Nr 1/2016 z dnia 15 stycznia 2016 roku w sprawie Regulaminu kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

Strona została usunięta dnia: 26 styczeń, 2016 - 19:38

 
Zarządzenie Nr 1/2016
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 15 stycznia 2016 roku
 
w sprawie Regulaminu kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim
w Olsztynie
 
Działając na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie,
zarządza się, co następuje:
 
§ 1
W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie wprowadza się Regulamin kontroli wewnętrznej
w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie,
zwany dalej Regulaminem, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.
 
§ 2
Traci moc Zarządzenie Nr 13/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 8 marca 2010 roku w sprawie Procedury Kontroli w Szpitalu Uniwersyteckim z Przychodnią Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
w Olsztynie.
 
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 
 
Rektor
 
prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI
 

 

 

Załącznik

do Zarządzenia Nr1/2015

Rektora UWM w Olsztynie

  z dnia 15 stycznia 2015 roku

 

Regulamin kontroli wewnętrznej

w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1

Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

 

§ 2

Regulaminu nie stosuje się do kontroli Uniwersyteckiego Szpitala  Klinicznego, do której mają zastosowanie odrębne przepisy.

 

§ 3

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1)     Uniwersytet - Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie,

2)  jednostka kontrolowana - jednostka organizacyjna Uniwersytetu objęta postępowaniem kontrolnym,

3)    podmiot uprawniony do kontroli - Rektor Uniwersytetu lub działający z jego upoważnienia Prorektor.

 

§ 4

1.    Przeprowadzenie kontroli ma na celu ocenę działalności jednostki kontrolowanej dokonaną

    na podstawie ustalonego stanu faktycznego przy zastosowaniu przyjętych kryteriów kontroli.

2.  W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości celem kontroli jest również ustalenie ich zakresu,

    przyczyn i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie zaleceń

    zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.

 

§ 5

Kontrolę przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

 

§ 6

Kontrola może być prowadzona w trybie zwykłym lub uproszczonym.

 
§ 7

1.  Kontrolę prowadzi się zgodnie z okresowym planem kontroli, opracowanym przez Zespół Kontroli

   Wewnętrznej Uniwersytetu i zatwierdzonym przez Rektora.

2. Rektor może zarządzić przeprowadzenie kontroli nieprzewidzianej okresowym planem kontroli.

 

Rozdział II

Kontrola w trybie zwykłym

§ 8

1. Przeprowadzenie kontroli poprzedza opracowanie programu kontroli, który zatwierdza Rektor.

2. Przy opracowywaniu programu kontroli uwzględnia się w szczególności:

1)     wyniki wcześniejszych kontroli;

2)     wyniki badań i analiz oraz skargi i wnioski dotyczące przygotowywanej kontroli;

3)     czynniki ryzyka mające wpływ na działalność jednostki kontrolowanej;

4)     informacje dotyczące działalności jednostki kontrolowanej.

3. Program kontroli określa, w szczególności:

1)     jednostkę kontrolowaną;

2)     zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą;

3)     zagadnienia wymagające oceny;

4)     termin kontroli;

5)     stan prawny dotyczący przedmiotu kontroli oraz wskazówki metodyczne dotyczące sposobu

     i techniki przeprowadzenia kontroli;

6)     organizację i harmonogram przeprowadzenia kontroli.

4.Do czasu zakończenia kontroli programu kontroli nie udostępnia się.

5.Po zakończeniu kontroli jej program dołącza się do akt kontroli.

 
§ 9

1.     W celu przygotowania kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej, na pisemny wniosek Rektora, niezwłocznie udostępnia dokumenty, materiały i informacje dotyczące jej działalności.

2.     Rektor może wystąpić również do innych instytucji i jednostek o  udostępnienie dokumentów lub informacji, które są niezbędne do przygotowania
i przeprowadzenia kontroli.

 

§ 10

1.    Kontrolę przeprowadza pracownik Zespołu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu (kontroler) na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości.

2.    Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje Rektor.

3.    Upoważnienie  do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1)    oznaczenie wydającego upoważnienie oraz numer i datę wystawienia;

2)    podstawę prawną podjęcia kontroli;

3)    imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;

4)    zakres kontroli;

5)    nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

6)    okres ważności upoważnienia;

7)    podpis wydającego upoważnienie.

4.     W przypadku gdy w trakcie przeprowadzania kontroli zaistnieje konieczność wydłużenia czasu trwania czynności kontrolnych lub rozszerzenia zakresu kontroli, Rektor przedłuża ważność upoważnienia, przez uczynienie na nim stosownej wzmianki, lub wydaje nowe upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

5.     Wzór upoważnienia stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

 

§ 11

1.    Do przeprowadzenia kontroli Rektor może powołać zespół kontrolerów.

2.    W skład zespołu kontrolerów Rektor może włączyć pracowników zatrudnionych
w innych niż Zespół Kontroli Wewnętrznej jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu, posiadających specjalistyczną wiedzę w zakresie objętym kontrolą.

 

§ 12

1.     Kontroler podlega wyłączeniu z udziału w kontroli z urzędu, jeżeli kontrola  
mogłaby dotyczyć praw lub obowiązków jego lub osoby mu bliskiej.

2.     Za osobę bliską kontrolera uważa się małżonka lub osobę pozostającą z nim      faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego      stopnia  albo osobę związaną z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyłączenie trwa mimo ustania jego przyczyny.

3.      Kontroler podlega wyłączeniu z udziału w kontroli na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej, jeżeli zaistnieją uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

4.     O wyłączeniu kontrolera rozstrzyga Rektor.

 

§ 13

O planowanej kontroli zawiadamia się kierownika jednostki kontrolowanej      ustnie, pisemnie lub przy pomocy poczty elektronicznej, nie później niż w dniu      poprzedzającym dzień rozpoczęcia czynności kontrolnych.

 

§ 14

1.     Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej
w czasie wykonywania przez nią zadań lub poza nią.

2.     Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny
i możliwie nie zakłócający funkcjonowania jednostki kontrolowanej.

3.     W szczególnych okolicznościach czynności kontrolne przeprowadza się także
w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy.

4.     Prowadzenie czynności kontrolnych z udziałem pracowników jednostki kontrolowanej w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy wymaga zgody kierownika jednostki kontrolowanej.

 

§ 15

Kontroler w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo do:

1)        swobodnego wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej
z zachowaniem zasad obowiązujących w jednostce,

2)        wglądu do dokumentów dotyczących działalności jednostki kontrolowanej, pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów związanych z zakresem kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;

3)        sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli  kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń;

4)        przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli;

5)        żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli.

 

§ 16

1.     Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przez zapewnienie niezwłocznego przedstawiania żądanych dokumentów, terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach objętych kontrolą.

2.     Pracownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek:

1)        niezwłocznego przedstawiania, na żądanie kontrolera, dokumentów, materiałów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia kontroli;

2)        sporządzenia niezbędnych do przeprowadzenia kontroli: kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentów; zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zgodność zestawień i obliczeń z oryginalnymi dokumentami potwierdza kierownik lub pracownik komórki organizacyjnej, w której dokumenty się znajdują;

3)        udzielenia kontrolerowi,  w  wyznaczonym  przez  niego  terminie,  ustnych lub pisemnych wyjaśnień.

 

§ 17

1.    Na podstawie dowodów zebranych podczas kontroli, kontroler ustala stan faktyczny.

2.    Dowodami są, w szczególności, dokumenty, rzeczy, oględziny, ustne lub pisemne wyjaśnienia lub oświadczenia.

 

§ 18

1.    W    ramach   prowadzonych   czynności   kontrolnych,   kontroler   może   żądać  udzielenia  mu,  w  wyznaczonym  przez  niego terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień od kierownika lub pracownika jednostki kontrolowanej.

2.    Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić w przypadku, gdy dotyczą one      faktów lub okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową osobę wezwaną do złożenia wyjaśnień lub osobę jej bliską
w rozumieniu § 12 ust. 2.

 

§ 19

1.    Z przebiegu oględzin oraz z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół.

2.     Protokół obejmuje:

1)     oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia;

2)     imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz osoby uczestniczącej czynnościach;

3)     opis przebiegu czynności lub treść wyjaśnień lub oświadczeń;

4)     podpisy kontrolera i osoby uczestniczącej w czynnościach.

3.    Z czynności kontrolnych niewymienionych w ust. 1, które mają istotne      znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się notatkę służbową podpisaną przez kontrolera.

4.     Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego upoważnionej.

 

§ 20

Po zakończeniu czynności kontrolnych kontroler może zwrócić się do kierownika lub pracownika jednostki kontrolowanej o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych pisemnych wyjaśnień dotyczących zakresu kontroli, niezbędnych do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

 

§ 21

1.     Ustalenia dokonane w trakcie kontroli oraz oceny opisuje się w projekcie      wystąpienia pokontrolnego.

2.     Projekt wystąpienia pokontrolnego zawiera w szczególności:

1)    nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

2)    imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;

3)    datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;

4)    zakres kontroli;

5)    ocenę skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta;

6)    zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.

3.     Projekt wystąpienia pokontrolnego podpisuje kontroler lub wszyscy kontrolerzy przeprowadzający kontrolę .

§ 22

1.     Kontroler przekazuje kierownikowi jednostki  kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń.

2.     Kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo do zgłoszenia, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego.


§ 23

1.     Kontrolujący ma prawo sprostowania w projekcie wystąpienia pokontrolnego,
w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej, błędów pisarskich lub innych oczywistych omyłek.

2.     Projekt wystąpienia pokontrolnego, w którym dokonano sprostowania,  przekazuje się kierownikowi jednostki kontrolowanej wraz z informacją o dokonanych zmianach.

3.     Sprostowanie nie ma wpływu na bieg terminu zgłoszenia zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego.

 

§ 24

1.     Zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego rozpatruje Rektor po zasięgnięciu opinii kontrolera.

2.     Po rozpatrzeniu zastrzeżeń Rektor:

1)     odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie terminu i zawiadamia o tym zgłaszającego zastrzeżenia, informując na piśmie o przyczynach,

2)     uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części,

3)     oddala zastrzeżenia w całości lub w części.

3.     Kierownik jednostki kontrolowanej może w każdym czasie wycofać złożone zastrzeżenia. Wycofane zastrzeżenia pozostawia się bez rozpatrzenia.

 

§ 25

1.     Jeżeli w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych, kontroler przeprowadza te czynności na podstawie dotychczasowego upoważnienia lub, jeżeli to konieczne, nowego upoważnienia.

2.      W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Rektor ma prawo żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia pisemnych wyjaśnień przez pracowników jednostki kontrolowanej.

§ 26

1.     W przypadku niezgłoszenia zastrzeżeń sporządza się wystąpienie pokontrolne obejmujące treść projektu  wystąpienia pokontrolnego.

2.     W przypadku uwzględnienia  w całości lub w części zastrzeżeń, wystąpienie pokontrolne sporządza się w oparciu o projekt wystąpienia pokontrolnego oraz uwzględnione zastrzeżenia.

3.     Wystąpienie pokontrolne w razie potrzeby uzupełnia się o:

1)     zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej;

2)     ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości;

3)     termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a  także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia; termin wyznacza się, uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków.

§ 27

1.     Wystąpienie    pokontrolne   podpisuje    Rektor i przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2.     Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.

3.     Kierownik   jednostki  kontrolowanej,   w   wyznaczonym    terminie,  informuje Rektora o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

 

§ 28

Rektor może odstąpić w każdym czasie od dalszego przeprowadzania czynności kontrolnych, informując na piśmie kierownika jednostki kontrolowanej
o odstąpieniu od kontroli. W takim przypadku nie sporządza się wystąpienia pokontrolnego.

 

Rozdział  III

Kontrola w trybie uproszczonym

§ 29

1.     W przypadkach uzasadnionych charakterem sprawy lub pilnością      przeprowadzenia czynności kontrolnych, Rektor może zarządzić przeprowadzenie kontroli w trybie uproszczonym.

2.     Kontrola w trybie uproszczonym może być zarządzona w szczególności
w razie potrzeby:

1)    sporządzenia informacji dla Rektora;

2)    sprawdzenia informacji zawartych w skargach i wnioskach;

3)    dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych.

 

§ 30

1.     Kontrolę w trybie uproszczonym prowadzi się zgodnie z przepisami      dotyczącymi kontroli w trybie zwykłym, z wyjątkiem przepisów dotyczących programu kontroli i sporządzania wystąpienia pokontrolnego.

2.     Kontrola w trybie uproszczonym może być prowadzona także wtedy, gdy nie było możliwości wcześniejszego powiadomienia kierownika jednostki kontrolowanej
o terminie przeprowadzenia kontroli.

3.     Kontrola w trybie uproszczonym kończy się sporządzeniem sprawozdania
z kontroli, zawierającego opis ustalonego stanu faktycznego oraz jego ocenę,
a także, w razie potrzeby, zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia  nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej.

4.     Sprawozdanie podpisuje Rektor.

5.     Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia      otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.

 

Rozdział IV

Dokumentacja kontroli

§ 31

1.     Dla kontroli prowadzi się akta kontroli, numerując kolejno strony.

2.     Akta kontroli obejmują w szczególności:

1)     wykaz ich zawartości, z podaniem nazw dokumentów i numerów stron;

2)     upoważnienie do przeprowadzenia kontroli;

3)     dowody zgromadzone w toku kontroli;

4)     protokoły z przeprowadzenia dowodów;

5)     wystąpienie pokontrolne i jego projekt albo sprawozdanie z kontroli  oraz zgłoszone zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem.


§ 32

1.     Kierownik jednostki kontrolowanej  na  każdym etapie prowadzonej kontroli ma      prawo wglądu do akt kontroli.

2.     Kontroler udostępnia akta kontroli po anonimizacji w dokumentach danych  osobowych pracownika lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one nieujawnianie      danych umożliwiających ich identyfikację, a zachodzi uzasadniona obawa, że      udzielone informacje w sprawach objętych kontrolą mogą narazić tego      pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu      udzielenia tych informacji.

 

§ 33

Rektor może przesłać informację o wynikach kontroli do innych organów lub jednostek, które uzna za właściwe.

Rozdział V

Postanowienia końcowe

§ 34

      W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie
      przepisy ogólnie obowiązujące oraz przepisy wewnętrzne.

 

 

 

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro rektora
Wytworzył:
prof. dr hab. Ryszard Górecki
Opublikował:
Zofia Konopka
Data wytworzenia:
15.01.2016
Data publikacji:
26.01.2016 19:38
Data aktualizacji:
26.01.2016 19:38
Liczba wyświetleń:
688
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument