Nr 51/2014 z dnia 30 czerwca 2014 roku w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Administracji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

 
Zarządzenie Nr 51/2014
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 30 czerwca 2014 roku
 
w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Administracji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
 

Działając na podstawie § 17 ust. 7 oraz 62 ust.1 Statutu Uniwersytetu Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie, zarządza się co następuje:

 § 1
1.  W Regulaminie Organizacyjnym Administracji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie    wprowadza
     się następujące zmiany:
     1)  dodaje się § 2a w brzmieniu:
㤠2a
          1.  Pracownicy zatrudnieni w jednostkach organizacyjnych administracji Uniwersytetu zobowiązani są do:
               1)  przestrzegania:
                    a)  tajemnicy służbowej,
                    b)  przepisów dotyczących przedmiotu ich działania oraz zasad ochrony danych uzyskanych
                         w związku z realizacją powierzonych zadań,
                    c)  przepisów prawa pracy oraz wynikających z nich przepisów bhp i p.poż.,
                    d)  terminowości rozpatrywania spraw,
                    e)  zasad właściwego gospodarowania powierzonym mieniem oraz jego zabezpieczania,
              2)  zachowania szczególnej dbałości o kompletność dokumentacji prowadzonych spraw,
              3)  informowania przełożonych o stwierdzonych zagrożeniach wynikających z prowadzonych
                   spraw.
         2.   Z tytułu naruszenia zasad, o których mowa w ust. 1, pracownik ponosi odpowiedzialność
              określoną w odrębnych przepisach.”
     2)  w § 3:
          a)  w ust. 2 dodaje się pkt 14 w brzmieniu:
               „14) przekazywanie do Biuletynu Informacji Publicznej informacji dotyczących zmian w jednostce 
               organizacyjnej lub spraw z zakresu jej działania, celem aktualizacji.”
          b)  dodaje się ust. 4 w brzmieniu:
               „4. Kierownicy jednostek organizacyjnych administracji, bez względu na ich podporządkowanie,
               są zobowiązani do współpracy z Kanclerzem w zakresie działań podejmowanych w związku
               z realizacją kompetencji określonych przepisami Statutu Uniwersytetu oraz ustawy Prawo
               o szkolnictwie wyższym.”
     3)  w § 4 ust. 5 po wyrazie „studentów” dodaje się „i doktorantów”,
     4)  w § 6:
          a)  ust. 1 otrzymuje brzmienie:
               „1. Zadania jednostek organizacyjnych administracji centralnej Uniwersytetu obejmują
               zarządzanie finansami i infrastrukturą materialną, obsługę pracowników, studentów oraz
               doktorantów i dotyczą w szczególności:
                  1)  prowadzenia i dokumentowania działalności finansowej Uniwersytetu,
                  2)  opracowywania planów rzeczowo-finansowych,
                  3)  opracowywania aktów prawa wewnętrznego,
                  4)  gospodarowania majątkiem Uniwersytetu,
                  5)  obsługi badań i dydaktyki, 
                  6)  kontroli wewnętrznej, sprawozdawczości i analizy,
                  7)  realizacji określonej przez Rektora i Senat polityki kadrowej i płacowej,
                  8)  nadzoru nad sprawami z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
                  9)  realizacji inwestycji i remontów określonych w planach Uniwersytetu,
                10)  prowadzenia zagadnień z zakresu ubezpieczeń, spraw socjalnych i bytowych pracowników
                       oraz studentów,
                11)  zapewnienia stanu bezpieczeństwa i porządku oraz dozoru mienia.
          b)  ust. 2 otrzymuje brzmienie:
               „2. Do podstawowych zadań jednostek organizacyjnych administracji centralnej należy:
                 1)  prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, spraw należących do zakresu działania
                      danej jednostki,
                 2)  opracowywanie, we współpracy z radcą prawnym, projektów aktów prawa wewnętrznego
                       zgodnie z właściwością rzeczową jednostki,
                 3)  wzajemna współpraca, przez którą należy rozumieć udzielanie informacji, opinii oraz
                       przekazywanie dokumentów w celu prawidłowego i terminowego wykonywania zadań
                       wymagających współdziałania,
                 4)  współdziałanie z jednostkami państwowymi, regionalnymi, podmiotami gospodarczymi,
                       związkami zawodowymi.”
          c)  ust. 5 otrzymuje brzmienie:
              „5. Wnioski o zatrudnienie lub zmianę miejsca pracy pracowników jednostek organizacyjnych
              administracji pionu Kanclerza wymagają jego akceptacji.”
         d)  dodaje się ust. 6-8 w brzmieniu:
              „6. Jeżeli zmiana miejsca pracy wiąże się ze zmianą pionu, w którym usytuowana jest jednostka
                   organizacyjna, wniosek wymaga akceptacji Kanclerza i właściwego Prorektora.
               7. Jednostki organizacyjne administracji, bez względu na swoją podległość, zobowiązane
                   są do udzielania Prorektorom lub Kanclerzowi informacji niezbędnych do realizacji zadań.
               8. Spory kompetencyjne pomiędzy jednostkami organizacyjnymi administracji centralnej
                   Uniwersytetu rozstrzyga:
                   1)  Rektor – w przypadku, gdy chociaż jedną stroną sporu jest jednostka podległa Rektorowi
                        lub Prorektorowi,
                   2)  Kanclerz – w przypadkach gdy strony sporu podlegają Kanclerzowi lub jego zastępcom.”
     5)  w § 7:
          a)  ust. 1 otrzymuje brzmienie:
              „1. Podległość merytoryczna jednostek organizacyjnych administracji centralnej Uniwersytetu
              wynika z:
                   1)  przepisów zewnętrznych,
                   2)  decyzji Rektora o podziale kompetencji,
                   3)  decyzji Kanclerza o podziale kompetencji,
                   4)  Regulaminu organizacyjnego.”
          b)  ust. 2 otrzymuje brzmienie:
               „2. Decyzję, o której mowa w ust. 1 pkt. 3, Kanclerz wydaje po uzgodnieniu z Rektorem
               z uwzględnieniem odrębnych przepisów prawnych.”
          c)  skreśla się ust. 4,
          d)  dotychczasowy ust. 5 staje się ust. 4.
     6)  w § 8 ust. 2:
          a)  w pkt. 2 dodaje się „Rektora”
          b)  pkt 6 otrzymuje brzmienie:
               „6) Stanowisko ds. Obsługi Prawnej”,
          c)  w pkt 8 skreśla się skrót „ds.”,
          d)  skreśla się pkt 10.
     7)  w § 9 po wyrazie „przepisów” stawia się kropkę, a dalszą część zdania skreśla się,
     8)  w § 11:
          a)  ust. 2 otrzymuje brzmienie:
               „2. Biuro Rektora zapewnia obsługę sekretarską Rektora, Prorektorów i Dyrektora Gabinetu
               Rektora oraz obsługę administracyjną posiedzeń Senatu i uroczystości ogólnouczelnianych.”
          b)  ust. 4 pkt 11 otrzymuje brzmienie:
               „11) przechowywanie dokumentów dotyczących kontaktów zewnętrznych Uniwersytetu,”
          c)   w ust. 4 po pkt 14 kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje się pkt 15 i 16 w brzmieniu:
                „15) przechowywanie podstawowych dokumentów prawnych z zakresu funkcjonowania
                Uniwersytetu,
                16) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych według obowiązujących zasad.”
          d)   kreśla się ust. 7,
      9)  § 14 otrzymuje brzmienie:

㤠14

Stanowisko ds. Obsługi Prawnej

Stanowisko ds. Obsługi Prawnej realizuje w szczególności zadania w zakresie:
1)  sporządzania opinii na potrzeby Rektora, Prorektorów lub Kanclerza oraz udzielania porad prawnych
      i wyjaśnień z zakresu stosowania prawa,
2)  informowania, w drodze pisemnych oświadczeń, o stwierdzonych podczas przygotowywania opinii,
      zagrożeniach z tytułu podjęcia decyzji będącej przedmiotem opinii,
3)  informowania organów Uniwersytetu o:
        a)  zmianach w obowiązującym stanie prawnym z zakresu działalności Uniwersytetu,
        b)  uchybieniach w przestrzeganiu prawa i skutkach tych uchybień,
4)  pomocy prawnej w prowadzonych przez Uniwersytet negocjacjach, których celem jest nawiązanie,
     zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, w tym zwłaszcza umów długoterminowych, nietypowych
     lub dotyczących przedmiotu o znacznej wartości, jak również umów z kontrahentami zagranicznymi,
5)  nadzoru prawnego nad egzekucją należności Uniwersytetu,
6)  występowania w charakterze pełnomocnika Uniwersytetu w postępowaniach sądowych,
     administracyjnych oraz przed innymi organami orzekającymi,
7)  pomocy prawnej w tworzeniu wewnętrznych aktów normatywnych w Uniwersytecie oraz projektów
     umów,
8)  udzielania wskazówek odnośnie sposobu zbierania materiałów potrzebnych do wykazania winy w razie
     popełnienia przestępstwa na szkodę Uniwersytetu oraz gromadzenie materiałów potrzebnych
     do uzasadnienia roszczeń majątkowych lub obrony interesów w postępowaniu sądowym, a także
     administracyjnym i nadzór nad wykonaniem tych czynności, a w przypadku szkody wynikłej
     z przestępstwa – przedstawianie wniosków dotyczących zabezpieczenia roszczeń i wszczęcia
     właściwych kroków sądowych,
9)  przechowywania i archiwizowania akt prowadzonych spraw,
10) opracowywania sprawozdań w zakresie swojego działania.”
     10)  w § 15:
            a)  wprowadza się ust. 1 w brzmieniu:
                 „1. Zespół Kontroli Wewnętrznej podlega Rektorowi i realizuje zadania mające na celu
                doskonalenie zarządzania Uniwersytetem.
            b)  dotychczasowa treść przepisu staje się ust. 2, w którym w pkt 1 po wyrazie „gospodarki”
                  skreśla się „finansowej”,
    11) w § 16:
          a)  skreśla się skrót „ds.” pozostawiając nazwę Biuro Mediów i Promocji,
          b)  w ust. 3 pkt 12 otrzymuje brzmienie:
               „12) koordynacja i nadzór nad pracą Biura Mediów i Promocji w zakresie:
                      a)  produkcji programów telewizyjnych o Uniwersytecie,
                      b)  opracowywania materiałów do wydawnictw promocyjnych,
                      c)  redakcji „Wiadomości Uniwersyteckich”.
     12) § 18 skreśla się
     13) § 20 otrzymuje brzmienie:
㤠20
Dział Kadr
 Do zadań Działu Kadr należy:
 1)  prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej w odniesieniu do wszystkich grup pracowników
      oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi uczelni w sprawach dotyczących
      nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy w Uniwersytecie,
 2)  stały monitoring zmian przepisów prawa pracy i prawa o szkolnictwie wyższym oraz ich właściwa interpretacja
      dla potrzeb Działu oraz polityki kadrowej Uniwersytetu,
 3)  tworzenie wewnętrznych regulacji dotyczących polityki kadrowej w Uniwersytecie i nadzór nad ich
      przestrzeganiem,
 4)  prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dokumentacji związanej z zatrudnianiem,
      przebiegiem zatrudnienia, rozwiązaniem stosunku pracy w Uniwersytecie oraz dokumentacji związanej
      z przejściem pracowników Uczelni na emeryturę bądź rentę,
 5)  prowadzenie bazy danych nauczycieli akademickich firmujących kierunki kształcenia w Uniwersytecie,
 6)  sporządzanie analiz, raportów oraz prognoz kadrowych,
 7)  nadzór nad terminowym dokonywaniem okresowych ocen pracowników, obsługa administracyjna procesu
      oceny,
 8)  współdziałanie z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, związkami zawodowymi, komisjami
      senackimi i rektorskimi w zakresie obsługiwanego obszaru,
 9)  kierowanie i nadzorowanie przebiegu wstępnych badań lekarskich nowo przyjętych pracowników Uniwersytetu,
10) kształtowanie właściwej polityki informacyjnej w zakresie spraw pracowniczych w Uniwersytecie i współtworzenie
      kultury organizacyjnej w Uniwersytecie,
11) wprowadzanie we współpracy z właściwymi merytorycznie jednostkami organizacyjnymi informacji z zakresu
      spraw kadrowych do systemów informatycznych funkcjonujących w Uniwersytecie, w tym POL-on i USOS,
      oraz prowadzenie sprawozdawczości w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami prawa, w tym m.in.
      danych statystycznych na potrzeby GUS, PFRON, MNiSzW, POL-on,
12) opracowywanie, przy współudziale kierowników jednostek organizacyjnych, wniosków w sprawach odznaczeń
      i wyróżnień pracowników oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
13) prowadzenie dokumentacji w sprawach:
          a)  nagród Rektora i Ministra,
          b)  awansów pracowników,
          c)   postępowania kwalifikacyjnego dotyczącego zatrudniania nauczycieli akademickich na poszczególne
               stanowiska, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
         d)   podnoszenia kwalifikacji zawodowych poza Uniwersytetem,
         e)   przygotowania dyplomów stopnia doktora i doktora habilitowanego,
14) opracowywanie planów szkoleń pracowniczych oraz prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami
      i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników Uniwersytetu,
15) zapewnienie obsługi administracyjnej: Senackiej Komisji ds. Kadrowych, Uczelnianej Komisji Oceniającej,
      Komisji Dyscyplinarnej ds. Nauczycieli Akademickich, Komisji ds. opiniowania wniosków o tytuł doktora honoris
      causa,
16) przekazywanie jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy inwentaryzacji bieżących informacji
      o zmianach kadrowych na stanowiskach osób materialnie odpowiedzialnych,
17) dokonywanie zgłoszenia pracowników i członków ich rodzin do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia
      zdrowotnego,
18) realizacja innych zadań wynikających w szczególności z przepisów prawa pracy i przepisów o ubezpieczeniach
      społecznych.”
     14)  § 21 otrzymuje brzmienie:
㤠21

Sekcja Socjalna 

1.  Sekcja Socjalna funkcjonuje w ramach Działu Kadr.
2.  Do zadań Sekcji należy:
     1)  przestrzeganie zapisów Regulaminu ZFŚS Uniwersytetu określającego zasady polityki socjalnej
          oraz monitorowanie zmian w tym Regulaminie,
     2)  opracowywanie preliminarza dochodów i wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
          zwanego dalej Funduszem, na dany rok oraz bieżące monitorowanie wykorzystania tych środków,
     3)  współpraca z działającymi w Uniwersytecie związkami zawodowymi w zakresie spraw socjalnych,
     4)  prowadzenie i bieżące aktualizowanie bazy danych osób uprawnionych do korzystania z pomocy i świadczeń
          socjalnych,
     5)  przyjmowanie i weryfikacja formalna wniosków (wraz z niezbędnymi załącznikami) osób uprawnionych,
          ubiegających się o przyznanie świadczeń socjalnych i mieszkaniowych,
     6)  przekazywanie kompletnych wniosków osób ubiegających się o przyznanie świadczenia z Funduszu
          na posiedzenia poszczególnych komisji,
     7)  obsługa administracyjna, powołanych przez Rektora, komisji właściwych w sprawach gospodarowania
          środkami Funduszu, tj:
             a)  Komisji Zapomogowej,
             b)  Komisji Pożyczkowej,
             c)   Komisji Wypoczynkowo-Rekreacyjnej,
             d)  Komisji Pracowniczego Programu Emerytalnego;
     8)  przedkładanie do akceptacji Rektorowi, po wcześniejszym uzgodnieniu z działającymi w Uniwersytecie
          związkami zawodowymi, protokołów z posiedzeń poszczególnych komisji i sporządzanie list wypłat
          na podstawie zatwierdzonych protokołów posiedzeń poszczególnych komisji z uwzględnieniem odpowiedniej
          wersji elektronicznej,
     9)  sporządzanie sprawozdań z zakresu zadań realizowanych przez Sekcję oraz stanu wykorzystania środków
          Funduszu na poszczególne cele,
   10)  sporządzanie miesięcznych deklaracji podatkowych PIT4 i 8A z uwzględnieniem Wydziału Nauk Medycznych
          oraz sporządzanie rocznych deklaracji podatkowych PIT11,
   11)  administrowanie uczelnianą bazą rekreacyjno-wypoczynkową,
   12)  przygotowywanie wniosków w sprawach postępowań o zamówienia publiczne w zakresie zakupów
          niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania uczelnianej bazy rekreacyjno-wypoczynkowej
          oraz współpraca z jednostką organizacyjną właściwą ds. zamówień publicznych w toku postępowania
          w sprawach o zamówienia publiczne,
   13)  współpraca z podmiotami zewnętrznymi oraz jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu przy organizowaniu
          imprez kulturalnych,
   14)  informowanie społeczności akademickiej o planowanych akcjach socjalnych, terminach posiedzeń
          poszczególnych komisji np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej Uniwersytetu.” 
     15)  § 22 otrzymuje brzmienie:
㤠22
Biuro ds. Projektów Zagranicznych
1.  Biuro ds. Projektów Zagranicznych jest jednostką organizacyjną administracji Uniwersytetu wspierającą prace
     związane z przygotowaniem uczelnianych i wydziałowych wniosków o dofinansowanie z funduszy europejskich
     i innych funduszy zagranicznych, zwanych dalej funduszami zagranicznymi.
2.  Strukturę Biura ds. Projektów Zagranicznych stanowią:
       1)  Zespół Projektów Edukacyjno-Szkoleniowych realizujący projekty z zakresu działania
            Prorektora ds. Kształcenia,
       2)  Zespół ds. Projektów Inwestycyjnych realizujący projekty z zakresu nadzoru Kanclerza,
       3)  Zespół ds. Projektów Badawczych realizujący projekty z zakresu działania Prorektora ds. Nauki,
       4)  Stanowisko ds. Zapewnienia Trwałości Projektów.
3.  Do zakresu działania Biura ds. Projektów Zagranicznych należy w szczególności:
       1)  współudział w przygotowaniu, realizacji i rozliczaniu projektów;
       2)  nadzór nad prawidłowym, z punktu widzenia obowiązujących przepisów i zawartych umów,
            przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem projektów współfinansowanych z funduszy zagranicznych;
       3)  kontrola zgodności realizacji projektów z obowiązującymi przepisami i umowami,
       4)  pomoc formalno-prawna w procesie aplikacji i realizacji projektów przez pracowników Uniwersytetu;
       5)  monitoring projektów na podstawie informacji o zaawansowaniu ich realizacji składanej przez kierowników
            projektów z uwzględnieniem obowiązujących przepisów oraz treści zawartych w tym zakresie umów;
      6)   podejmowanie działań zmierzających do eliminacji nieprawidłowości i zagrożeń stwierdzonych w trakcie
            realizacji projektu;
      7)   analiza wyników kontroli związanych z procesem przygotowania i realizacji projektów oraz opracowywanie
            na jej podstawie procedur umożliwiających uniknięcia błędów przy realizacji kolejnych projektów;
      8)   udzielanie informacji dotyczących procedur obowiązujących w procesie tworzenia i realizacji projektów
            finansowanych z funduszy zagranicznych;
      9)   prowadzenie rejestrów:
              a)  rozpoczęcia prac nad projektem,
              b)  umów o dofinansowanie projektu,
    10)  rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących dotyczących realizacji projektów oraz ich wstępna
           kontrola w zakresie kompletności i zachowania uprawnień do podpisywania dokumentów;
    11)  przedstawianie właściwym Prorektorom i Kanclerzowi informacji o złożonych wnioskach o dofinansowanie
           projektów oraz zawansowaniu prac nad ich realizacją;
    12)  przedstawianie bieżącej informacji o stwierdzonych nieprawidłowościachw projektach i zagrożeniach
           ich realizacji;
    13)  nadzór nad przekazywaniem do archiwum oryginalnej dokumentacji dotyczącej realizacji projektu
           po okresie przechowywania jej w jednostce realizującej projekt;
    14)  obsługa administracyjno-organizacyjna instytucji przeprowadzających kontrole projektów”. 
      16)  dodaje się § 22a w brzmieniu:
„ § 22 a
Sekcja Planowania i Analiz
Do zadań Sekcji Planowania i Analiz należy:
1)  sporządzanie założeń do opracowania rocznych planów finansowych wydziałów, jednostek międzywydziałowych,
     ogólnouczelnianych i administracji obejmującej w szczególności:
         a)  podział dotacji wg algorytmu,
         b)  prowadzenie monitoringu stanu zatrudnienia,
         c)  wyliczanie przewidywanych przychodów z tytułu odpłatnych form kształcenia,
         d)  rozliczenie świadczeń usług dydaktycznych między wydziałami i jednostkami ogólnouczelnianymi,
         e)  prognozę kosztów rzeczowych,
         f)   ustalanie stanu studentów według określonych kryteriów,
2)  opracowywanie wspólnie z Kwesturą planów rzeczowo – finansowych Uniwersytetu oraz sporządzanie
     sprawozdań z wykonania planów na potrzeby Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa
     Zdrowia,
3)  opracowywanie planów finansowych wydziałów, jednostek międzywydziałowych, ogólnouczelnianych
     i administracji oraz sporządzanie okresowych raportów z ich wykonania,
4)  monitoring realizacji planu rzeczowo – finansowego Uniwersytetu,
5)  podział środków finansowych na pokrycie kosztów limitowanych wydziałów i pozostałych jednostek oraz ich
     okresowe rozliczanie,
6)  przygotowywanie wniosków o zwiększenie dotacji podstawowej Uczelni,
7)  sporządzanie kalkulacji kosztów różnych z zakresów działania Uniwersytetu,
8)  sporządzanie, wg potrzeb lub na polecenie kierownictwa Uniwersytetu, w szczególności:
        a)  analiz kosztów kształcenia,
        b)  analiz funduszu płac,
        c)  kalkulacji opłaty rekrutacyjnej,
        d)  kalkulacji kosztów godzin dydaktycznych,
        e)  kalkulacji kosztów kształcenia na nowo powoływanych kierunkach studiów,
9)  koordynacja baz danych niezbędnych do podziału dotacji z budżetu państwa,
10) sporządzanie informacji na potrzeby Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa Zdrowia
      dotyczących prac planistycznych w sprawie opracowania wieloletnich projektów ustaw budżetowych,
11) obsługa Senackiej Komisji ds. Rozwoju i Finansów Uczelni,
12) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie zadań realizowanych przez Sekcję,
13) przygotowywanie materiałów na potrzeby kierownictwa Uniwersytetu w zakresie zadań realizowanych
      przez Sekcję,
14) sporządzanie sprawozdań z działalności Uniwersytetu w zakresie zadań realizowanych przez Sekcję,
15) przygotowywanie danych finansowych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z realizacji zadań
      inwestycyjnych,
16) współpraca z Kanclerzem przy przygotowywaniu wniosków inwestycyjnych do ministerstw,
17) przygotowywanie we współpracy z Kwestorem, Kanclerzem i Biurem do spraw Projektów Zagranicznych
      wniosków o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa.
     17) § 28 otrzymuje brzmienie:
㤠28
Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych
Do zadań Biura ds. Osób Niepełnosprawnych należy:
1)  prowadzenie spraw związanych ze studentami niepełnosprawnymi,
2)  opracowywanie i aktualizacja bazy studentów niepełnosprawnych,
3)  rozpoznawanie potrzeb studentów niepełnosprawnych oraz inicjowanie działań zmierzających do likwidacji
     zidentyfikowanych barier utrudniających naukę studentom niepełnosprawnym,
4)  prowadzenie wypożyczalni sprzętu wspomagającego naukę studentów niepełnosprawnych
5)  organizacja spotkań indywidualnych i grupowych ze studentami niepełnosprawnymi
6)  udzielanie indywidualnej pomocy studentom niepełnosprawnym w zakresie prowadzonych studiów,
7)  promocja działań biura,
8)  współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu,
9)  sprawozdawczość w zakresie wykonywanych zadań.” 
     18) w § 30:
           a)  ust. 1 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
               „2) Zastępcy Kanclerza ds. Administracyjno-Gospodarczych”,
           b)  ust. 2 otrzymuje brzmienie:
                „2. Kanclerza, podczas nieobecności, zastępują zastępcy, każdy w zakresie powierzonych
                mu kompetencji.”
           c)  ust. 3 otrzymuje brzmienie:
               „3. Decyzje w sprawach należących do wyłącznej kompetencji Kanclerza, podczas jego nieobecności,
               podejmuje wskazany przez niego zastępca.” 
     19)  w § 32:
            a)  w ust. 1 skreśla się pkt 2,
            b)  w ust. 2 pkt 5 otrzymuje brzmienie:
                 „5) Dział Obsługi Gospodarczej i Terenów Zieleni”,
            c)  w ust. 2 pkt 6 otrzymuje brzmienie:
                 „6) Stanowisko ds. Gospodarowania Odpadami”,
            d)  w ust. 3 pkt 3 otrzymuje brzmienie:
                 „3) Stanowisko ds. Ochrony Przeciwpożarowej”,
            e)  ust. 4 otrzymuje brzmienie:
                 „4. Kwestor nadzoruje wykonywanie zadań przez:
                      1)  Sekretariat,
                      2)  Sekcję ds. Procedur Księgowych i Bankowych,
                      3)  Dział Kontroli Finansowej,
                      4)  Samodzielne Stanowisko ds. Księgowości Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.”
            f)  ust. 5 otrzymuje brzmienie:
                „5. Zastępca Kwestora ds. Działalności Naukowo-Badawczej nadzoruje:
                      1)  Dział Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych
                      2)  Sekcję ds. Podatku VAT.”
     20)  skreśla się § 34
     21)  w § 41 w pkt 1 po wyrażeniu „zgodnie z” dodaje się z „obowiązującymi przepisami i”,
     22)  w § 42:
            a)  pkt 3 otrzymuje brzmienie:
                 „3) konserwacja i naprawa sprzętu w salach dydaktycznych ogólnouczelnianych oraz w innych
                 jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu,”
           b)  pkt 8 otrzymuje brzmienie:
                „8) udostępnianie sprzętu audiowizualnego pozostającego w dyspozycji Działu,”
     23)  w § 45:
            a)  w pkt. 4 skreśla się „oraz właściwym sporządzaniu spisu odczynników grupy A,B i pozostałych”,
            b)  w pkt. 5 skreśla się „co do zgodności z przyjętą klasyfikacją odpadów sporządzoną przez 
                 wytwarzającego odpady”,
            c)  pkt. 6 otrzymuje brzmienie:
                „6) nadzór nad prawidłowością przechowywania odczynników chemicznych i ich ewidencjonowaniem
                w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu,”
    24)  Regulamin organizacyjny od § 51 otrzymuje brzmienie:
 
„JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE KWESTOROWI
§ 51
Sekretariat
Do zadań sekretariatu należy:
   1)  prowadzenie i obsługa sekretariatu,
   2)  ewidencja pieczęci używanych w jednostkach podległych Kwestorowi,
   3)  rejestr aktualnych badań lekarskich oraz wejść i wyjść kierowników działów kwestury,
   4)  prowadzenie ewidencji wyposażenia będącego na stanie kwestury,
   5)  prowadzenie rejestru i przekazywanie korespondencji oraz przygotowywanie pism urzędowych,
   6)  prowadzenie podręcznego archiwum kwestury,
   7)  aktualizowanie informacji o kwesturze na stronie www Uniwersytetu i w BIP.
 
§ 52
Sekcja ds. Procedur Księgowych i Bankowych 
Do zadań Sekcji ds. Procedur Księgowych i Bankowych należy:
   1)  wdrażanie procedur księgowych i schematów księgowań,
   2)  administrowanie planem kont i dostosowywanie go do potrzeb sprawozdawczych Uniwersytetu,
   3)  zarządzanie uprawnieniami użytkowników do systemu finansowo-księgowego, w tym konfiguracja punktów
        dostępu,
   4)  przygotowywanie projektów zmian przepisów wewnętrznych w zakresie zadań Kwestury,
   5)  definiowanie sprawozdań i ich aktualizowanie w systemie finansowo-księgowym,
   6)  kontrola środków na rachunkach bankowych,
   7)  planowanie przepływów środków finansowych,
   8)  obsługa kart służbowych debetowych i kontrola ich stanu środków,
   9)  otwieranie i zamykanie kont bankowych,
 10)  nadawanie uprawnień do dokonywania operacji na rachunkach bankowych,
 11)  współpraca z bankiem w zakresie wdrażania produktów bankowych, zgłaszanie usterek i reklamacji
        przy użytkowaniu systemu bankowego,
 12)  obsługa płatności złotówkowych i walutowych w systemie bankowości elektronicznej.
 
§ 53
Dział Kontroli Finansowej
Do zadań Działu Kontroli Finansowej należy:
   1)  przyjmowanie i prowadzenie rejestru dokumentów finansowo-księgowych z jednostek organizacyjnych
        Uniwersytetu oraz współpraca z tymi jednostkami w zakresie prawidłowego i terminowego przepływu
        dokumentów księgowych,
   2)  kontrola dokumentów finansowo-księgowych pod względem formalno–rachunkowym,
   3)  wstępna dekretacja dokumentów finansowo-księgowych i ich wprowadzanie do systemu finansowo-
        księgowego,
   4)  rozliczanie delegacji służbowych, ryczałtów samochodowych, rachunków i dowodów wewnętrznych,
   5)  weryfikacja wniosków dotyczących wydatków Uniwersytetu pod kątem stanu środków w budżecie,
   6)  informowanie dysponentów o stanie środków w ich budżetach.
 
§ 54
Samodzielne Stanowisko ds. Księgowości
Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
Do zadań pracownika kasy należy:
   1)  prowadzenie księgowości Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
   2)  ewidencja rozrachunków z pracownikami w zakresie PKZP oraz w zakresie pożyczek przyznanych z ZFŚS,
   3)  sporządzanie sprawozdań finansowo-księgowych w zakresie działalności PKZP,
   4)  współpraca z zarządem PKZP w zakresie dotyczącym finansów PKZP.
 
JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE ZASTĘPCY KWESTORA
 ds. FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
§ 55
Dział Płac
Do zadań Działu Płac należy:
   1)  kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych stanowiących podstawę wypłat wynagrodzeń
        i zasiłków ZUS,
   2)  naliczanie wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zasiłków ZUS, umów o dzieło, umów zleceń, stypendiów
        stażowych, dodatków stażowych, praw majątkowych, umów licencyjnych, ugód sądowych i pozasądowych,
   3)  pobieranie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i rozliczanie tego podatku z Urzędem
        Skarbowym, w tym sporządzania deklaracji,
   4)  rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, w tym sporządzanie deklaracji
        ZUS,
   5)  dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń według obowiązujących przepisów,
   6)  sporządzanie sprawozdań do GUS w zakresie wypłaconych wynagrodzeń osobowych i bezosobowych,
   7)  wystawianie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami i zasiłkami,
   8)  przygotowywanie wypłat związanych z wynagrodzeniami, podatkami, składkami ZUS i potrąceniami,
   9)  dokonywanie rozliczeń z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych,
 10)  weryfikacja uprawnień do zasiłków rodzinnych w obowiązujących terminach,
 11)  prowadzenie dokumentacji emerytalno-rentowej,
 12)  sporządzanie miesięcznych informacji o wynagrodzeniu dla pracowników,
 13)  prowadzenie ewidencji wynagrodzeń bezosobowych i honorariów.
§ 56
Dział Finansowo-Księgowy
 Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:
   1)  końcowa dekretacja i księgowanie dokumentów finansowo-księgowych Uniwersytetu i dokumentów
        dotyczących funduszy tworzonych zgodnie z przepisami dotyczącymi szkół wyższych oraz pozostałej
        działalności nie przypisanej do wydzielonych komórek organizacyjnych kwestury,
   2)  prowadzenie analitycznej i syntetycznej ewidencji księgowej w systemie finansowo-księgowym, analiza kont
        bilansowych i wynikowych oraz uzgadnianie sald,
   3)  windykacja należności, w tym współpraca z radcami prawnymi w zakresie przekazywania niezbędnych
        dokumentów dotyczących dłużników,
   4)  przygotowywanie dokumentów finansowo-księgowych do archiwizacji,
   5)  sporządzanie sprawozdań zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   6)  wprowadzanie danych dotyczących opłat za usługi edukacyjne z wyciągów bankowych do programu USOS,
   7)  prowadzenie gospodarki czekami i wekslami,
   8)  prowadzenie obsługi kasowej Uniwersytetu,
   9)  realizacja wypłat z Funduszu Pomocy Materialnej dla Studentów i Doktorantów,
 10)  analiza rozrachunków ze studentami w programie USOS.
 
§ 57
Dział Ewidencji Majątku
Do zadań Działu Ewidencji Majątku należy:
   1)  prowadzenie ewidencji analitycznej (ilościowo-wartościowej) majątku Uniwersytetu, w tym dokonywanie
        operacji na składnikach majątku tj. zwiększeń i zmniejszeń, naliczania amortyzacji i umorzenia, przeniesień, 
        korekt na podstawie dokumentów źródłowych,
   2)  kontrola dokumentów zakupu i dokumentów wewnętrznych pod kątem kwalifikacji do składników majątku,
   3)  księgowanie amortyzacji i umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych
        operacji dotyczących składników majątku Uniwersytetu,
   4)  uzgadnianie ksiąg inwentarzowych składników majątku poszczególnych jednostek organizacyjnych
        Uniwersytetu z ewidencją główną (księgą główną Uniwersytetu),
   5)  aktualizacja wyceny środków trwałych i rozliczanie funduszu z aktualizacji wyceny,
   6)  rozliczanie inwentaryzacji przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu,
   7)  ewidencjonowanie wyceny inwentarza żywego na koniec roku obrotowego,
   8)  rozliczanie sprzedaży i likwidacji składników majątku na podstawie dokumentów źródłowych,
   9)  dekretowanie i księgowanie dokumentów finansowo-księgowych dotyczących remontów oraz środków
        trwałych w budowie finansowanych ze środków własnych i dotacji krajowych,
 10)  rozliczanie środków trwałych w budowie,
 11)  prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej magazynów oraz uzgadnianie ich stanów (z wyłączeniem
        magazynu Wydawnictwa Uniwersytetu),
 12)  sporządzanie sprawozdań i zestawień danych dotyczących majątku Uniwersytetu na potrzeby
        sprawozdawczości zewnętrznej i wewnętrznej oraz przeprowadzanych audytów,
 13)  przygotowywanie dokumentów dotyczących majątku Uniwersytetu do archiwizacji.
 
JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE ZASTĘPCY KWESTORA
DS. DZIAŁALNOŚCI NAUKOWO-BADAWCZEJ
 
§ 58
Dział Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych 
Do zadań Działu Rozliczeń Projektów Krajowych i Zagranicznych należy:
   1)   prowadzenie rozliczeń i współpraca z kierownikami w zakresie:
         a)  dotacji na badania statutowe,
         b)  projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych,
         c)  konferencji, sympozjów,
         d)  ekspertyz i usług naukowo – badawczych,
         e)  studiów podyplomowych, kursów, szkoleń i innych form kształcenia prowadzonych w Uniwersytecie ,
   2)  przyjmowanie i kontrolowanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo - księgowych
        w zakresie merytorycznym właściwym dla Działu,
   3)  kontrola wydatkowania środków finansowych przewidzianych na działalność określoną w pkt 1, monitorowanie
        finansowania projektów od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia,
   4)  ewidencja księgowa przychodów i kosztów projektów z uwzględnieniem wymogów stawianych
        przez instytucje finansujące,
   5)  dokonywanie płatności i księgowanie wyciągów bankowych wynikających z realizowanych projektów,
   6)  rozliczanie projektów i zadań określonych w pkt 1 oraz przygotowywanie informacji finansowych
        w tym zakresie,
   7)  rozliczanie służbowych wyjazdów zagranicznych,
   8)  należyte zabezpieczanie i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych,
   9)  obsługa audytów dotyczących projektów,
 10)  sporządzanie sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych z zakresu prowadzonych spraw.
 
§ 59
Sekcja ds. Rozliczeń Podatku VAT  
Do zadań Sekcji ds. Rozliczeń Podatku VAT należy:
   1)  analiza i korekta rejestrów sprzedaży,
   2)  miesięczne rozliczanie podatku VAT, sporządzanie deklaracji VAT-7 oraz informacji podsumowującej VAT UE
        i ich korekt,
   3)  analiza rozrachunków z tytułu podatku VAT,
   4)  administrowanie kasami fiskalnymi w Uniwersytecie w zakresie:
           a)  ewidencji kas fiskalnych,
           b)  obsługi rezerwowej kasy fiskalnej,
           c)  organizowania rocznych przeglądów kas fiskalnych,
   5)  przygotowywanie projektów zmian w przepisach wewnętrznych dostosowujących je do aktualnych
        przepisów VAT,
   6)  administrowanie punktami sprzedaży w Uniwersytecie w zakresie:
           a)  konfigurowania punktów sprzedaży,
           b)  przydzielania uprawnień,
           c)   szkolenia użytkowników,
   7)  sporządzanie sprawozdań GUS dotyczących importu usług.
2.  Jednolity tekst Regulaminu stanowi załącznik do zarządzenia.
§ 2
1.  Kierowników jednostek organizacyjnych zobowiązuje się do zapoznania podległych pracowników z treścią
     regulaminu oraz do zaktualizowania ich zakresów obowiązków.
2.  Nadzór nad wprowadzeniem zmian organizacyjnych wynikających z Regulaminu powierza się Kanclerzowi.
 § 3
Traci moc Zarządzenie Nr 79/2012 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 28 września
2012 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
w zakresie uregulowanym niniejszym Zarządzeniem oraz Zarządzenie Nr 81/2010 Rektora Uniwersytetu
Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 15 listopada 2010 roku w sprawie struktury jednostek organizacyjnych
w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.
 § 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 
 
 
Rektor
 
prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI
 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
Biuro Rektora
Opublikował:
Zofia Konopka
Data wytworzenia:
30.06.2014
Data publikacji:
21.07.2014 08:25
Data aktualizacji:
11.01.2017 15:25
Liczba wyświetleń:
3435
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
ZarzNr51.doc152 KB
RegulaminOrganizacyjny.pdf348.83 KB