Nr 18/2011 z dnia 31 marca 2011 roku w sprawie wprowadzenia Zasad postępowania z przesyłkami wychodzącymi z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

DRUKUJ TEN DOKUMENT

Zarządzenie Nr 18/2011

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 31 marca 2011 roku

 

w sprawie wprowadzenia Zasad postępowania z przesyłkami wychodzącymi z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

 

Działając na podstawie § 17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządza się co następuje:

 

§ 1

1.        Wprowadza się Zasady postępowania z przesyłkami wychodzącymi z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, zwane dalej Zasadami, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

2.        Przesyłki wychodzące nie spełniające wymogów określonych w Zasadach nie będą przyjmowane przez Rozdzielnię korespondencji do wysłania.

 

§ 2

1.        Bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacją Zasad pełni Kierownik jednostki organizacyjnej.

2.        W terminie do 10 kwietnia 2011 roku kierownicy jednostek:

1)   zapoznają podległych pracowników z Zasadami,

2)   wyznaczą osoby odpowiedzialne za właściwą realizację Zasad w podległej jednostce oraz aktualizację danych w systemie,

3)   wprowadzą zmiany w zakresach obowiązków podległych pracowników uwzględniające przepisy zawarte w Zasadach.  

 

§ 3

1.        Obowiązek stosowania systemu wprowadza się od dnia 11 kwietnia 2011 roku.

2.         Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Rektor

 

prof. dr hab. Józef GÓRNIEWICZ

Załącznik do Zarządzenia Nr 18/2011

z dnia 31 marca 2011 roku

 

Zasady postępowania z przesyłkami

w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

Działając na podstawie §17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządza się co następuje:

Postanowienia ogólne

§ 1

1.      W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie obowiązuje zasada ewidencjonowania korespondencji wysyłanej z poszczególnych jednostek, zwanej dalej przesyłkami.

2.      Ewidencje przesyłek prowadzone są we wszystkich jednostkach organizacyjnych w wersji elektronicznej.

3.      Kierownik jednostki zobowiązany jest do wyznaczenia osoby do prowadzenia ewidencji przesyłek w jednostce.

4.      Użyte w Zarządzeniu określenia oznaczają:

1)     administrator – pracownik Rozdzielni wyznaczony przez Kanclerza,

2)     jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna Uniwersytetu posiadająca własny kod korespondencji,

3)     Kanclerz – osoba pełniąca w Uniwersytecie funkcję Kanclerza,

4)     kierownik – osoba kierująca jednostką organizacyjną,

5)     kod korespondencji – unikalny kod nadany przez Uniwersytet, używany do nadawania numeracji przesyłek,

6)     opiekun – osoba zajmująca się dodawaniem i nanoszeniem poprawek w treści związanej  z  jednostką organizacyjną oraz zarządzaniem prawami użytkowników oraz ich danymi,

7)     opiekun wydziałowy – osoba wskazana przez Dziekana wydziału zarządzająca strukturą Wydziału w ramach danego wydziału,

8)     programista – osoba przygotowująca oprogramowanie oraz nanosząca poprawki związane z działaniem oprogramowania,

9)     rozdzielnia – jednostka organizacyjna zajmująca się ekspedycją przesyłek w Uniwersytecie,

10) system – system obsługi przesyłek w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie,

11) Uniwersytet – Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie,

12) użytkownik – osoba pracująca w Uniwersytecie w określonej jednostce organizacyjnej pełniąca przypisane jej funkcje przy realizacji zadań w ramach systemu.

 

§ 2

Wysyłanie przesyłek

1.      Jednostką, za pośrednictwem której odbywa się wysyłka przesyłek z jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, jest Rozdzielnia.

2.      Do ewidencji przesyłek służy program „System Obsługi Rozdzielni Korespondencji Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie”,  zwany dalej systemem, dostępny pod adresem www.uwm.edu.pl/rozdzielnia.

3.      Wyznaczeni pracownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu mają obowiązek ewidencjonowania wszystkich  przesyłek wychodzących danego dnia z jednostki.

4.      Przesyłki muszą posiadać maszynowo naniesiony adres odbiorcy oraz pieczęć.

5.      Przesyłki nie wpisane do systemu ewidencji nie będą przyjmowane przez Rozdzielnię.

 

§ 3

Zasady udostępniania systemu elektronicznego

1.      Kierownicy jednostek organizacyjnych wyznaczają osoby realizujące zadania w systemie oraz sprawują bezpośredni nadzór nad prawidłowym korzystaniem z programu przez podległych pracowników.

2.      Poszczególni  użytkownicy systemu realizują następujące obowiązki:

1)     Kierownik wskazuje użytkownika pełniącego funkcję opiekuna i zgłasza te dane do operatora wydziałowego,

2)     Administrator:

a)     wprowadza opiekunów wydziałowych,

b)     edytuje zatwierdzane przesyłki w celu anulowania zatwierdzenia,

c)      usuwa przesyłkę niewłaściwie skierowaną,

d)     wprowadza, za zgodą Kanclerza, przesyłki listowne w ilości większej niż jedna,

e)     przypisuje użytkownika do kolejnej jednostki, jeżeli użytkownik już znajduje się w systemie,

f)      Opiekun wydziałowy zakłada jednostki organizacyjne w ramach wydziału oraz  opiekunów danych jednostek,

3)     Opiekun:

a)     uzupełnia system o dane osoby nowozatrudnionej w jednostce z podaniem imienia, nazwiska, nazwy jednostki, loginu, hasła, nr akt osobowych i numeru telefonu,

b)     aktualizuje dane użytkowników,

c)      wyrejestrowuje użytkownika w przypadku odejścia pracownika z pracy w Uniwersytecie,

d)     zmienia hasło w przypadku podejrzenia jego przechwycenia

4)     Programista – nanosi do systemu poprawki zgłoszone przez opiekunów,

5)     Użytkownik:

a)     wprowadza przesyłkę do systemu,

b)     poprawia dane adresowe na przesyłce w przypadku zauważenia błędów,

c)      drukuje z systemu adresata przesyłki na kopercie lub etykiecie oraz potwierdzenia za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

 

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
mgr Maria Sobczak
Opublikował:
Zofia Konopka
Data wytworzenia:
31.03.2011
Data publikacji:
05.04.2011 08:29
Data aktualizacji:
14.02.2017 14:29
Liczba wyświetleń:
3127
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
zarz182011.pdf45.83 KB