Zarządzenie Nr 21 z dnia 22 września 2006 roku w sprawie: zasad zawierania umów oraz prowadzenia rejestru umów.

 

Zarządzenie Nr 21

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 22 września 2006 roku

 

w sprawie: zasad zawierania umów oraz prowadzenia rejestru umów.

 

Działając na podstawie § 13 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, w związku z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104) zarządza się co następuje:

 

§ 1

W celu zapewnienia właściwej kontroli zaciągania zobowiązań oraz wydatkowania środków finansowych w Uniwersytecie tworzy się Rejestr Umów.

 

§ 2

Zasady Ogólne

 

1. Obowiązkowi rejestracji podlegają wszystkie umowy, których jedną ze stron jest Uniwersytet z wyłączeniem umów rodzących stosunek pracy.

2. Umowa musi być:

1. sporządzona w sposób zapewniający realizację zobowiązań z uwzględnieniem zasady celowości i gospodarności oraz ochronę interesów Uniwersytetu,

2. zawarta w terminie umożliwiającym realizację zobowiązań Uniwersytetu zgodnie z odrębnymi przepisami.

3. Umowa powinna zawierać co najmniej:

1. datę jej zawarcia,

2. numer kolejny,

3. dokładne oznaczenie stron,

4. okres na jaki została zawarta,

5. przedmiot umowy,

6. podpisy uprawnionych osób.

4. Data zawarcia umowy nie może być późniejsza niż termin rozpoczęcia jej realizacji. Odstępstwo od niniejszej zasady jest dopuszczalne wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych i uzasadnionych okolicznościami za pisemną zgodą Kanclerza.

5. W imieniu Uniwersytetu umowę podpisuje Rektor lub osoba posiadająca, wydane na podstawie odrębnych przepisów, pisemne pełnomocnictwo Rektora do zaciągania zobowiązań.

6. Każdy pracownik, uczestniczący w procesie opracowywania lub podpisania umowy, który dopuścił do podpisania umowy niezgodnej z przepisami i w ten sposób spowodował szkodę, ponosi odpowiedzialność przewidzianą w obowiązujących przepisach.

§ 3

Tryb sporządzania umowy

1. Projekt umowy sporządzany jest przez kierownika jednostki organizacyjnej, która zakresem działania obejmuje przedmiot umowy lub kierownika projektu, jeżeli przedmiotem umowy będzie realizacja projektu. Wymienione osoby są odpowiedzialne za merytoryczną stronę umowy.

2. Sporządzony projekt umowy, w wyniku której Uniwersytet zaciąga zobowiązania, osoby, o których mowa w ust. 1, kierują do:

1) radcy prawnego celem uzyskania opinii co do jego zgodności z obowiązującymi przepisami,

2) kwestora celem uzyskania kontrasygnaty oznaczającej, że Uniwersytet dysponuje środkami niezbędnymi do realizacji umowy i umowa jest zgodna z przepisami finansowymi.

3. Po uzyskaniu akceptacji osób, o których mowa w ust. 2, umowa kierowana jest do podpisu przez osoby upoważnione do zawierania umów w imieniu Uniwersytetu.

4. Podpisana umowa podlega rejestracji w nieprzekraczalnym terminie do 3 dni od jej zawarcia.

5. Za terminowe złożenie umowy do rejestracji odpowiada osoba, o której mowa w ust. 1.

 

§ 4

Rejestr Umów

1. Rejestr Umów prowadzony jest przez:

1) Dział Planowania i Organizacji dla umów:

a. najmu,

b. dzierżawy,

c. na dostawy towarów i usług,

d. roboty budowlano-montażowe,

2) Biuro Kadr i Spraw Socjalnych dla umów:

a. zlecenia,

b. dzieło,

3) Biuro Nauki i Współpracy Regionalnej dla umów dotyczących:

a. badań naukowych,

b. realizacji programów finansowanych i współfinansowanych z funduszy europejskich,

4) Biuro ds. Współpracy z Zagranicą dla umów dotyczących:

a. współpracy zagranicznej,

b. programów ramowych,

5) Dziekanaty dla umów o kształcenie zawieranych ze studentami.

2. Rejestr prowadzony jest według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do zarządzenia, z wyjątkiem rejestru umów zawieranych ze studentami, który prowadzony jest według wzoru określonego załącznikiem Nr 2.

3. Pracownik jednostki, o której mowa w ust. 1, odpowiedzialny za prowadzenie rejestru:

1) dokonuje kontroli spełniania przez umowę warunków określonych w przepisach zarządzenia,

2) dokonuje rejestracji polegającej na:

a. umieszczeniu na umowie numeru wynikającego z rejestru,

b. dokonuje wpisu do rejestru,

3) niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od otrzymania:

a. po jednym egzemplarzu umowy przesyła do:

- jednostki organizacyjnej, w której umowa będzie realizowana,

- strony, z którą umowa została zawarta,

- Kwestury.

b. kopię umowy pozostawia w aktach.

4. Kontrola, o której mowa w ust. 2 pkt. 1, polega na sprawdzeniu czy:

1) osoba podpisującą umowę posiada aktualne upoważnienia do dokonania tej czynności,

2) na umowie znajdują się podpis radcy i kontrasygnata Kwestora – w odniesieniu do umów, o których mowa w § 3 ust. 2,

3) termin zawarcia umowy nie jest późniejszy niż data rozpoczęcia jej realizacji,

4) zachowane zostały terminy określone dla dokonania poszczególnych czynności.

5. W przypadku stwierdzenia w umowie nieprawidłowości, pracownik prowadzący rejestr zobowiązany jest do zawiadomienia o tym fakcie Kanclerza.

6. Dokumentacja związana z opracowaniem umowy, w tym oryginalny projekt z podpisami radcy prawnego i kontrasygnatą Kwestora, przechowywane są łącznie z rejestrem umów.

§ 5

Postanowienia końcowe

 

1. Rejestr Umów zostanie zaprowadzony w terminie do 30 września 2006 r. przez pracowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 4 ust. 1, wyznaczonych przez kierowników tych jednostek.

2. W terminie do 31 grudnia 2006 r. dokonana zostanie przez Dział Planowania i Organizacji inwentaryzacja umów aktualnie obowiązujących w Uniwersytecie.

 

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Rektor

prof. dr hab. Ryszard J. Górecki

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
mgr inż. Ewa Burska-Kazimierska
Opublikował:
Dorota Nowakowska
Data wytworzenia:
22.09.2006
Data publikacji:
19.10.2007 13:11
Data aktualizacji:
19.10.2007 13:12
Liczba wyświetleń:
7374
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
Załącznik Nr 137.5 KB
Załącznik Nr 239 KB