Nr 5/2018 z dnia 29 stycznia 2018 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 
Zarządzenie Nr 5/2018
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 29 stycznia 2018 roku
 
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie
 
Działając na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
w Olsztynie, zarządza się, co następuje:
 
Przepisy ogólne
 
§ 1
1.  Zarządzenie określa szczegółową organizację i zasady przyjmowania oraz rozpatrywania skarg
    i wniosków w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie (zwanym dalej Uniwersytetem).
2.   Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań
    przez pracowników Uniwersytetu, naruszenie praworządności lub interesów skarżących się osób,
    a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw w Uniwersytecie.
3.   Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia
    praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom.
4.   Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się
    bez rozpatrzenia.
5.   Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się
    wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie siedmiu dni
    od dnia otrzymania wezwania z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje
    pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
 
§ 2
1.  Do rozpatrywania skarg i wniosków uprawnionymi są:
      1)   Rektor,
      2)   Prorektorzy, w zakresie nadzorowanej przez nich działalności,
      3)   Kanclerz, w zakresie nadzorowanej przez niego działalności,
      4)   Dziekani,
      5)   Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych,
      6)   Kierownik Biura Kontroli Wewnętrznej.
2.  Skargę lub wniosek w imieniu Rektora rozpatruje jednostka organizacyjna, zgodnie z jej
    właściwością, lub osoba upoważniona do tego przez Rektora.
 
§ 3
1.  Czynności z zakresu nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
    należą do kompetencji Biura Kontroli Wewnętrznej.
2.   Na żądanie Biura Kontroli Wewnętrznej jednostki organizacyjne są zobowiązane do udzielania
    pracownikom Biura informacji i wyjaśnień, dotyczących rozpatrywanych przez nie skarg
    lub wniosków.
 
Przyjmowanie skarg i wniosków
 
§ 4
Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.
 
§ 5
1.  W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który
    podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie. Wzór protokołu stanowi
    załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2.  W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres
    zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy.
3.  Przyjmujący skargę lub wniosek potwierdza ich przyjęcie na żądanie wnoszącego.
 
§ 6
1.  Zainteresowani w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są przez osoby, o których mowa w § 2
    ust. 1 pkt 1-6 w dni robocze, w godzinach pracy Uniwersytetu, po uprzednim ustaleniu terminu
    spotkania z zastrzeżeniem ust. 2.
2.   Rektor przyjmuje zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków raz w tygodniu, w poniedziałki,
    w godzinach od 14.00 do 16.00.
3.   Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-3 prowadzą wspólny Rejestr interesantów, do którego
    wpisują zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków, rodzaj sprawy i sposób jej załatwienia.
4.   Osoby, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 4-6 prowadzą odrębne rejestry interesantów
    z uwzględnieniem pozycji, o których mowa w ust. 2.
 
§ 7
1.   Skargi lub wnioski, wpływające do Uniwersytetu są niezwłocznie przekazywane do Rektora w celu
    zapoznania się z ich treścią.
2.   Za przekazywanie skarg lub wniosków do Rektora, odpowiedzialne są osoby, o których mowa w § 2
    ust. 1 pkt 2-6.
3.   Rektor, po zapoznaniu się z treścią skargi lub wniosku, przekazuje je do rozpatrzenia właściwej
    merytorycznie jednostce organizacyjnej.
 
Rejestracja skarg i wniosków
 
§ 8
1.   Skarga lub wniosek, niezwłocznie po zapoznaniu się z jej treścią przez Rektora, jest wpisywana
    do centralnego rejestru skarg i wniosków, prowadzonego przez Biuro Kontroli Wewnętrznej. Wzór
    rejestru stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2.   Za niezwłoczne przekazanie skargi lub wniosku do rejestracji odpowiedzialne są osoby, o których
    mowa w § 2 ust. 1 pkt 2-6.
3.   Informację o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, należy odnotować w centralnym rejestrze
    skarg i wniosków, na podstawie przekazanej do Biura Kontroli Wewnętrznej kopii odpowiedzi
    udzielonej zainteresowanemu.
 
Terminy i sposób załatwienia sprawy
 
§ 9
Skargi i wnioski są załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od daty wpływu. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia skargi lub wniosku. W takim przypadku osoba rozpatrująca skargę lub wniosek zawiadamia o tym skarżącego lub wnioskodawcę podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin rozpatrzenia sprawy.
 
§ 10
1.   Jeżeli rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy osoba,
    której przekazano sprawę do rozpatrzenia, jest zobowiązana do zebrania niezbędnych materiałów.
   
W tym celu może zwrócić się na piśmie do kierowników innych jednostek organizacyjnych
    o pisemne przekazanie wyjaśnień oraz kopii dokumentów mających związek ze sprawą.
2.   Postępowanie wyjaśniające polega w szczególności na zebraniu materiałów dowodowych,
    ich analizie w kontekście zasadności skargi lub wniosku.
3.   Przebieg postępowania wyjaśniającego dokumentuje się w sprawozdaniu z postępowania
    wyjaśniającego, które zawiera:
      1)   wyszczególnienie zarzutów lub opis wniosku,
      2)   rodzaj i zakres czynności przeprowadzonych w celu zbadania sprawy,
      3)   stanowisko badającego sprawę i podstawy prawne, jeśli są wymagane,
      4)   wnioski podsumowujące postępowanie i terminy ich realizacji,
      5)   propozycję sposobu rozpatrzenia sprawy.
4.   Osoba której przekazano skargę lub wniosek do rozpatrzenia, lub osoba upoważniona przez
    Rektora do jej rozpatrzenia, opracowuje na podstawie ustaleń postępowania wyjaśniającego
    zawiadomienie skarżącego lub wnioskodawcy o sposobie załatwienia skargi lub wniosku.
5.   Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku powinno zawierać: oznaczenie organu,
    od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób sprawa została załatwiona, oraz podpis z podaniem
    imienia, nazwiska i stanowiska osoby upoważnionej do załatwienia sprawy lub, jeżeli zawiadomienie
    sporządzone zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone kwalifikowanym
    podpisem elektronicznym. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno
    zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
6.   Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi lub wniosku powinno zawierać pouczenie o treści
    art. 239 Kodeksu postępowania administracyjnego.
7.   Zawiadomienie, o którym mowa w § 10 ust. 4, podpisane przez osobę uprawnioną do rozpatrzenia
    skargi lub wniosku wysyła się do skarżącego lub wnioskodawcy.
 
§ 11
W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków stosuje się przepisy rozdziału VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2017 poz. 1257, ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Dz.U. 2002 nr 5 poz. 46).
 
 
 
 Rektor
 
prof. dr hab. Ryszard GÓRECKI

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
prof. dr hab. Ryszard Górecki
Opublikował:
Zofia Konopka
Data wytworzenia:
29.01.2018
Data publikacji:
15.02.2018 15:29
Data aktualizacji:
15.02.2018 15:43
Liczba wyświetleń:
1637
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
Zarz5.docx20.35 KB
Zal1Zarz5.docx13.49 KB
Zal2Zarz5.docx12.65 KB