Nr 1/2016 z dnia 15 stycznia 2016 roku w sprawie Regulaminu kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Zarządzenie Nr 1/2016

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 15 stycznia 2016 roku

w sprawie Regulaminu kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim
w Olsztynie

Działając na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, zarządza się, co następuje:

§ 1

W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie wprowadza się Regulamin kontroli wewnętrznej
w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwany dalej Regulaminem, stanowiący załącznik
do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr 13/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia
8 marca 2010 roku w sprawie Procedury Kontroli w Szpitalu Uniwersyteckim z Przychodnią Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI

Załącznik

do Zarządzenia Nr1/2015

Rektora UWM w Olsztynie

z dnia 15 stycznia 2015 roku

Regulamin kontroli wewnętrznej

w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1

Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

§ 2

Regulaminu nie stosuje się do kontroli Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego, do której mają zastosowanie odrębne przepisy.

§ 3

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1) Uniwersytet - Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie,

2) jednostka kontrolowana - jednostka organizacyjna Uniwersytetu objęta postępowaniem
kontrolnym ,

3) podmiot uprawniony do kontroli - Rektor Uniwersytetu lub działający z jego upoważnienia
Prorektor.

§ 4

1. Przeprowadzenie kontroli ma na celu ocenę działalności jednostki kontrolowanej dokonaną
na podstawie ustalonego stanu faktycznego przy zastosowaniu przyjętych kryteriów kontroli.

2.   W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości celem kontroli jest również ustalenie ich zakresu,
    przyczyn i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie zaleceń
    zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.

§ 5

Kontrolę przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

§ 6

Kontrola może być prowadzona w trybie zwykłym lub uproszczonym.

§ 7

1. Kontrolę prowadzi się zgodnie z okresowym planem kontroli, opracowanym przez Zespół Kontroli
Wewnętrznej Uniwersytetu i zatwierdzonym przez Rektora.

2. Rektor może zarządzić przeprowadzenie kontroli nieprzewidzianej okresowym planem kontroli.

Rozdział II

Kontrola w trybie zwykłym

§ 8

1. Przeprowadzenie kontroli poprzedza opracowanie programu kontroli, który zatwierdza Rektor.

2. Przy opracowywaniu programu kontroli uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki wcześniejszych kontroli;

2) wyniki badań i analiz oraz skargi i wnioski dotyczące przygotowywanej kontroli;

3) czynniki ryzyka mające wpływ na działalność jednostki kontrolowanej;

4) informacje dotyczące działalności jednostki kontrolowanej.

3. Program kontroli określa, w szczególności:

1) jednostkę kontrolowaną;

2) zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą;

3) zagadnienia wymagające oceny;

4) termin kontroli;

5) stan prawny dotyczący przedmiotu kontroli oraz wskazówki metodyczne dotyczące sposobu
i techniki przeprowadzenia kontroli;

6) organizację i harmonogram przeprowadzenia kontroli.

4. Do czasu zakończenia kontroli programu kontroli nie udostępnia się.

5. Po zakończeniu kontroli jej program dołącza się do akt kontroli.

§ 9

1. W celu przygotowania kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej, na pisemny wniosek Rektora,
niezwłocznie udostępnia dokumenty, materiały i informacje dotyczące jej działalności.

2. Rektor może wystąpić również do innych instytucji i jednostek o udostępnienie dokumentów
lub informacji, które są niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia kontroli.

§ 10

1.   Kontrolę przeprowadza pracownik Zespołu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu (kontroler)
    na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu
    dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje Rektor.

3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) oznaczenie wydającego upoważnienie oraz numer i datę wystawienia;

2) podstawę prawną podjęcia kontroli;

3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;

4) zakres kontroli;

5) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

6) okres ważności upoważnienia;

7) podpis wydającego upoważnienie.

4.   W przypadku gdy w trakcie przeprowadzania kontroli zaistnieje konieczność wydłużenia czasu
    trwania czynności kontrolnych lub rozszerzenia zakresu kontroli, Rektor przedłuża ważność
    upoważnienia, przez uczynienie na nim stosownej wzmianki, lub wydaje nowe upoważnienie
    do przeprowadzenia kontroli.

5. Wzór upoważnienia stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

§ 11

1. Do przeprowadzenia kontroli Rektor może powołać zespół kontrolerów.

2.   W skład zespołu kontrolerów Rektor może włączyć pracowników zatrudnionych w innych niż Zespół
    Kontroli Wewnętrznej jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu, posiadających specjalistyczną
    wiedzę w zakresie objętym kontrolą.

§ 12

1. Kontroler podlega wyłączeniu z udziału w kontroli z urzędu, jeżeli kontrola mogłaby dotyczyć praw
lub obowiązków jego lub osoby mu bliskiej.

2.   Za osobę bliską kontrolera uważa się małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie
    we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo osobę związaną z nim
    z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyłączenie trwa mimo ustania jego przyczyny.

3. Kontroler podlega wyłączeniu z udziału w kontroli na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej,
jeżeli zaistnieją uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

4. O wyłączeniu kontrolera rozstrzyga Rektor.

§ 13

O planowanej kontroli zawiadamia się kierownika jednostki kontrolowanej ustnie, pisemnie lub przy pomocy poczty elektronicznej, nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia czynności kontrolnych.

§ 14

1. Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej w czasie wykonywania
przez nią zadań lub poza nią.

2. Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie nie zakłócający
funkcjonowania jednostki kontrolowanej.

3. W szczególnych okolicznościach czynności kontrolne przeprowadza się także w dniach wolnych
od pracy lub poza godzinami pracy.

4. Prowadzenie czynności kontrolnych z udziałem pracowników jednostki kontrolowanej w dniach
wolnych od pracy lub poza godzinami pracy wymaga zgody kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 15

Kontroler w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo do:

1) swobodnego wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej z zachowaniem zasad
obowiązujących w jednostce,

      2)     wglądu do dokumentów dotyczących działalności jednostki kontrolowanej, pobierania
           za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów związanych z zakresem kontroli,
           z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;

3) sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów
lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń;

4) przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli;

5) żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli.

§ 16

1.   Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych
    do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przez zapewnienie niezwłocznego
    przedstawiania żądanych dokumentów, terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień
    w sprawach objętych kontrolą.

2. Pracownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek:

1) niezwłocznego przedstawiania, na żądanie kontrolera, dokumentów, materiałów i informacji
niezbędnych do przeprowadzenia kontroli;

      2)     sporządzenia niezbędnych do przeprowadzenia kontroli: kopii, odpisów lub wyciągów
           z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentów;
           zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zgodność zestawień i obliczeń z oryginalnymi
           dokumentami potwierdza kierownik lub pracownik komórki organizacyjnej, w której dokumenty
           się znajdują;

3) udzielenia kontrolerowi, w wyznaczonym przez niego terminie, ustnych lub pisemnych
wyjaśnień.

§ 17

1. Na podstawie dowodów zebranych podczas kontroli, kontroler ustala stan faktyczny.

2. Dowodami są, w szczególności, dokumenty, rzeczy, oględziny, ustne lub pisemne wyjaśnienia
lub oświadczenia.

§ 18

1.   W ramach prowadzonych czynności kontrolnych, kontroler może żądać udzielenia mu,
    w wyznaczonym przez niego terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień od kierownika
    lub pracownika jednostki kontrolowanej.

2.   Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić w przypadku, gdy dotyczą one faktów
    lub okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową
    osobę wezwaną do złożenia wyjaśnień lub osobę jej bliską w rozumieniu § 12 ust. 2.

§ 19

1. Z przebiegu oględzin oraz z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół.

2. Protokół obejmuje:

1) oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz osoby uczestniczącej czynnościach;

3) opis przebiegu czynności lub treść wyjaśnień lub oświadczeń;

4) podpisy kontrolera i osoby uczestniczącej w czynnościach.

3. Z czynności kontrolnych niewymienionych w ust. 1, które mają istotne znaczenie dla ustaleń
kontroli, sporządza się notatkę służbową podpisaną przez kontrolera.

4. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego
upoważnionej.

§ 20

Po zakończeniu czynności kontrolnych kontroler może zwrócić się do kierownika lub pracownika jednostki kontrolowanej o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych pisemnych wyjaśnień dotyczących zakresu kontroli, niezbędnych do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

§ 21

1. Ustalenia dokonane w trakcie kontroli oraz oceny opisuje się w projekcie wystąpienia
pokontrolnego.

2. Projekt wystąpienia pokontrolnego zawiera w szczególności:

1) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;

4) zakres kontroli;

5) ocenę skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta;

6) zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Projekt wystąpienia pokontrolnego podpisuje kontroler lub wszyscy kontrolerzy przeprowadzający
kontrolę .

§ 22

1. Kontroler przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego wraz
z pouczeniem o prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń.

2.   Kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo do zgłoszenia, w terminie 7 dni roboczych od dnia
    otrzymania projektu, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do projektu wystąpienia
    pokontrolnego.

§ 23

1.   Kontrolujący ma prawo sprostowania w projekcie wystąpienia pokontrolnego, w każdym czasie,
    z urzędu lub na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej, błędów pisarskich lub innych
    oczywistych omyłek.

2. Projekt wystąpienia pokontrolnego, w którym dokonano sprostowania, przekazuje się kierownikowi
jednostki kontrolowanej wraz z informacją o dokonanych zmianach.

3. Sprostowanie nie ma wpływu na bieg terminu zgłoszenia zastrzeżeń do projektu wystąpienia
pokontrolnego.

§ 24

1. Zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego rozpatruje Rektor po zasięgnięciu opinii
kontrolera.

2. Po rozpatrzeniu zastrzeżeń Rektor:

1) odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie terminu
i zawiadamia o tym zgłaszającego zastrzeżenia, informując na piśmie o przyczynach,

2) uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części,

3) oddala zastrzeżenia w całości lub w części.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej może w każdym czasie wycofać złożone zastrzeżenia. Wycofane
zastrzeżenia pozostawia się bez rozpatrzenia.

§ 25

1.   Jeżeli w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych
    czynności kontrolnych, kontroler przeprowadza te czynności na podstawie dotychczasowego
    upoważnienia lub, jeżeli to konieczne, nowego upoważnienia.

2. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Rektor ma prawo żądać przedstawienia dokumentów
lub złożenia pisemnych wyjaśnień przez pracowników jednostki kontrolowanej.

§ 26

1. W przypadku niezgłoszenia zastrzeżeń sporządza się wystąpienie pokontrolne obejmujące treść
projektu wystąpienia pokontrolnego.

2. W przypadku uwzględnienia w całości lub w części zastrzeżeń, wystąpienie pokontrolne sporządza
się w oparciu o projekt wystąpienia pokontrolnego oraz uwzględnione zastrzeżenia.

3. Wystąpienie pokontrolne w razie potrzeby uzupełnia się o:

1) zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania
jednostki kontrolowanej;

2) ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę
odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości;

      3)     termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także
           o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia; termin wyznacza się, uwzględniając
           charakter zaleceń lub wniosków.

§ 27

1. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Rektor i przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2. Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.

3.   Kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie, informuje Rektora o sposobie
    wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym
    sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

§ 28

Rektor może odstąpić w każdym czasie od dalszego przeprowadzania czynności kontrolnych, informując na piśmie kierownika jednostki kontrolowanej o odstąpieniu od kontroli. W takim przypadku nie sporządza się wystąpienia pokontrolnego.

Rozdział III

Kontrola w trybie uproszczonym

§ 29

1. W przypadkach uzasadnionych charakterem sprawy lub pilnością przeprowadzenia czynności
kontrolnych, Rektor może zarządzić przeprowadzenie kontroli w trybie uproszczonym.

2. Kontrola w trybie uproszczonym może być zarządzona w szczególności w razie potrzeby:

1) sporządzenia informacji dla Rektora;

2) sprawdzenia informacji zawartych w skargach i wnioskach;

3) dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych.

§ 30

1.   Kontrolę w trybie uproszczonym prowadzi się zgodnie z przepisami dotyczącymi kontroli w trybie
    zwykłym, z wyjątkiem przepisów dotyczących programu kontroli i sporządzania wystąpienia
    pokontrolnego.

2.   Kontrola w trybie uproszczonym może być prowadzona także wtedy, gdy nie było możliwości
    wcześniejszego powiadomienia kierownika jednostki kontrolowanej o terminie przeprowadzenia
    kontroli.

3.   Kontrola w trybie uproszczonym kończy się sporządzeniem sprawozdania z kontroli, zawierającego
    opis ustalonego stanu faktycznego oraz jego ocenę, a także, w razie potrzeby, zalecenia
    lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki
    kontrolowanej.

4. Sprawozdanie podpisuje Rektor.

5. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania
ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.

Rozdział IV

Dokumentacja kontroli

§ 31

1. Dla kontroli prowadzi się akta kontroli, numerując kolejno strony.

2. Akta kontroli obejmują w szczególności:

1) wykaz ich zawartości, z podaniem nazw dokumentów i numerów stron;

2) upoważnienie do przeprowadzenia kontroli;

3) dowody zgromadzone w toku kontroli;

4) protokoły z przeprowadzenia dowodów;

5) wystąpienie pokontrolne i jego projekt albo sprawozdanie z kontroli oraz zgłoszone
zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem.

§ 32

1. Kierownik jednostki kontrolowanej na każdym etapie prowadzonej kontroli ma prawo wglądu do akt
kontroli.

2.   Kontroler udostępnia akta kontroli po anonimizacji w dokumentach danych osobowych pracownika
    lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one nieujawnianie danych umożliwiających ich identyfikację,
    a zachodzi uzasadniona obawa, że udzielone informacje w sprawach objętych kontrolą mogą
    narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tych
    informacji.

§ 33

Rektor może przesłać informację o wynikach kontroli do innych organów lub jednostek, które uzna
za właściwe.

Rozdział V

Postanowienia końcowe

§ 34

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie przepisy ogólnie obowiązujące oraz przepisy wewnętrzne.

Informacje o dokumencie:

Jednostka: Biuro Rektora	Wytworzył: prof. dr hab. Ryszard Górecki	Opublikował: Zofia Konopka
Data wytworzenia: 15.01.2016	Data publikacji: 27.01.2016 11:31	Data aktualizacji: 27.01.2016 11:34
Liczba wyświetleń: 1398	Historia aktualizacji	Drukuj ten dokument

Załącznik	Rozmiar
ZarzNr1.docx	26.12 KB
Regulamin kontroli wew..doc	103.5 KB
wzór upoważnienia.doc	31.5 KB