14) sporządzanie sprawozdań z działalności Uniwersytetu w zakresie zadań realizowanych przez Sekcję,

15) przygotowywanie danych finansowych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z realizacji zadań inwestycyjnych,

16)  współpraca z Kanclerzem przy przygotowywaniu wniosków inwestycyjnych do ministerstw,

17)  przygotowywanie we współpracy z Kwestorem, Kanclerzem i Biurem do spraw Projektów Zagranicznych wniosków o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa.

18) § 28 otrzymuje brzmienie:

㤠28

Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych

Do zadań Biura ds. Osób Niepełnosprawnych należy:

1)  prowadzenie spraw związanych ze studentami niepełnosprawnymi,

2)  opracowywanie i aktualizacja bazy studentów niepełnosprawnych,

3)  rozpoznawanie potrzeb studentów niepełnosprawnych oraz inicjowanie działań zmierzających do likwidacji zidentyfikowanych barier utrudniających naukę studentom niepełnosprawnym,

4)  prowadzenie wypożyczalni sprzętu wspomagającego naukę studentów niepełnosprawnych

5)  organizacja spotkań indywidualnych i grupowych ze studentami niepełnosprawnymi

6)  udzielanie indywidualnej pomocy studentom niepełnosprawnym w zakresie prowadzonych studiów,

7)  promocja działań biura,

8)  współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu,

9)  sprawozdawczość w zakresie wykonywanych zadań.”

18) w § 30:

a)       ust. 1 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

 „2) Zastępcy Kanclerza ds. Administracyjno-Gospodarczych”,

b)      ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Kanclerza, podczas nieobecności, zastępują zastępcy, każdy w zakresie powierzonych mu kompetencji.”

c)       ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Decyzje w sprawach należących do wyłącznej kompetencji Kanclerza, podczas jego nieobecności, podejmuje wskazany przez niego zastępca.”

19) w § 32:

a)       w ust. 1 skreśla się pkt 2,

b)      w ust. 2 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) Dział Obsługi Gospodarczej i Terenów Zieleni”,

c)       w uat. 2 pkt 6 otrzymuje brzmienie:

„6) Stanowisko ds. Gospodarowania Odpadami”,

d)      w ust. 3 pkt 3 otrzymuje brzmienie:

„3) Stanowisko ds. Ochrony Przeciwpożarowej”,

e)       ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Kwestor nadzoruje wykonywanie zadań przez:

1)       Sekretariat,

2)       Sekcję ds. Procedur Księgowych i Bankowych,

3)       Dział Kontroli Finansowej,

4)       Samodzielne Stanowisko ds. Księgowości Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.”    

f)        ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. Zastępca Kwestora ds. Działalności Naukowo-Badawczej nadzoruje:

1)     Dział Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych

2)     Sekcję ds. Podatku VAT.”

20) skreśla się § 34 

21)   w § 41 w pkt 1 po wyrażeniu „zgodnie z” dodaje się z „obowiązującymi przepisami i”,

22) w § 42:

a)     pkt 3 otrzymuje brzmienie: 

„3) konserwacja i naprawa sprzętu w salach dydaktycznych ogólnouczelnianych oraz w innych jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu,”

b)     pkt 8 otrzymuje brzmienie: 

„8) udostępnianie sprzętu audiowizualnego pozostającego w dyspozycji Działu,”

 

23) w § 45:

a)   w pkt. 4 skreśla się „oraz właściwym sporządzaniu spisu odczynników grupy A,B i pozostałych”,

b)   w pkt. 5 skreśla się „co do zgodności z przyjętą klasyfikacją odpadów sporządzoną przez wytwarzającego odpady”,

c)   pkt. 6 otrzymuje brzmienie:

 „6) nadzór nad prawidłowością przechowywania odczynników chemicznych i ich ewidencjonowaniem w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu,”

24) Regulamin organizacyjny od § 51 otrzymuje brzmienie:

 

"JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE KWESTOROWI

 

§ 51

Sekretariat

 

Do zadań sekretariatu należy: 

1) prowadzenie i obsługa sekretariatu,

2) ewidencja pieczęci używanych w jednostkach podległych Kwestorowi,

3) rejestr aktualnych badań lekarskich oraz wejść i wyjść kierowników działów kwestury,

4) prowadzenie ewidencji wyposażenia będącego na stanie kwestury,

5) prowadzenie rejestru i przekazywanie korespondencji oraz przygotowywanie pism urzędowych, 

6) prowadzenie podręcznego archiwum kwestury,

7) aktualizowanie informacji o kwesturze na stronie www Uniwersytetu i w BIP.

 

§ 52

Sekcja ds. Procedur Księgowych i Bankowych

 

Do zadań Sekcji ds. Procedur Księgowych i Bankowych należy:

1) wdrażanie procedur księgowych i schematów księgowań,

2) administrowanie planem kont i dostosowywanie go do potrzeb sprawozdawczych Uniwersytetu,

3) zarządzanie uprawnieniami użytkowników do systemu finansowo-księgowego, w tym konfiguracja punktów dostępu,

4) przygotowywanie projektów zmian przepisów wewnętrznych w zakresie zadań Kwestury,

5) definiowanie sprawozdań i ich aktualizowanie w systemie finansowo-księgowym,

6) kontrola środków na rachunkach bankowych,

7) planowanie przepływów środków finansowych,

8) obsługa kart służbowych debetowych i kontrola ich stanu środków,

9) otwieranie i zamykanie kont bankowych,

10) nadawanie uprawnień do dokonywania operacji na rachunkach bankowych,

11) współpraca z bankiem w zakresie wdrażania produktów bankowych, zgłaszanie usterek i reklamacji przy użytkowaniu systemu bankowego, 

12) obsługa płatności złotówkowych i walutowych w systemie bankowości elektronicznej.

 

§ 53

Dział Kontroli Finansowej

 

Do zadań Działu Kontroli Finansowej należy:

1) przyjmowanie i prowadzenie rejestru dokumentów finansowo-księgowych z jednostek organizacyjnych Uniwersytetu oraz współpraca z tymi jednostkami w zakresie prawidłowego i terminowego przepływu dokumentów księgowych,

2) kontrola dokumentów finansowo-księgowych pod względem formalno–rachunkowym,

3) wstępna dekretacja dokumentów finansowo-księgowych i ich wprowadzanie do systemu finansowo-księgowego,

4) rozliczanie delegacji służbowych, ryczałtów samochodowych, rachunków i dowodów wewnętrznych,

5) weryfikacja wniosków dotyczących wydatków Uniwersytetu pod kątem stanu środków w budżecie,

6) informowanie dysponentów o stanie środków w ich budżetach.

 

§ 54

Samodzielne Stanowisko ds. Księgowości Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej

 

Do zadań pracownika kasy należy:

1) prowadzenie księgowości Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,

2) ewidencja rozrachunków z pracownikami w zakresie PKZP oraz w zakresie pożyczek przyznanych z ZFŚS,

3) sporządzanie sprawozdań finansowo-księgowych w zakresie działalności PKZP,

4) współpraca z zarządem PKZP w zakresie dotyczącym finansów PKZP.

 

JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE ZASTĘPCY KWESTORA ds. FINANSOWO-KSIĘGOWYCH

 

§ 55

Dział Płac

Do zadań Działu Płac należy:

1) kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych stanowiących podstawę wypłat wynagrodzeń i zasiłków ZUS, 

2) naliczanie wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zasiłków ZUS, umów o dzieło, umów zleceń, stypendiów stażowych, dodatków stażowych, praw majątkowych, umów licencyjnych, ugód sądowych i pozasądowych,

3) pobieranie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i rozliczanie tego podatku z Urzędem Skarbowym, w tym sporządzania deklaracji,

4) rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, w tym sporządzanie deklaracji ZUS,

5) dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń według obowiązujących przepisów,

6) sporządzanie sprawozdań do GUS w zakresie wypłaconych wynagrodzeń osobowych i bezosobowych,

7) wystawianie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami i zasiłkami,

8) przygotowywanie wypłat związanych z wynagrodzeniami, podatkami, składkami ZUS i potrąceniami,

9) dokonywanie rozliczeń z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych,

10) weryfikacja uprawnień do zasiłków rodzinnych w obowiązujących terminach,

11) prowadzenie dokumentacji emerytalno-rentowej,

12) sporządzanie miesięcznych informacji o wynagrodzeniu dla pracowników,

13) prowadzenie ewidencji wynagrodzeń bezosobowych i honorariów.

 

§ 56

Dział Finansowo-Księgowy

 

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:

1) końcowa dekretacja i księgowanie dokumentów finansowo-księgowych Uniwersytetu i dokumentów dotyczących funduszy tworzonych zgodnie z przepisami dotyczącymi szkół wyższych oraz pozostałej działalności nie przypisanej do wydzielonych komórek organizacyjnych kwestury,

2) prowadzenie analitycznej i syntetycznej ewidencji księgowej w systemie finansowo-księgowym, analiza kont bilansowych i wynikowych oraz uzgadnianie sald,

3) windykacja należności, w tym współpraca z radcami prawnymi w zakresie przekazywania niezbędnych dokumentów dotyczących dłużników,

4) przygotowywanie dokumentów finansowo-księgowych do archiwizacji,

5) sporządzanie sprawozdań zgodnie z obowiązującymi przepisami,

6) wprowadzanie danych dotyczących opłat za usługi edukacyjne z wyciągów bankowych do programu USOS,

7) prowadzenie gospodarki czekami i wekslami,

8) prowadzenie obsługi kasowej Uniwersytetu,

9) realizacja wypłat z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów,

10) analiza rozrachunków ze studentami w programie USOS.

 

§ 57

Dział Ewidencji Majątku

 

Do zadań Działu Ewidencji Majątku należy:

1) prowadzenie ewidencji analitycznej (ilościowo-wartościowej) majątku Uniwersytetu, w tym dokonywanie operacji na składnikach majątku tj. zwiększeń i zmniejszeń, naliczania amortyzacji i umorzenia, przeniesień, korekt na podstawie dokumentów źródłowych,

2) kontrola dokumentów zakupu i dokumentów wewnętrznych pod kątem kwalifikacji do składników majątku,

3) księgowanie amortyzacji i umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych operacji dotyczących składników majątku Uniwersytetu, 

4) uzgadnianie ksiąg inwentarzowych składników majątku poszczególnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu z ewidencją główną (księgą główną Uniwersytetu),

5) aktualizacja wyceny środków trwałych i rozliczanie funduszu z aktualizacji wyceny,

6) rozliczanie inwentaryzacji przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu,

7) ewidencjonowanie wyceny inwentarza żywego na koniec roku obrotowego,

8) rozliczanie sprzedaży i likwidacji składników majątku na podstawie dokumentów źródłowych,

9) dekretowanie i księgowanie dokumentów finansowo-księgowych dotyczących remontów oraz środków trwałych w budowie finansowanych ze środków własnych i dotacji krajowych,

10) rozliczanie środków trwałych w budowie,

11) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej magazynów oraz uzgadnianie ich stanów (z wyłączeniem magazynu Wydawnictwa Uniwersytetu),

12) sporządzanie sprawozdań i zestawień danych dotyczących majątku Uniwersytetu na potrzeby sprawozdawczości zewnętrznej i wewnętrznej oraz przeprowadzanych audytów, 

13) przygotowywanie dokumentów dotyczących majątku Uniwersytetu do archiwizacji.

 

JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE ZASTĘPCY KWESTORA DS. DZIAŁALNOŚCI NAUKOWO-BADAWCZEJ

 

§ 58

Dział Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych

 

Do zadań Działu Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych należy:

1) prowadzenie rozliczeń i współpraca z kierownikami w zakresie:

a) dotacji na badania statutowe,

b) projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych, 

c) konferencji, sympozjów,

d) ekspertyz i usług naukowo – badawczych,

e) studiów podyplomowych, kursów, szkoleń i innych form kształcenia prowadzonych w Uniwersytecie ,

2) przyjmowanie i kontrolowanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo - księgowych w zakresie merytorycznym właściwym dla Działu,

3) kontrola wydatkowania środków finansowych przewidzianych na działalność określoną w pkt 1, monitorowanie finansowania projektów od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia, 

4) ewidencja księgowa przychodów i kosztów projektów z uwzględnieniem wymogów stawianych przez instytucje finansujące,

5) dokonywanie płatności i księgowanie wyciągów bankowych wynikających z realizowanych projektów,

6) rozliczanie projektów i zadań określonych w pkt 1 oraz przygotowywanie informacji finansowych w tym zakresie,

7) rozliczanie służbowych wyjazdów zagranicznych,

8) należyte zabezpieczanie i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych, 

9) obsługa audytów dotyczących projektów,

10) sporządzanie sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych z zakresu prowadzonych spraw.

 

§ 59

Sekcja ds. Rozliczeń Podatku VAT

 

Do zadań Sekcji ds. Rozliczeń Podatku VAT należy:

1) analiza i korekta rejestrów sprzedaży,

2) miesięczne rozliczanie podatku VAT, sporządzanie deklaracji VAT-7 oraz informacji podsumowującej VAT UE i ich korekt,

3) analiza rozrachunków z tytułu podatku VAT,

4) administrowanie kasami fiskalnymi w Uniwersytecie w zakresie:

a) ewidencji kas fiskalnych, 

b) obsługi rezerwowej kasy fiskalnej, 

c) organizowania rocznych przeglądów kas fiskalnych,

5) przygotowywanie projektów zmian w przepisach wewnętrznych dostosowujących je do aktualnych przepisów VAT,

6) administrowanie punktami sprzedaży w Uniwersytecie w zakresie:

a) konfigurowania punktów sprzedaży,

b) przydzielania uprawnień,

c) szkolenia użytkowników,

7) sporządzanie sprawozdań GUS dotyczących importu usług.

2.  Jednolity tekst Regulaminu stanowi załącznik do zarządzenia.

 

 

§ 2

1. Kierowników jednostek organizacyjnych zobowiązuje się do zapoznania podległych pracowników z treścią regulaminu oraz do zaktualizowania ich zakresów obowiązków.

2. Nadzór nad wprowadzeniem zmian organizacyjnych wynikających z Regulaminu powierza się Kanclerzowi.

 

§ 3

Traci moc Zarządzenie Nr 79/2012 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 28 września 2012 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Administracji  Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie w zakresie uregulowanym niniejszym Zarządzeniem oraz Zarządzenie Nr 81/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 15 listopada 2010 roku w sprawie struktury jednostek organizacyjnych w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

 

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 

                                                                                                             

Rektor

 

prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI