Zarządzenie Nr 33 z dnia 1 września 2008 roku w sprawie zarządzania projektami inwestycyjnymi w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.

 

Zarządzenie Nr 33

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 1 września 2008 roku

 

w sprawie zarządzania projektami inwestycyjnymi w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.

 

Działając na podstawie § 17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, w związku z umieszczeniem projektów inwestycyjnych „Rozbudowa, modernizacja i wyposażenie zespołu laboratoriów edukacyjno-badawczych technologii, jakości i bezpieczeństwa zdrowotnego żywności” oraz „Udoskonalenie infrastruktury i wyposażenia laboratoryjnego nauk technicznych i informatycznych” na liście projektów indywidualnych (Obwieszczenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie listy projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej na lata 2007-2013 – M.P. Nr 89, poz. 971 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1

1.              Przyjmuje się struktury zarządzania projektami inwestycyjnymi „Rozbudowa, modernizacja i wyposażenie zespołu laboratoriów edukacyjno-badawczych technologii, jakości i bezpieczeństwa zdrowotnego żywności” oraz „Udoskonalenie infrastruktury i wyposażenia laboratoryjnego nauk technicznych i informatycznych” realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 określoną w odpowiednio w załączniku nr 1 i załączniku nr 2.

2.               Struktura zarządzania dla każdego projektu oddzielnie obejmuje:

1)               Zespół Zarządzający,

2)               Zespół Realizujący.

3.               Kierownika Zespołu Zarządzającego oraz koordynatorów zadań powołuje Rektor.

4.               Kierownika Zespołu Realizującego, którym jest kierownik projektu, powołuje Rektor po zasięgnięciu opinii Kanclerza.

5.               Członków zespołów, o których mowa w ust. 2, powołuje Rektor na wniosek kierownika zespołu.

 

§ 2

1.               Zespół Zarządzający projektem pełni nadzór nad realizacją projektu i monitoruje stan zaawansowania prac.

2.               Zespół Zarządzający na podstawie przepisów Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej podejmuje decyzje w sprawie zmian w projekcie wynikających z zagrożeń realizacji harmonogramu prac lub dyscypliny budżetu.

3.               Zespół Zarządzający odbywa posiedzenia nie rzadziej niż raz w kwartale.

4.               Decyzje Zespołu Zarządzającego podejmowane są w drodze konsensusu.

5.               W przypadku braku konsensusu decyzję podejmuje Kierownik Zespołu Zarządzającego po przeprowadzeniu konsultacji z Rektorem.

6.               Obsługę administracyjną Zespołu Zarządzającego zapewnia kierownik projektu.

7.               Pracami Zespołu Zarządzającego kieruje Kierownik Zespołu Zarządzającego, do którego zadań należy w szczególności:

1)               wskazywanie, w uzgodnieniu z Kanclerzem, osób do składu Zespołu Zarządzającego,

2)               przedstawianie na posiedzeniach Zespołu Zarządzającego, stanu realizacji budżetu projektu, wniosków o płatność oraz informacji o postępie prac,

3)               niezwłoczne pisemne zgłaszanie Rektorowi istniejących lub potencjalnych zagrożeń w procesie realizacji projektu lub jego budżetu.

§ 3

1.               Zespół Realizujący projekt wykonuje zadania w zakresie ustalonym w umowach oraz innych dokumentach (zgłoszenia projektu, jego aktualizacje, informacje uzupełniające) wiążących Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie i Instytucję Pośredniczącą.

2.               Posiedzenia Zespołu Realizującego, mające na celu zapewnienie sprawnej koordynacji prac, odbywają się nie rzadziej niż raz na dwa miesiące.

3.               Pracami Zespołu Realizującego kieruje kierownik, do którego zadań należy w szczególności:

1)     wnioskowanie osób do składu Zespołu Realizującego,

2)     określanie zakresów obowiązków członków Zespołu Realizującego, wyznaczanie im bieżących zadań oraz rozliczanie z ich wykonania,

3)     podejmowanie decyzji w sprawach dotyczących sposobu realizacji projektu,

4)     nadzorowanie zadań kluczowych dla terminowego zakończenia projektu,

5)     nadzorowanie realizacji budżetu projektu,

6)     akceptowanie pod względem merytorycznym wszystkich dowodów księgowych w projekcie oraz zatwierdzanie dokumentów dotyczących zamówień usług, dostaw, robót budowlanych,

7)     podejmowanie decyzji w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości lub zagrożeń, w sytuacjach w których oczekiwanie na decyzję Zespołu Zarządzającego mogłoby spowodować dodatkowe straty,

8)     reagowanie na zgłaszane wnioski o zmiany w projekcie i przygotowywanie decyzji w sprawie ich rozpatrzenia przez Zespół Zarządzający,

9)     przygotowywanie i przedkładanie propozycji sprawozdań okresowych i sprawozdania końcowego kierownikowi Zespołu Zarządzającego,

10) przygotowywanie i przedkładanie właściwemu Prorektorowi do akceptacji wniosków o płatność,

11) przewodniczenie komisjom odbiorów częściowych i końcowych robót oraz odbiorom dokumentacji technicznej i studium wykonalności,

12) zwoływanie zebrań Zespołu Realizującego w celu oceny stanu realizacji projektu,

13)   comiesięczne składanie Kierownikowi Zespołu Zarządzającego, Rektorowi oraz Kanclerzowi raportu sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 3,

14) zapewnienie właściwego przepływu informacji w strukturze zarządzania projektem,

15) udział w zebraniach Zespołu Zarządzającego projektem,

16) zgłaszanie Zespołowi Zarządzającemu zagrożeń terminowej i zgodnej z planem finansowym projektu realizacji projektu,

17) utrzymywanie kontaktu z kierownikami budów, inspektorami nadzoru i koordynatorami wydziałowymi,

18) występowanie z wnioskami o nagrody dla pracowników wyróżniających się szczególną rzetelnością, sumiennością i inicjatywami podczas realizacji projektu,

19) wykonywanie innych zadań w projekcie zleconych przez Rektora, Zespół Zarządzający lub Kanclerza w zakresie ustalonym w umowie o dotacji oraz dokumentach i opracowaniach projektu.

 

§ 4

W ramach Zespołu Realizującego projekty na wydziałach funkcjonują powoływani przez Rektora koordynatorzy zadań, do zakresu działania których należy w szczególności:

1.               informowanie dziekana wydziału o zakresie, harmonogramie i warunkach projektu w celu umożliwienia zabezpieczenia prawidłowej organizacji funkcjonowania jednostek wydziału objętych realizowanym projektem,

2.               udział w pracach komisji przetargowych związanych z przygotowaniem i realizacją projektu,

3.               udział w komisjach odbiorów studium wykonalności, dokumentacji technicznych i innych opracowań związanych z projektem,

4.               uczestniczenie w cyklicznych zebraniach Zespołu Realizującego projekt,

5.               wyrażanie opinii w sprawie zmian oraz wnioskowanie o zmiany dotyczące komponentu w trakcie realizacji projektu,

6.               przygotowanie szczegółowej specyfikacji wyposażenia do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zgodnie ze złożonym zgłoszeniem i wnioskiem aplikacyjnym,

7.               sprawdzanie zgodności zakupu wyposażenia oraz umieszczenia go w pomieszczeniach zgodnie z dokumentacją projektu,

8.               niezwłoczne zgłaszanie kierownikowi projektu sytuacji mogących stanowić potencjalne i realne zagrożenie terminowego, wynikającego z przyjętego harmonogramu i dokumentacji technicznej wykonania projektu,

9.               wykonywanie innych zadań powierzonych przez kierownika projektu.

 

§ 5

1.      Audytor wewnętrzny przyjmuje do planu pracy zadanie prowadzenia sprawdzania i kontroli dokumentów przygotowanych do zatwierdzenia w ramach wszystkich procedur wyłaniania wykonawców usług lub dostaw w zakresie zgodności z przepisami prawa zamówień publicznych, realizowanych dla obu projektów.

2.      Audytor wewnętrzny prowadzi w ramach planu pracy systematyczną kontrolę wykonania czynności wynikających ze stosowania prawa zamówień publicznych  obu projektów, w zakresie zgodności postępowania w tymi przepisami.

 

§ 6

System zarządzania projektami, o którym mowa w Zarządzeniu obowiązuje we wszystkich fazach realizacji projektów do całkowitego rozliczenia finansowego projektów, odbiorów końcowych usług, dostaw i robót budowlanych oraz zamknięcia projektów.

 

§ 7

Traci moc zarządzenie nr 23 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 23 czerwca 2008 roku

 

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
mgr Maria Sobczak
Opublikował:
Dorota Nowakowska
Data wytworzenia:
01.09.2008
Data publikacji:
15.09.2008 05:23
Data aktualizacji:
15.09.2008 05:37
Liczba wyświetleń:
2199
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
Załącznik Nr 1 do Zarz Nr 33.doc38.5 KB
Załącznik Nr 2 do Zarz Nr 33.doc37.5 KB
Załącznik Nr 3 do Zarz Nr 33.doc62.5 KB