Historia edycji

Zarządzenie Nr 41/2015

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 18 maja 2015 roku

w sprawie zmian organizacyjnych w Regulaminie organizacyjnym Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

Na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowi się, co następuje:

§ 1

W Regulaminie organizacyjnym Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 51/2014 Rektora UWM w Olsztynie z dnia 30 czerwca 2014 roku, wprowadza się następujące zmiany:

1)     § 22 otrzymuje brzmienie:

㤠22

Biuro ds. Projektów Europejskich

1.     Biuro ds. Projektów Europejskich jest jednostką organizacyjną  wspierającą prace związane z przygotowaniem i realizacją uczelnianych i wydziałowych wniosków o dofinansowanie z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.

2.     Biurem ds. Projektów Europejskich kieruje Kierownik.

3.     Strukturę Biura ds. Projektów Europejskich stanowią:

1)      Sekcja Projektów Edukacyjnych, 

2)      Sekcja Projektów Badawczo-Inwestycyjnych, 

3)      Stanowisko Obsługi Prawnej,

4)      Stanowisko Obsługi Kadrowej,

5)      Stanowisko Obsługi Systemu IRBIS.

4.     Poszczególne jednostki Biura ds. Projektów Europejskich realizują następujące zadania:

1)     Sekcja Projektów Edukacyjnych:

a)       wstępne opiniowanie wniosków o zgodę na realizację projektu,

b)      przygotowywanie dokumentacji aplikacyjnej,

c)       przygotowywanie dokumentów do podpisania umowy,

d)      monitoring rzeczowy projektu,

e)       nadzór nad prawidłową realizacją harmonogramu rzeczowo-finansowego,

f)        współpraca z kierownikiem projektu,

g)       współpraca z Instytucją Pośredniczącą/Zarządzającą,

h)      realizacja projektu zgodnie z przepisami dotyczącymi trwałości projektu/ udzielania pomocy publicznej,

i)        przygotowywanie projektów regulaminów i wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektów,

j)        prowadzenie strony internetowej Biura ds. Projektów Europejskich.

2)     Sekcja Projektów Badawczo – Inwestycyjnych:

a)      wstępne opiniowanie wniosków o zgodę na realizację projektu,

b)    przygotowywanie dokumentacji aplikacyjnej,

c)     przygotowywanie dokumentów do podpisania umowy,

d)    monitoring rzeczowy projektu,

e)     nadzór nad prawidłową realizacją harmonogramu rzeczowo-finansowego,

f)      współpraca z kierownikiem projektu,

g)     współpraca z Instytucją Pośredniczącą/Zarządzającą,

h)    realizacja projektu zgodnie z przepisami dotyczącymi trwałości projektu/ udzielania pomocy publicznej,

i)      przygotowywanie projektów regulaminów i wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektów,

j)      monitoring trwałości projektów,

k)    współpraca z biznesem w zakresie wspólnej realizacji projektów badawczych.

3)     Stanowisko Obsługi Prawnej:

a)     opiniowanie treści umów pod względem formalno-prawnym,

b)     przygotowywanie projektów regulaminów i wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektów,

c)     opiniowanie działań związanych z komercjalizacją, udzielaniem pomocy publicznej, współpracą z podmiotami zewnętrznymi,

d)    udzielanie informacji i wydawanie opinii w zakresie bieżącej działalności Biura ds. Projektów Europejskich,

4)      Stanowisko Obsługi Kadrowej:

a)     koordynacja zatrudnienia w ramach projektów,

b)    weryfikacja formalno-prawna wniosków o zatrudnienie,

c)     przygotowywanie wraz z kierownikiem projektu planów zatrudnienia w projektach,

d)    sporządzanie umów o pracę i innych dokumentów niezbędnych do zatrudnienia pracownika w projekcie,

e)     ocena formalno-prawna zakresów czynności,

f)      prowadzenie rejestru pracowników zatrudnionych w projektach,

g)     prowadzenie teczek personalnych osób zatrudnionych do realizacji projektu,

h)    przygotowywanie dokumentacji do kontroli,

i)      współpraca z podmiotami kontrolującymi,

5)     Stanowisko Obsługi Systemu IRBIS:

a)     prowadzenie kancelarii Biura ds. Projektów Europejskich,

b)    prowadzenie rejestru faktur i umów cywilno-prawnych,

c)     prowadzenie rejestru umów z podmiotami zewnętrznymi,

d)    archiwizowanie dokumentów.

2)     w § 22a pkt 17 otrzymuje brzmienie:

 „17) przygotowywanie we współpracy z Kwestorem, Kanclerzem i Biurem do spraw Projektów Europejskich wniosków o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa.”

3)     § 58 otrzymuje brzmienie:

㤠58

Dział Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych

1.  Do zadań Działu Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych należy:

1)      prowadzenie rozliczeń i współpraca z kierownikami w zakresie:

a)       dotacji na badania statutowe,

b)      projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych, 

c)       konferencji, sympozjów,

d)      ekspertyz i usług naukowo – badawczych,

e)       studiów podyplomowych, kursów, szkoleń i innych form kształcenia prowadzonych w Uniwersytecie ,

2)      przyjmowanie i kontrolowanie pod względem formalno -rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych w zakresie merytorycznym właściwym dla działu,

3)      kontrola wydatkowania środków finansowych przewidzianych na działalność określoną w pkt 1, monitorowanie finansowania projektów od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia, 

4)      ewidencja księgowa przychodów i kosztów projektów z uwzględnieniem wymogów stawianych przez instytucje finansujące,

5)      dokonywanie płatności i księgowanie wyciągów bankowych wynikających z realizowanych projektów,

6)      rozliczanie projektów i zadań określonych w pkt 1 oraz przygotowywanie informacji finansowych w tym zakresie,

7)      rozliczanie służbowych wyjazdów zagranicznych,

8)      należyte zabezpieczanie i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych, 

9)      obsługa audytów dotyczących projektów,

10)   sporządzanie sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych z zakresu prowadzonych spraw,

11)   przygotowywanie finansowej części dokumentacji aplikacyjnej,

12)   prowadzenie cash flow projektu,

13)   przygotowywanie finansowej części wniosków o płatność,

14)   przygotowywanie dokumentów finansowych do kontroli,

15)   współpraca z podmiotami kontrolującymi.

2. W Dziale Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych wydzielone zostają osoby do finansowej obsługi projektów strukturalnych Unii Europejskiej. Osoby te ściśle współpracują z Biurem ds. Projektów Europejskich wykonując zadania zlecone przez kierownika tego Biura, a określone w ust. 1.”

§ 2

Realizację zarządzenia powierza się Kanclerzowi Uniwersytetu.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI