ZARZĄDZENIE Nr 31 z dnia 1 września 2008 r. w sprawie procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

ZARZĄDZENIE Nr 31

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 1 września 2008 r.

 

w sprawie procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

Działając na podstawie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58) zarządza się, co następuje:

 

§ 1

W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie wprowadza się procedury kontroli finansowej stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2

1.    Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z procedurami kontroli finansowej i do przestrzegania zasad w nich określonych.

2.      Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych do aktualizacji zakresów obowiązków podległych pracowników w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

 

§ 3

Tracą moc Zarządzenie Nr 54 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 20 grudnia 2004 r. w sprawie wdrożenia standardów kontroli finansowej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie oraz Zarządzenie Nr 21 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 7 czerwca 2005 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej.

 

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Rektor 

prof. dr hab. Józef GÓRNIEWICZ

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 31 Rektora UWM

z dnia 1 września 2008 r.

PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ

w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

§ 1

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, zwany dalej Uniwersytetem, prowadzi gospodarkę finansową i jej kontrolę w szczególności na podstawie:

  1. ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164 poz. 1365 z późn. zm.),
  2. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
  3. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.),
  4. ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.),
  5. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655),
  6. ustawy z dnia 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 238, poz. 2390 z późn. zm.),
  7. rozporządzenia Rady ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796),
  8. innych przepisów ogólnych oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w Uniwersytecie.

 

§ 2

1.      Samodzielna gospodarka finansowa w Uniwersytecie jest prowadzona na podstawie planu rzeczowo-finansowego w ramach środków finansowych pochodzących z :

1)      dotacji budżetowych,

2)      przychodów za usługi edukacyjne,

3)      przychodów z działalności naukowo-badawczej,

4)      bezzwrotnych środków pochodzenia zagranicznego,

5)      ze sprzedaży rzeczy i praw majątkowych,

6)      najmu i dzierżawy składników majątku,

7)      innych środków uzyskanych z budżetu państwa bądź jednostek samorządu terytorialnego,

8)      spadków, zapisów i darowizn,

9)      innych przychodów

2.      W ramach planu rzeczowo-finansowego wyodrębnione są:

1)      dotacje z budżetu państwa,

2)      pozostałe dotacje,

3)      przychody własne,

4)      koszty działalności,

5)      płatności odsetek z tytułu zaciągniętych zobowiązań.

3.      Ujęte w planie rzeczowo- finansowym:

1)      przychody stanowią prognozy ich wielkości,

2)      koszty stanowią limity, mogą zostać zwiększone jeśli:

a)      zrealizowane przychody są wyższe od wielkości prognozowanych,

b)      zwiększenie kosztów nie powoduje zwiększenia dotacji i zmniejszenia poziomu zysku.

 

4.      Zmiany poziomu przychodów, kosztów i funduszy w okresie objętym planem wymagają korekty planu rzeczowo-finansowego.

5.      Wydatki mogą być ponoszone na cele i w wysokości przyjętej w planie rzeczowo-finansowym.

6.      Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów.

 

Rozdział II

Cel i zakres kontroli

 

§ 3

1.      Kontrola finansowa stanowi część systemu kontroli wewnętrznej i dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

2.      Przeprowadzana kontrola wewnętrzna ma na celu uzyskanie zapewnienia, że w Uniwersytecie:

1)      cele działalności osiągane są w sposób oszczędny, wydajny i efektywny,

2)      działa się z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa i wytycznymi organów Uniwersytetu,

3)      właściwie chronione są zasoby rzeczowe i informacje,

4)      zapobiega się i wykrywa błędy, nieprawidłowości, marnotrawstwo, niegospodarność i nadużycia,

5)      informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.

3.      Kontrola finansowa ma na celu wykrywanie nieprawidłowości w różnych dziedzinach funkcjonowania Uniwersytetu, analizę przyczyn i źródeł ich powstawania oraz wdrożenie mechanizmów naprawczych i podjęcie działań eliminujących te nieprawidłowości w okresach przyszłych.

4.      Kontrola finansowa ma na celu zapewnienie przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie kryteriów:

1)      legalności –zgodności podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami prawa ogólnego i wewnętrznego oraz niedopuszczenie do zaniechania ich stosowania,

2)      rzetelności – wypełniania obowiązków pracowniczych z należytą starannością, sumiennie i terminowo, dokumentowanie zdarzeń zgodnie ze stanem faktycznym,

3)      celowości –zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami Uniwersytetu ujętymi w planach,

4)      gospodarności-oceną działania pod względem oszczędności, wydajności i efektywności z uwzględnieniem zapobiegania zaistnienia szkód, a w przypadku ich powstania do ograniczenia skutków tych szkód,

5)      przejrzystości-jawności podejmowanych decyzji, klasyfikowanie dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami i właściwe sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości.

5.      Kontrola finansowa obejmuje:

1)      zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2)      badanie i porównywanie stanu faktycznego z wymogami, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3)      prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur, o których mowa w ust. 1.

6.      Przedmiotem kontroli finansowej są wszystkie dziedziny działalności Uniwersytetu, w szczególności:

1)      kapitały i środki zewnętrzne, źródła ich pochodzenia, wpływ aktywów trwałych i obrotowych na finanse Uniwersytetu, poziom wyniku finansowego, poziom kosztów i przychodów oraz ich wpływ na wielkość wyniku finansowego,

2)      aktywa trwałe i obrotowe, którymi Uniwersytet dysponuje,

3)      zasoby informatyczne z uwzględnieniem zapisów na nośnikach magnetycznych dotyczących ksiąg rachunkowych, dokumentowania zdarzeń gospodarczych oraz wszelkich dokumentów i ewidencji, które dotyczą działalności Uniwersytetu,

4)      sprawy pracownicze – ustawiczne doskonalenie zawodowe pracowników, działalność socjalna, bezpieczeństwo i higiena pracy.

 

Rozdział III

Zasady sprawowania kontroli finansowej

 

§ 4

1.      Kontrola finansowa sprawowana jest jako:

1)      kontrola wstępna zdarzeń gospodarczych,

2)      kontrola bieżąca,

3)      kontrola następcza.

2.      Kontrola wstępna polega na ocenie celowości zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków oraz ich zgodności z planem finansowo-rzeczowym Uniwersytetu, w celu zapobieżenia zaistnieniu zjawisk niezgodnych z obowiązującymi procedurami. Przeprowadzana jest przed podjęciem czynności powodującej skutki finansowe lub majątkowe w celu przeciwdziałania podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych oraz zapobiegania marnotrawstwu, niegospodarności i nadużyciom.

3.      Kontrola bieżąca polega na porównaniu stanu faktycznego ze stanem pożądanym w trakcie pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych, zwrotu środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. Dokonywana jest na każdym etapie procesu gospodarczego w celu wyeliminowania niekorzystnych zjawisk mających wpływ na jego końcowy wynik.

4.      Kontrola bieżąca dokonywana przez dysponentów środków finansowych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, z zastrzeżeniem ust. 5, polega na:

1)      sprawdzeniu operacji gospodarczej bądź finansowej przedstawionej w dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) przez dysponenta środków pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,

2)      sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz z załącznikami pod względem merytorycznym,

3)      opisaniu dokumentu księgowego.

5.      Kontrola bieżąca dokonywana przez Kwestora polega w szczególności na:

1)      wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi,

2)      przestrzeganiu obowiązujących zasad rozliczeń,

3)      zwrocie dokumentu właściwemu dysponentowi środków celem usunięcia ujawnionych nieprawidłowości,

4)      odmowie złożenia podpisu na dokumencie, na którym nie zostały usunięte nieprawidłowości.

6.      Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu i polega na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania i porównaniu ich z zamierzonymi celami oraz na sprawdzeniu czy proces przebiega prawidłowo, a także czy została dokonana kontrola wstępna i bieżąca oraz czy była ona skuteczna.

7.      Złożenie własnoręcznego podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym przez dysponenta środków publicznych oznacza, że dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w tym dokumencie pod względem legalności, gospodarności oraz merytorycznym i formalno-rachunkowym.

8.      Podpis Kwestora na dokumencie księgowym, obok podpisu dysponenta środków oznacza także, że nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej operacji, jej legalności, kompletności, zgodności z planem rzeczowo-finansowym, a Uniwersytet posiada środki na ich realizację.

 

Rozdział IV

Ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

 

§ 5

1.      Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych obejmuje obowiązki w zakresie:

1)      planowanie wydatków na etapie tworzenia planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu,

2)      sprawdzania zamówień,

3)      sprawdzania projektów umów,

4)      sprawdzania innych dokumentów, które mogą skutkować powstaniem zobowiązań.

2.      Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań to zbadanie czy zamierzone działania, skutkujące wydatkowaniem środków publicznych, spełniają kryteria wymienione w § 3 ust. 4 oraz zapewniają realizację zadań określonych w planie rzeczowo-finansowym. Następuje ona przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatku i przyjęciem go do planu rzeczowo-finansowego, udzieleniu zamówienia publicznego, podpisaniem umowy i innym zaangażowaniu środków publicznych.

3.      Wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań dokonuje kierownik jednostki organizacyjnej składający wniosek o przyjęcie wydatku do planu rzeczowo-finansowego lub wniosku o zaciągnięciu zobowiązania.

4.      W przypadku umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań, kontroli tych projektów dokonuje radca prawny.

5.      Na dowód przeprowadzenia wstępnej oceny projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych, osoby które ją przeprowadzają mają obowiązek potwierdzenia dokonania oceny złożeniem czytelnego podpisu wraz z datą na ostatniej stronie dokumentu, a każdą stronę dokumentu parafować.

 

Rozdział V

Środowisko systemu kontroli

 

§ 6

1.      Podstawę dla wszystkich elementów kontroli stanowi środowisko kontroli, które, zgodnie ze standardami z zakresu systemu zarządzania jednostką i jej organizacji jako całości, stanowią:

1)      uczciwość i inne wartości etyczne,

2)      kompetencje zawodowe,

3)      struktura organizacyjna,

4)      identyfikacja zadań wrażliwych,

5)      powierzanie uprawnień.

2.      Uczciwość i inne wartości etyczne wyrażają się tym, że każdy pracownik Uniwersytetu reprezentuje poziom osobistej i zawodowej uczciwości zapewniający osiągnięcie celów kontroli finansowej. Pracownik jest zobowiązany znać obowiązujące na jego stanowisku pracy przepisy prawa ogólnego i wewnętrznego, stosować się do jego ustaleń i być świadomym konsekwencji wynikających z nieetycznego zachowania lub działań niezgodnych z prawem. Każdy przypadek nieetycznego zachowania podlega analizie przez kierownika jednostki organizacyjnej i stanowi podstawę do oceny pracownika. Kierownik jednostki organizacyjnej ma obowiązek kontroli czy w podległej jednostce nie istnieją przesłanki stwarzające zachętę lub pokusę do nieetycznych zachowań. W przypadku ich stwierdzenia, zobowiązany jest do podjęcia działań zmierzających do ich usunięcia.

3.      Kryterium kompetencji zawodowych wyraża się w tym, że pracownik Uniwersytetu posiada poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie zawodowe umożliwiające skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych obowiązków zawodowych oraz rozumienie znaczenia rozwoju systemu kontroli finansowej. Proces rekrutacji pracowników powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

4.      Struktura organizacyjna obejmująca zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres sprawozdawczości w obszarze działalności Uniwersytetu związanej z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków finansowych powinna być przejrzysta, spójna i powinna mieć formę pisemną. Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności każdego pracownika musi mieć formę pisemną. Uniwersytet może określić własne wymagania kwalifikacyjne dotyczące wykształcenia i liczby lat pracy do zajmowania danego stanowiska. Kierownicy jednostek organizacyjnych dokonują okresowej oceny pracowników dotyczącej wykonania zadań wynikających z ich zakresu obowiązków.

5.      Identyfikacja zadań wrażliwych polegająca na określeniu zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą by szczególnie narażeni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej Uniwersytetu (w tym udzielanie zamówień publicznych , wydawanie decyzji o charakterze uznaniowym, nakładanie i anulowanie kar, gospodarka nieruchomościami, koncentracja zbyt wielu uprawnień w jednych rękach) podlega stałej i bieżącej analizie, na podstawie której Rektor Uniwersytetu ustala odpowiednie procedury zaradcze.

6.      Powierzenie uprawnień wyraża się tym, że zakres kompetencji dotyczących wydatkowania środków publicznych lub dysponowania składnikami majątku służących realizacji celów Uniwersytetu jest precyzyjnie określony i odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego.

 

§ 7

Tryb powierzania uprawnień

 

1.      Zakres kompetencji dotyczących wydatkowania środków publicznych lub dysponowania składnikami majątku służącymi realizacji celów Uniwersytetu wynika z decyzji o podziale kompetencji i innych przepisów określających zakres obowiązków lub z pełnomocnictwa Rektora wydanego:

1)      Prorektorowi, Dziekanowi Wydziału, Kanclerzowi i Kwestorowi – na czas pełnienia przez nich funkcji,

2)      innym pracownikom – na uzasadniony wniosek Prorektora, Dziekana, Kanclerza lub Kwestora.

2.      Pełnomocnictwo, o którym mowa w ust. 1 wydawane jest według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 musi zawierać co najmniej:

1)      datę wydania,

2)      numer kolejny,

3)      imię, nazwisko osoby upoważnionej wraz ze stopniem lub tytułem naukowym,

4)      pełnioną funkcję, z którą wiąże się pełnomocnictwo,

5)      okres na jaki wydaje się pełnomocnictwo,

6)      zakres udzielonego pełnomocnictwa.

3.      Otrzymanie pełnomocnictwa osoba upoważniona potwierdza na druku, stanowiącym załącznik nr 2 w trzech egzemplarzach, z których jeden dołączany jest do akt osobowych pracownika, drugi przekazywany jest do właściwej jednostki Kwestury, a trzeci dołącza się do rejestru wydanych pełnomocnictw.

4.      Wydawane pełnomocnictwo ewidencjonuje się w rejestrze prowadzonym w jednostce określonej w przepisach regulujących strukturę organizacyjną Uniwersytetu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3.

5.      Wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt. 2 sporządzany jest z zachowaniem podległości służbowej wynikającej z przepisów organizacyjnych obowiązujących w Uniwersytecie według wzoru stanowiącego załącznik nr 4.

6.      Podejmowanie decyzji wykraczających poza zakres pełnomocnictwa lub bez pełnomocnictwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

 

Rozdział VI

Zarządzanie ryzykiem

 

§ 8

1.      Senat Uniwersytetu ustala strategię rozwoju, która podlega uszczegółowieniu w rocznych planach rzeczowo-finansowych.

2.      Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem ponosi Rektor oraz osoby podejmujące decyzje wynikające z podziału kompetencji, zakresu obowiązków lub posiadanego pełnomocnictwa.

3.      Zarządzanie ryzykiem odbywa się za pomocą:

1)      identyfikacji ryzyka,

2)      monitorowania realizacji zadań,

3)      analizie ryzyka i podejmowaniu działań zaradczych.

4.      Identyfikacji ryzyka zewnętrznego i wewnętrznego związanego z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków finansowych na realizację celów Uniwersytetu dokonuje Rektor systematycznie, z uwzględnieniem zmian warunków realizacji zadań, nie rzadziej niż raz w roku, na podstawie identyfikacji ryzyka przedstawionych przez pracowników.

5.      Monitorowanie realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Uniwersytetu, który określa poszczególne cele i zadania jednostek organizacyjnych, jednostki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby (osobowe, rzeczowe, finansowe) związane z ich realizacją. Bieżącą ocenę realizacji zadań z zastosowaniem wskaźników lub określonych kryteriów określonych na podstawie obowiązujących przepisów prowadzi Rektor Uniwersytetu.

6.      Analiza ryzyka dokonywana jest systematycznie przez dysponenta środków i ma na celu określenie rodzaju ryzyka oraz prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków finansowych na realizację celu do poziomu akceptowalnego.

7.      W procesie analizy uwzględnia się w szczególności:

1)      czynniki zewnętrzne (zmiany przepisów prawa, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne na określone kierunki kształcenia),

2)      czynniki finansowe ( zmiana parametrów ustalania wielkości dotacji, budżet zadaniowy wzrost kosztów działalności),

3)      czynniki związane z prowadzoną działalnością (utrzymanie minimów kadrowych na poszczególnych wydziałach, niż demograficzny, dostępność kształcenia w uczelniach zagranicznych),

4)      czynniki związane z zarządzaniem ( kadencyjność, reorganizacja wydziałów),

5)      inne czynniki związane ze zdarzeniami okresów minionych.

8.      Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem w Uniwersytecie zobowiązane są każdorazowo przed podjęciem decyzji określić dopuszczalny poziom ryzyka oraz podejmować działania w celu jego zmniejszenia.

 

Rozdział VII

Informacja i komunikacja

 

§ 9

1.      Kierownicy jednostek organizacyjnych i pracownicy utrzymujący kontakt z podmiotami zewnętrznymi są zobowiązani do przekazywania informacji mających wpływ na osiągnięcie celów Uniwersytetu oraz na działalność dotyczącą pozyskiwania i wydatkowania środków publicznych.

2.      Za prawidłowy przekaz niezbędnych informacji wewnątrz jednostek organizacyjnych odpowiedzialność ponoszą ich kierownicy.

3.      Kierownik jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za bieżące monitorowanie oraz jakość i sposób przekazywanych informacji, dbając aby informacje te były: aktualne, rzetelne, kompletne, zrozumiałe dla odbiorców.

4.      Kierownik jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za organizację systemu komunikacji wewnętrznej w podległej jednostce, w sposób umożliwiający każdemu pracownikowi zapoznanie się z celami i sposobami systemu kontroli finansowej oraz z własną rolę w tym systemie.

5.      Przekazanie informacji o niewłaściwym zachowaniu bądź pominięciu procedur kontroli finansowej nie może być podstawą do negatywnego traktowania osoby informującej.

 

Rozdział VIII

Mechanizmy systemu kontroli finansowej

 

§10

1.      System kontroli finansowej w Uniwersytecie dotyczący pozyskiwania i wydatkowania środków finansowych (procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków), jest dokumentowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, natomiast dokumenty są dostępne dla pracowników, którym są one niezbędne do realizacji przydzielonych zadań.

2.      Operacje finansowe i gospodarcze muszą być dokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, terminowo rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane.

3.      Dokumentacja powinna być kompletna i dostępna wyłącznie osobom upoważnionym.

4.      Każdy wydatek musi:

1)      mieć swoją podstawę w zawartej zgodnie z prawem i wiążącej umowie,

2)      dotyczyć zadania realizowanego zgodnie z zawartymi umowami,

3)      dotyczyć rzeczywistych operacji i być udokumentowany fakturą bądź równoważnym dowodem księgowym sporządzonym zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego.

5.      Dokumentowanie przychodów i wydatków jest dokonywane zgodnie z obowiązującymi regułami księgowania zawartymi w polityce rachunkowości Uniwersytetu z zastosowaniem legalnego oprogramowania komputerowego i przez upoważnionych pracowników.

6.      Dokumenty przechowywane są przez okres co najmniej 5-ciu lat od zakończenia roku obrachunkowego, którego dotyczą.

7.      Rektor lub upoważnieni przez Niego pracownicy, w zakresie swoich obowiązków, dokonują zatwierdzenia operacji finansowych.

8.      Zadania w zakresie prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych są określane zgodnie z podziałem obowiązków pomiędzy pracowników. W Uniwersytecie obowiązują przepisy, które określają zakres obowiązków, ich podział pomiędzy pracowników, jak również system nadzoru w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań wynikających z przyjętego systemu kontroli finansowej.

9.      Każde odstępstwo od procedur musi być uzasadnione i zatwierdzone przez Rektora lub upoważnionego pracownika oraz zarejestrowane w ewidencji prowadzonej według wzoru stanowiącego załącznik nr 5.

10.  Mechanizmy kontroli i rejestracji zdarzeń mają na celu utrzymanie ciągłości działania Uniwersytetu. W szczególności dotyczy to operacji finansowych i gospodarczych dotyczących pozyskiwania oraz wydatkowania środków publicznych.

11.  Ograniczenie dostępu do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych polega na:

1)      umożliwieniu dostępu do zasobów Uniwersytetu jedynie osobom upoważnionym,

2)      wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za ochronę i wykorzystanie zasobów,

3)      prowadzeniu okresowego porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w właściwych rejestrach,

4)      zapewnieniu właściwego system zabezpieczeń fizycznych i technicznych chroniących dostępu do danych informatycznych.

 

Rozdział X

Ocena systemu kontroli finansowej

 

§ 11

1.      W Uniwersytecie obowiązuje zasada stałej oceny funkcjonowania systemu kontroli finansowej i jego poszczególnych elementów.

2.      Pracownicy, którzy przeprowadzają kontrolę finansową, są zobowiązani do przekazywania Rektorowi informacji, które mogą mieć wpływ na oceną i doskonalenie kontroli w Uniwersytecie, w szczególności w zakresie:

1)      ustaleń zewnętrznych organów kontroli i nadzoru,

2)      istotnych różnic inwentaryzacyjnych,

3)      wykrytych oszustw i nieuczciwości,

4)      skarg studentów, pracowników, dostawców.

3.      Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli finansowej.

4.      W przypadku stwierdzenia luk w systemie kontroli finansowej lub niedoskonałości, dokonywana jest stosowna jego modyfikacja.

5.      W Uniwersytecie funkcjonuje audyt wewnętrzny, którego przedmiot działania obejmuje:

6.      niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w Uniwersytecie, w tym również procedur kontroli finansowej, w wyników którego Rektor uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów,

7.      czynności doradcze, w tym składanie wniosków , których celem jest usprawnienie funkcjonowania poszczególnych obszarów funkcjonowania Uniwersytetu.

8.      Audytem może być objęty każdy obszar działania Uniwersytetu.

 

Rozdział XI

Postanowienia końcowe

 

§ 12

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ogólnie obowiązujące oraz przepisy wewnętrzne.

 

 

 

 

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
mgr Maria Sobczak
Opublikował:
Dorota Nowakowska
Data wytworzenia:
01.09.2008
Data publikacji:
09.09.2008 09:49
Data aktualizacji:
09.09.2008 11:46
Liczba wyświetleń:
8824
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
druk pełnomocnictwa31 KB
druk potwierdzenie przyjęcia pełnomoctwa24.5 KB
rejestr pełnomocnictw46 KB
wniosek o pełnomocnictwo30 KB
ewidencja odstępstw od procedur27.5 KB