Nr 109/2013 z dnia 29 listopada 2013 roku w sprawie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko -Mazurskim w Olsztynie

 
 
Zarządzenie Nr 109/2013
Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
z dnia 29 listopada 2013 roku

w sprawie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko -Mazurskim
w Olsztynie

 
Działając na podstawie § 17 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządzam co następuje:

        

§ 1

W celu zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z przepisów art. 69 ust.1 pkt 3 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1249 z późn. zm.) w związku
z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.w sprawie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84, z 30 grudnia
2009 r.), Komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 2, poz. 11), Komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56) w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie, zwanym dalej Uniwersytetem, wprowadzam system kontroli zarządczej.

 

§ 2

Przedmiot kontroli zarządczej

  1. Kontrola zarządcza w Uniwersytecie stanowi ogół działań podejmowanych przez Rektora, Prorektorów, Dziekanów wydziałów, Kanclerza, Kwestora, Kierowników jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
  2. Cele i zadania realizowane są w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, Uchwałami Senatu, Zarządzeniami i Decyzjami Rektora.
  3. Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza informacji
    do podejmowania decyzji, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania, nieprawidłowości
    i uchybienia.
  4. Kontrola zarządcza dotyczy wszystkich obszarów działalności Uniwersytetu, w szczególności: dydaktyki, badań naukowych, rozwoju kadr, gospodarowania finansami i majątkiem, udzielania zamówień publicznych, realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych, relacji
    z otoczeniem.
  5. Przyjmuje się do stosowania „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” określone przez Ministra Finansów w Komunikacje Nr 23 z 16 grudnia 2009r, Dz. Urz. Ministra Finansów Nr 15 oraz wytyczne w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem zawarte w Komunikacie Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56).

 

§ 3

Cele kontroli zarządczej

 Celem kontroli zarządczej w Uniwersytecie jest zapewnienie:

1) zgodności podejmowanych działań z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności efektywności działań,

3) oszczędnego i efektywnego wykorzystania zasobów majątkowych, rzeczowych i osobowych,

4) wiarygodności i terminowości sprawozdań,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) skutecznego przepływu informacji oraz efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,

7) zarządzania ryzykiem, które pozwoli na osiągnięcie celów w poszczególnych obszarach
    działalności Uniwersytetu.

 

§ 4

Prawa i obowiązki wynikające ze sprawowania kontroli zarządczej

  1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy
    do zadań Rektora.
  2. Prorektorzy, Dziekani, Kanclerz, Kwestor, Kierownicy jednostek międzywydziałowych
    i ogólnouczelnianych, Kierownicy projektów ponoszą odpowiedzialność za funkcjonowanie sprawnego systemu kontroli zarządczej w zakresie posiadanych kompetencji oraz realizowanych zadań,
    w szczególności za:

1) realizację celów strategicznych Uniwersytetu,

2) realizację celów operacyjnych,

3) dokonywanie samooceny i doskonalenie systemu kontroli zarządczej,

4) organizację systemu komunikacji wewnętrznej w podległej jednostce oraz z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu,

5) nadzór nad majątkiem i zasobami finansowymi, zgodnie z zakresem otrzymanych
    pełnomocnictw i upoważnień,

6) stosowanie procedur zamówień publicznych.

    3. Na podstawie odrębnych przepisów kontrolę zarządczą sprawuje Kwestor.

 

§ 5

Dokumentacja kontroli zarządczej

Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią: Regulaminy, Uchwały Senatu, Zarządzenia
i Decyzje Rektora, Decyzje Kanclerza, Instrukcje i inne dokumenty.

 

§ 6

Instrumenty Kontroli Zarządczej

  1. Instrumenty kontroli zarządczej stanowią:
    1) plany działalności, zawierają w szczególności określenie celów w ramach poszczególnych
        zadań wraz ze wskazaniem podzadań służących osiągnięciu celów oraz mierniki określające
        stopień realizacji celu i ich planowane wartości,

2) sprawozdania z wykonania planu działalności,

3) oświadczenia o stanie kontroli za poprzedni rok.

    2. Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor, Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych
        i ogólnouczelnianych, zobowiązani są do sporządzenia planu działalności na rok, którego
        dotyczy według załącznika Nr 3 do niniejszego zarządzenia oraz sprawozdania z wykonania
        planu za rok miniony według załącznika Nr 4 w terminie do końca stycznia i przekazania tych
        dokumentów Rektorowi.

§ 7

Samoocena kontroli zarządczej

  1. Prorektorzy, Kanclerz, Kwestor, Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych
    i ogólnouczelnianych, zobowiązani są do przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej do dnia
    10 listopada roku, którego samoocena dotyczy zgodnie z załącznikiem Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
  2. Celem samooceny kontroli zarządczej jest dokonanie analizy dotychczasowych działań
    w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz systematyczna poprawa jakości funkcjonowania Uczelni poprzez gromadzenie i analizę informacji dotyczących poszczególnych obszarów działalności UWM. Jest to narzędzie stosowane w ramach monitoringu kontroli zarządczej.
  3. Wyniki samooceny są źródłem wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarządczej i stanowią podstawę
    do podpisania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
  4. Samoocena powinna przyczynić się także do poprawy komunikacji pomiędzy jednostkami oraz
    do wzmocnienia odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej.

 

§ 8

Zarządzanie ryzykiem 

  1. Zarządzanie ryzykiem stanowi system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do poziomu akceptowalnego z uwzględnieniem kosztów działania oraz racjonalnego zabezpieczenia Uniwersytetu przed jego negatywnymi skutkami.
  2. Celem zarządzania ryzykiem jest ograniczenie ryzyka, zabezpieczenie Uniwersytetu i poszczególnych jednostek organizacyjnych przed jego negatywnymi skutkami oraz działania zwiększające prawdopodobieństwo osiągnięcia przyjętych zadań.
  3. Zarządzanie ryzykiem dokonywane jest na poziomie:
1) strategicznym,
2) operacyjnym,
3) projektu.
 
    4. Podstawę zarządzania ryzykiem stanowi roczna identyfikacja i analiza ryzyka.

    5. Zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym i projektu dotyczy bieżącej identyfikacji, oceny
        ryzyka i podejmowania działań zaradczych.

    6. Analiza ryzyka na każdym z poziomów zawiera następujące etapy:

1) identyfikację ryzyka, które może oddziaływać na realizację celów Uniwersytetu,
2) ocenę istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą,
3) analizę i hierarchizację ryzyka wg oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,
4) zdefiniowanie działań wymaganych do postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym,
5) wskazanie osób z kierownictwa, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz
    wyznaczenie terminu podjęcia działań,
6) monitorowanie i raportowanie podjętych działań.

    7. Senat Uniwersytetu ustala strategię rozwoju, która podlega uszczegółowieniu w rocznych
        planach działalności.

    8. Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym ponosi Rektor poprzez:

1) kształtowanie i wdrażanie polityki zarządzania ryzykiem oraz nadzór nad nią,
2) identyfikację czynników ryzyka i ocenę ryzyka na poziomie strategicznym,
3) określenie poziomu akceptowalnego ryzyka,
4) ogłaszanie i wdrażanie procedur zarządzania ryzykiem, w tym monitorowanie skuteczności
    mechanizmów kontroli,
5) wyznaczanie właścicieli ryzyka, w fazie strategicznego zarządzenia ryzykiem.

    9. W procesie identyfikacji i oceny ryzyka na poziomie strategicznym uczestniczą Prorektorzy,
        Kanclerz, Kwestor, którzy po dokonaniu identyfikacji i analizy ryzyka, zgodnie z
        załącznikiem nr 2, zobowiązani są do przekazania tego dokumentu Przewodniczącemu Zespołu
        ds. Kontroli Zarządczej w terminie do końca stycznia roku, którego dotyczy.

   10. Na poziomie operacyjnym za zarządzanie ryzykiem odpowiadają Dziekani wydziałów, Kierownicy
        jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Kierownicy komórek administracyjnych
        poprzez:

1) identyfikację i udokumentowanie czynników ryzyka istotnych dla osiągnięcia celów
    operacyjnych,
2) ocenę istotności czynników ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów, z uwzględnieniem
    prawdopodobieństwa oraz potencjalnych skutków ryzyka wywołanego tymi czynnikami,
3) monitoring poziomu ryzyka operacyjnego, w tym funkcjonowania mechanizmów kontrolnych
    pod kątem ich adekwatności i skuteczności, a także wszelkich odstępstw od istniejących
    procedur,
4) rejestr odstępstw od obowiązujących zasad i procedur w odniesieniu do polityki zarządzania
    ryzykiem oraz ich analizę,
5) projektowanie działań zaradczych w zakresie swojego obszaru działalności lub zgłaszanie
    bezpośredniemu przełożonemu pisemnych propozycji rozwiązań, które przyczynią się
    do
    ograniczenia ryzyka do poziomu akceptowalnego.

   11. Identyfikacji ryzyka na poziomie projektu dokonuje się na etapie wnioskowania.

   12. W przypadku wzrostu prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka w projekcie do poziomu
        zagrażającego realizacji projektu, kierownik projektu niezwłocznie zgłasza ten fakt w formie
        pisemnej, właściwemu Prorektorowi wraz z propozycją działań zaradczych.

   13. Na poziomie projektu za zarządzanie ryzykiem odpowiada Kierownik projektu poprzez:

1) identyfikację czynników ryzyka związanego z projektem,
2) zdefiniowanie ryzyka i ocenę prawdopodobieństwa jego zaistnienia oraz skutków,
3) uwzględnienie istniejących mechanizmów kontrolnych,
4) zaprojektowanie mechanizmów kontrolnych, które ograniczą poziom ryzyka w odniesieniu
    do ryzyka nieakceptowanego,
5) zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu istotnych przeszkód w realizacji celu projektu.
 
   14. Po dokonaniu, zgodnie z załącznikiem nr 2, identyfikacji i analizy ryzyka Dziekani wydziałów,
        Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Dyrektor Biblioteki zobowiązani
        są do przekazania tego dokumentu Przewodniczącemu Zespołu ds. Kontroli Zarządczej
        i Zarządzania Ryzykiem w terminie do końca stycznia roku, którego dotyczy, z zastrzeżeniem
        ust. 15.

   15. Identyfikacji i analizy ryzyka na rok 2014 Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek
        międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Dyrektor Biblioteki dokonują w formie
        udokumentowanej w sposób dotychczas stosowany w kierowanych przez nich jednostkach.

   16. Proces monitorowania ryzyka ma charakter ciągły i winien być wykonywany na każdym
        szczeblu zarządzania w ramach sprawowania kontroli zarządczej.

   17. Pracownicy Uniwersytetu mają prawo i obowiązek zgłaszania przełożonym ryzyka istniejącego
        na ich stanowisku pracy a kadra kierownicza zobowiązana jest do wspierania działań
        pracowników zmierzających do zminimalizowania potencjalnego ryzyka.

   18. W trakcie trwania projektu, kierownik projektu monitoruje zidentyfikowane czynniki ryzyka oraz
        mechanizmy kontrolne pod kątem ich efektywności dokonując na bieżąco oceny
        prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków.

   19. Oceny sposobu zarządzania ryzykiem dokonuje audytor wewnętrzny podczas realizacji zadań
        audytowych.

   20. Dla określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka przyjmuje się następującą skalę:

1) 1 – ryzyko minimalne lub nie występuje (0-20%),
2) 2 – ryzyko mało prawdopodobne (21-40%),
3) 3 – średnie ryzyko wystąpienia (41-60%),
4) 4 – ryzyko prawdopodobne (61-80%),
5) 5 – wystąpienie ryzyka pewne (81-100%).

   21. Dla określenia skutków ryzyka przyjmuje się następującą skalę:

1) 1 – nieznaczne – krótkotrwałe zakłócenia w działalności,
2) 2 – małe – niewielkie zakłócenia w działalności,
3) 3 – średnie – zakłócenia w działalności,
4) 4 – poważne – brak realizacji kluczowego celu,
5) 5 – katastrofalne – brak realizacji kluczowych celów.

   22. Poziom akceptowalnego ryzyka dla zidentyfikowanego i poddanego analizie ryzyka na poziomie
        strategicznym określa Rektor.

   23. Poziom akceptowalnego ryzyka dla zidentyfikowanego i poddanego analizie ryzyka na poziomie
        operacyjnym określają: Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych
        i ogólnouczelnianych, Dyrektor Biblioteki.

   24. Osoby, o których mowa w ust. 23 zobowiązane są do natychmiastowego zgłoszenia faktu
        przekroczenia wartości poziomu akceptowalnego ryzyka Rektorowi, właściwemu merytorycznie
        Prorektorowi, Kanclerzowi lub Kwestorowi Uniwersytetu oraz wskazania konkretnych działań
        zaradczych, ograniczających wystąpienie ryzyka i jego skutków, celem podjęcia działań
        zaradczych lub akceptacji poziomu ryzyka.

   25. Decyzję o akceptacji każdego poziomu ryzyka i nie podejmowaniu działań zaradczych może
        podjąć wyłącznie Rektor.

   26. W sytuacji zmiany przepisów prawnych, zmian organizacyjnych, nałożenia dodatkowych zadań
        oraz zaistnienia innych ważnych okoliczności w trakcie roku, Dziekani wydziałów, Kierownicy
        jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Kierownicy komórek administracyjnych
        zobowiązani są do natychmiastowego podjęcia działań w celu identyfikacji i analizy ryzyka oraz
        złożenia raportu Rektorowi.

 

§ 9

Monitorowanie ryzyka i nadzór

Dziekani wydziałów, Kierownicy jednostek międzywydziałowych i ogólnouczelnianych, Dyrektorzy centrów, Dyrektor Biblioteki zobowiązani są do dokonywania półrocznych przeglądów ryzyk w celu odpowiedzi
na pytania:

1) czy ryzyko nadal występuje?
2) czy pojawiło się nowe ryzyko?
3) czy prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka uległy zmianie?
4) czy stosowane mechanizmy kontroli są efektywne?

 

§ 10

Wykonanie zarządzenia powierzam osobom wymienionym w § 2 ust. 1.

 

§ 11

Traci moc Zarządzenie Nr 82/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia
15 listopada 2010 r. w sprawie wprowadzenia „Polityki zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie” oraz zarządzenie 84/2010 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
w Olsztynie z dnia 15 listopada 2010 r. w sprawie wprowadzenia „Dokumentu opisującego procedury systemu kontroli zarządczej w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

 

§ 12

Zarządzenia wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Rektor

prof. dr hab. Ryszard J. GÓRECKI

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
Biuro Rektora
Opublikował:
Zofia Konopka
Data wytworzenia:
29.11.2013
Data publikacji:
06.12.2013 12:39
Data aktualizacji:
06.12.2013 13:29
Liczba wyświetleń:
4654
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
ZarzNr109.doc269 KB
ZalNr1doZarzNr109.docx21.44 KB
ZalNr2doZarz109.docx21.6 KB
ZalNr3doZarz109.docx14.76 KB
ZalNr4doZarz109.docx14.44 KB