Zarządzenie Nr 53/2011 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 16 sierpnia 2011 roku w sprawie zasad postępowania przy zamawianiu, ewidencji, przechowywaniu, używaniu oraz likwidacji pieczęci w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim

DRUKUJ TEN DOKUMENT

Zarządzenie Nr 53/2011

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 16 sierpnia 2011 roku

 

w sprawie zasad postępowania przy zamawianiu, ewidencji, przechowywaniu, używaniu oraz likwidacji pieczęci w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

Działając na podstawie § 17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
w Olsztynie zarządza się co następuje:

 

I. Przepisy ogólne

 § 1

1.      W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie mogą być stosowane pieczęcie, których obowiązek używania wynika z przepisów prawa lub potrzeb związanych z właściwą organizacją pracy w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu.

2.      W Uniwersytecie obowiązuję bezwzględny zakaz używania faksymile.

3.      Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1)     Uniwersytet – Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie,

2)     pracownik – osobę zatrudnioną w Uniwersytecie,

3)     jednostka organizacyjna – jednostkę organizacyjną w strukturze organizacyjnej Uniwersytetu,

4)     dysponent środków – osobę posiadającą upoważnienie Rektora do dysponowania środkami, z których pokryte będą koszty wykonania pieczęci,

5)     pieczęć – pieczęć urzędowa zawierająca godło państwa oraz nagłówkowa lub imienna pieczątka używana w Uniwersytecie,

6)     użytkownik – osoba posługująca się pieczęcią.

4.      Treść pieczęci nagłówkowej zawiera w kolejności:

1)     nazwę Uniwersytetu,

2)     nazwę jednostki organizacyjnej w brzmieniu zgodnym z regulaminem organizacyjnym lub innym aktem prawnym powołującym jednostkę,

3)     adres jednostki organizacyjnej z numerem telefonu i fax-u,

4)     inne dane, jeżeli obowiązek ich użycia wynika z odrębnych przepisów lub zawartych umów.

5.      Numer identyfikacji podatkowej umieszczany jest wyłącznie na pieczęciach zawierających pełną nazwę Uniwersytetu wraz z adresem siedziby i służących do pieczętowania dokumentów, na podstawie których dostawy lub usługodawcy zewnętrzni będą wystawiali Uniwersytetowi dokumenty finansowe.

6.      Pieczęcie imienne używane są przez osoby:

1)     pełniące oficjalne funkcje,

2)     które z tytułu wykonywanych zadań zobowiązane są do pieczętowania dokumentów wewnętrznych.

7.      Treść pieczęci imiennej zawiera:

1)     nazwę sprawowanej funkcji lub stanowisko,

2)     tytuły oraz imię i nazwisko użytkownika.  

8.      Sprawy zamówień pieczęci prowadzi Biuro Rektora.

9.      Pieczęci, z której treści wynika działanie z upoważnienia Rektora lub Dziekana mogą być wykonane wyłącznie w przypadku, gdy działanie osoby upoważnionej wynika z:

1)     decyzji o podziale kompetencji,

2)     upoważnienia lub pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora.

10.  Za używanie pieczęci zgodnie z przepisami odpowiedzialność ponosi osoba, która w rejestrze pieczęci w jednostce została określona jako użytkownik pieczęci z zastrzeżeniem ust. 11.

11.  Osoba, która została upoważniona do dysponowania pieczęcią imienną osoby trzeciej zobowiązana jest do używania pieczęci zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz do zabezpieczenia pieczęci przed nieuprawnionym użyciem.

 

II. Zamawianie pieczęci

 

§ 2

1.      Zamówienia pieczęci dokonuje się zgodnie z zewnętrznymi przepisami w sprawie pieczęci urzędowych oraz treścią niniejszego zarządzenia.

2.      Zamówienie na wykonanie pieczęci z godłem państwa podpisuje Rektor, a pozostałe zamówienia dysponent środków, z których wykonana zostanie pieczęć.

3.      Wniosek o wykonanie pieczęci, sporządzony w dwóch egzemplarzach, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do zarządzenia i podpisany przez osobę, o której mowa w ust. 2, składa się w Biurze Rektora.

4.      Wyznaczony pracownik Biura Rektora dokonuje merytorycznej oceny treści pieczęci i stwierdza na kopii zgodność:

1)     układu pieczęci,

2)     uprawnień wnioskodawcy do podpisania wniosku i dysponowania środkami finansowymi,

3)     treści pieczęci z aktualną strukturą organizacyjną,

4)     w pieczęciach imiennych – stanowiska służbowego pracownika oraz jego uprawnień i tytułów.

5.      Po dokonaniu oceny według zasad, o których mowa w ust. 4, kierownik Biura Rektora akceptuje zamówienie pieczęci.

6.      Zamówienie więcej niż jednego egzemplarza pieczęci tej samej treści dopuszczalne jest wyłącznie w przypadkach uzasadnionych wielkością jednostki organizacyjnej lub wymaganiami organizacji pracy.

7.      Na każdym egzemplarzu pieczęci tej samej treści umieszczany jest kolejny numer identyfikacyjny.

8.      Zamówienia na pieczęcie realizowane są wyłącznie przez Zakład Poligraficzny Uniwersytetu.

9.      Rejestr wszystkich pieczęci używanych w Uniwersytecie prowadzony jest w Biurze Rektora.

10.  Jednostka organizacyjna, w której używana jest pieczęć, zobowiązana jest do prowadzenia rejestru wewnętrznego użytkowników pieczęci, który stanowi źródło informacji na temat uprawnień do korzystania z pieczęci przez pracowników jednostki.

 

III. Wydawanie oraz używanie pieczęci


§ 3

1.      Pieczęć wykonaną przez Zakład Poligraficzny wydaje pracownik Biura Rektora za pokwitowaniem w rejestrze prowadzonym według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do zarządzenia.

2.      Przed wydaniem pieczęci nadaje się jej, wynikający z rejestru, kolejny numer, który umieszcza się na odwrotnej stronie odwzorowania pieczęci.

3.      Użytkownicy pieczęci są zobowiązani do:

1)     używania pieczęci zgodnie z ich przeznaczeniem,

2)     przechowywania pieczęci w miejscu niedostępnym dla osób trzecich,

3)     zwrotu pieczęci do Biura Rektora w przypadku utraty uprawnień do jej używania,

4)     niezwłocznego informowania Biura Rektora o utracie lub kradzieży wraz z podaniem okoliczności w jakich miała miejsce utrata lub kradzież.  

4.      W przypadku zmian organizacyjnych lub innych zdarzeń, których zaistnienie wiąże się z koniecznością zmiany treści pieczęci, używana dotychczas pieczęć przekazywana jest do Biura Rektora celem jej zniszczenia.

5.      Przekazanie pieczęci, o których mowa w ust. 4 dokonuje się protokołem, którego kopię, potwierdzoną przez właściwego pracownika Biura Rektora, przechowuje się w jednostce organizacyjnej wraz z wewnętrznym rejestrem pieczęci.

6.      Pracownik, z którym rozwiązana została umowa o pracę zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych i używanych pieczęci.

7.      Za zwrot pieczęci przez pracownika, który utracił prawo do jej używania odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony.

 

IV. Likwidacja pieczęci i pieczątek

 

§ 4

1.      Z zastrzeżeniem ust. 4. niszczenie pieczęci następuje w sposób zapewniający likwidację nośnika tekstu.

2.      Likwidacji pieczęci dokonuje wyznaczony pracownik Biura Rektora.

3.      Fakt likwidacji pieczęci odnotowuje się w rejestrze .

4.      Zużyte pieczęcie metalowe przekazuje się, za pośrednictwem Biura Rektora, do zniszczenia do Mennicy Państwowej w trybie określonym w przepisach, o których mowa w § 2 ust. 1.

 

§ 5

Traci moc Zarządzenie Nr 71/2009 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 19 listopada 2009 roku w sprawie zasad postępowania przy zamawianiu, ewidencji, przechowywaniu, używaniu oraz likwidacji pieczęci w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie.

 

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Rektor

 

prof. dr hab. Józef GÓRNIEWICZ

 

 

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 53/2011 Rektora UWM w Olsztynie

z dnia 16 sierpnia 2011 r.

 

 

Olsztyn, dnia ……………………………

 

 

 

 

………………………………….…………

(nazwa lub pieczęć nagłówkowa

jednostki organizacyjnej)

 

 

 

 

Zakład Poligraficzny

Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego

w Olsztynie

 

 

 

Działając na podstawie upoważnienia Rektora nr ……………….. z dnia …………………, w związku z ………………………………………………………………………… zwracam się z prośbą o wykonanie pieczęci o następującej treści:

 

 

 

 

 

 

 

 

………………………..…………                                             ……………….……………………………

( źródło  finansowania)                                            (podpis dysponenta środków)

 

 

 

 

 

 

Stwierdzam zgodność wniosku z wymogami formalno-prawnymi i akceptuję realizację zamówienia.

 

 

 

………………………………….…………

(data oraz  podpis upoważnionego

pracownika Biura Rektora)

 

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 53/2011 Rektora UWM w Olsztynie

z dnia 16 sierpnia 2011 r.

 

 

Lp.

Od kogo

otrzymano nr

i data pisma

Odcisk pieczęci

Opis i nr fabryczny pieczęci

Data, imię

i nazwisko

oraz podpis otrzymującego

Data i podpis prowadzącego ewidencję przyjmującego pieczęć

Nr pisma, data i adresat któremu wysłano, przekazano pieczęć, lub na podstawie, którego zniszczono pieczęć

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
mgr Maria Sobczak
Opublikował:
Dorota Nowakowska
Data wytworzenia:
16.08.2011
Data publikacji:
13.09.2011 05:30
Data aktualizacji:
08.02.2017 11:41
Liczba wyświetleń:
3660
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
ZarzNr 53pieczecibip.doc73.5 KB
ZalNr1doZarzNr53.doc23.5 KB
ZalNr2doZarzNr53.doc31 KB