Zarządzenie Nr 71/2009 Rektora z dnia 19 listopada 2009 roku w sprawie zasad postępowania przy zamawianiu, ewidencji, przechowywaniu, używaniu oraz likwidacji pieczęci w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurski

DRUKUJ TEN DOKUMENT

Zarządzenie Nr 71/2009

Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

z dnia 19 listopada 2009 roku

 

w sprawie zasad postępowania przy zamawianiu, ewidencji, przechowywaniu, używaniu oraz likwidacji pieczęci w Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie

 

Działając na  podstawie § 17 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zarządza się co następuje:

I.      Przepisy ogólne

 

§ 1

1.      W Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie mogą być stosowane pieczęcie, których obowiązek używania wynika z przepisów prawa lub potrzeb pracowników realizujących zadania.

2.      Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1)     Uniwersytet – Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie,

2)     pracownik – osobę zatrudnioną w Uniwersytecie,

3)     jednostka organizacyjna – jednostkę organizacyjną w strukturze organizacyjnej Uniwersytetu,

4)     kierownik jednostki – osobę posiadającą upoważnienie Rektora do dysponowania środkami, z których pokryte będą koszty wykonania pieczęci,

5)     pieczęć – pieczęć urzędowa zawierająca godło państwa oraz nagłówkowa lub imienna pieczątka używana w Uniwersytecie,

6)     użytkownik – osoba posługująca się  pieczęcią.

3.      Treść pieczęci nagłówkowej zawiera w kolejności:

1)   nazwę Uniwersytetu,

2)   nazwę jednostki organizacyjnej w brzmieniu zgodnym z regulaminem organizacyjnym lub innym aktem prawnym powołującym jednostkę,

3)   adres jednostki organizacyjnej z numerem telefonu i fax-u,

4)   inne dane, jeżeli obowiązek ich użycia wynika z odrębnych przepisów lub zawartych umów.

4.      Numer identyfikacji podatkowej umieszczany jest wyłącznie na pieczęciach zawierających pełną nazwę Uniwersytetu wraz z adresem siedziby i służących do pieczętowania dokumentów,  na podstawie których dostawy lub usługodawcy zewnętrzni będą wystawiali Uniwersytetowi dokumenty finansowe.

5.      Pieczęcie imienne używane są  przez osoby:

1)    pełniące oficjalne funkcje,

2)   które z tytułu wykonywanych zadań zobowiązane są do pieczętowania dokumentów wewnętrznych.

6.      Treść pieczęci imiennej zawiera:

1)   nazwę sprawowanej funkcji lub stanowisko,

2)   tytuły oraz imię i nazwisko użytkownika.

7.      Sprawy zamówień pieczęci prowadzi Biuro Rektora.

 

II.  Zamawianie pieczęci

 

§ 2

1.        Zamówienie pieczęci  dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 z późn. zm.) lub treścią niniejszego zarządzenia.

2.        Zamówienie pieczęci z godłem państwa podpisuje Rektor, a pozostałych kierownik jednostki.

3.        Wniosek o wykonanie pieczęci, sporządzony w dwóch egzemplarzach, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do zarządzenia i podpisany przez kierownika jednostki, składa się w Biurze Rektora.

4.        Wyznaczony pracownik Biura Rektora dokonuje merytorycznej oceny treści pieczęci i stwierdza na kopii zgodność:

1)   układu pieczęci,

2)   uprawnień wnioskodawcy do podpisania wniosku i dysponowania środkami finansowymi,

3)   treści pieczęci z aktualną strukturą organizacyjną,

4)   w pieczęciach imiennych – stanowiska służbowego pracownika oraz jego uprawnień i tytułów.

5.        Po dokonaniu  oceny według zasad, o których mowa w ust. 4, kierownik Biura Rektora akceptuje zamówienie pieczęci.

6.        Zamówienie więcej niż jednego egzemplarza pieczęci tej samej treści dopuszczalne jest wyłącznie w przypadkach uzasadnionych wielkością jednostki organizacyjnej lub wymaganiami organizacji pracy.

7.        Na każdym egzemplarzu pieczęci tej samej treści umieszczany jest kolejny numer identyfikacyjny.

8.        Zamówienia na pieczęcie realizowane są wyłącznie przez Zakład Poligraficzny Uniwersytetu.

9.        Rejestr wszystkich pieczęci używanych w Uniwersytecie prowadzony jest w Biurze Rektora.

10.    Jednostka organizacyjna, w której używana jest pieczęć, zobowiązana jest do prowadzenia rejestru wewnętrznego użytkowników  pieczęci.

 

III.           Wydawanie oraz używanie pieczęci

 

§ 3

1.      Pieczęć wykonaną przez Zakład Poligraficzny wydaje pracownik Biura Rektora za pokwitowaniem w rejestrze prowadzonym według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do zarządzenia.

2.      Przed wydaniem pieczęci nadaje się jej, wynikający z rejestru, kolejny numer, który umieszcza się na pieczęci.

3.      Użytkownicy pieczęci są zobowiązani do:

1)   używania pieczęci zgodnie z ich przeznaczeniem,

2)   przechowywania pieczęci w miejscu niedostępnym dla osób trzecich,

3)   zwrotu pieczęci do Biura Rektora w przypadku utraty uprawnień do jej używania,

4)   niezwłocznego informowania Biura Rektora o utracie lub kradzieży wraz z podaniem okoliczności w jakich miała miejsce utrata lub kradzież.

4.      W przypadku zmian organizacyjnych lub innych zdarzeń, których zaistnienie wiąże się z koniecznością zmiany treści pieczęci, używana dotychczas pieczęć przekazywana jest do Biura Rektora celem jej zniszczenia.

5.      Przekazanie pieczęci, o którym mowa w ust. 4 dokonuje się protokołem, którego kopię, potwierdzoną przez właściwego pracownika Biura Rektora, przechowuje się w jednostce organizacyjnej wraz z wewnętrznym rejestrem pieczęci.

6.      Pracownik, z którym rozwiązana została umowa o pracę zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych

7.      i używanych pieczęci.

8.      Za zwrot pieczęci przez pracownika, który utracił prawo do jej używania odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony.

 

IV. Likwidacja pieczęci i pieczątek

 

§ 4

1.        Z  zastrzeżeniem ust. 4. niszczenie pieczęci następuje w sposób zapewniający likwidację nośnika tekstu.

2.        Likwidacji pieczęci dokonuje wyznaczony pracownik Biura Rektora.

3.        Fakt likwidacji pieczęci odnotowuje się w rejestrze.

4.        Zużyte pieczęcie metalowe przekazuje się, za pośrednictwem Biura Rektora, do zniszczenia do Mennicy Państwowej w trybie określonym w przepisach, o których mowa w § 2 ust. 1.

 

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Rektor

 

 

prof. dr hab. Józef GÓRNIEWICZ

 

 

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 71/2009 Rektora UWM w Olsztynie

z dnia 19 listopada 2009 r.

 

Olsztyn, dnia ……………………………

 

…………………………………………..

(nazwa lub pieczęć nagłówkowa

jednostki organizacyjnej)

 

 

 

Zakład Poligraficzny

Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego

w Olsztynie

 

 

 

 W związku z ……………………………………………………………… zwracam się z prośbą o wykonanie pieczęci o następującej treści:

 

 

 

 

…………………………………                                                        …………………………………

 

(kod źródła finansowania)                                                  (podpis kierownika jednostki)

 

 

 

 

Stwierdzam zgodność wniosku z wymogami formalno-prawnymi i akceptuję realizację zamówienia.

 

 

 

………………………………….…………

(data oraz  podpis upoważnionego

pracownika Biura Rektora)

 


 

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 71/2009 Rektora UWM w Olsztynie

z dnia 19 listopada 2009 r.

 

 

Lp.

Od kogo

otrzymano nr

i data pisma

Odbitka pieczęci

Opis i nr fabryczny pieczęci

Data, imię

i nazwisko

oraz podpis otrzymującego

Data i podpis prowadzącego ewidencję przyjmującego pieczęć

Nr pisma, data i adresata któremu wysłano, przekazano pieczęć, lub na podstawie, którego zniszczono

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Informacje o dokumencie:
Jednostka:
Biuro Rektora
Wytworzył:
mgr Maria Sobczak
Opublikował:
Dorota Nowakowska
Data wytworzenia:
19.11.2009
Data publikacji:
27.11.2009 08:51
Data aktualizacji:
27.11.2009 09:13
Liczba wyświetleń:
3040
Historia aktualizacjiDrukuj ten dokument
ZałącznikRozmiar
zarzadznr 71.pdf47.78 KB
Zalacznik Nr1 do Zarzadzenia Nr71.doc23 KB
Zalcznik Nr2 do Zarz Nr 71.doc32.5 KB